अतुल्यकालिक संचार का उपयोग करके अपनी उत्पादकता में सुधार कैसे करें

अपने कार्यस्थल को समकालिकता में संवाद करना, जहां टीम के सदस्यों को वास्तविक समय में सहयोग करने की आवश्यकता होती है, भौतिक रूप से या वस्तुतः दोनों, सबसे सुविधाजनक विकल्प की तरह लग सकता है।

हालांकि, लगातार संदेश भेजने और तत्काल प्रतिक्रियाओं की बढ़ती उम्मीदें रुकावटों के कई अवसर पैदा करती हैं। एक दर्जन विकर्षणों के बाद मूल कार्य पर वापस जाने से उत्पादकता में काफी कमी आती है।

इस लेख में, हम यह पता लगाएंगे कि आप अधिक उत्पादक कार्यस्थल के लिए अतुल्यकालिक संचार का लाभ कैसे उठा सकते हैं।

सिंक्रोनस कम्युनिकेशन के डाउनसाइड्स

सिंक्रोनस संचार तब होता है जब दो या दो से अधिक लोग एक ही समय में (तत्काल प्रतिक्रियाओं की अपेक्षा के साथ) बातचीत करते हैं, उदाहरण के लिए, व्यक्तिगत बैठकें, वीडियो चैट, फोन कॉल, संचार प्लेटफॉर्म जैसे स्लैक आदि के माध्यम से रीयल-टाइम वार्तालाप।

डिफ़ॉल्ट रूप से, इस प्रकार का संचार संपूर्ण प्रतिक्रियाओं पर शीघ्रता को प्राथमिकता देता है। और कई कार्यस्थल तत्काल उत्तरों को उत्पादक सहयोग से जोड़ते हैं। हालाँकि, यह संवाद करने का सबसे प्रभावी तरीका नहीं हो सकता है जब तक कि आप किसी जरूरी मामले पर काम नहीं कर रहे हों।

लेकिन वह सब नहीं है। आपको इससे भी निपटना होगा:

सौभाग्य से, आप अपनी उत्पादकता में सुधार के लिए अतुल्यकालिक संचार का उपयोग कर सकते हैं।

अतुल्यकालिक संचार क्या है?

तुल्यकालिक संचार के विपरीत, अतुल्यकालिक संचार तब होता है जब बातचीत वास्तविक समय में नहीं होती है; तत्काल प्रतिक्रिया के लिए कोई दबाव या अपेक्षा नहीं है।

इस प्रकार के संचार के साथ, प्राप्तकर्ता जानकारी का आकलन कर सकता है और अधिक गहन प्रतिक्रिया प्रदान कर सकता है। किसी आंतरिक विकी या ईमेल में टिप्पणियों के बारे में सोचें। तो, आपको अतुल्यकालिक संचार पर विचार क्यों करना चाहिए?

  • अतुल्यकालिक संचार आपको अपना सर्वश्रेष्ठ काम करने के लिए प्रवाह की स्थिति में प्रवेश करने की अनुमति देता है, क्योंकि यह इंटरैक्शन की संख्या में कटौती करता है।
  • यह एक ऐसा वातावरण तैयार करता है जो समावेशी और उत्पादक बातचीत को बढ़ावा देता है। उदाहरण के लिए, यह टीम के सदस्यों को रोकने में मदद करता है, जो वास्तविक समय के मंथन सत्रों के दौरान अपने अंतर्मुखी सहयोगियों की देखरेख करने से अधिक प्रतिभाशाली सार्वजनिक वक्ता हैं। आप मूक बैठकों के साथ अपनी टीम के सहयोग को और बढ़ा सकते हैं।
  • हाइब्रिड या पूरी तरह से रिमोट वर्क मॉडल अपनाने वाले संगठनों में एसिंक्रोनस संचार अधिक अनुकूल है। यह अलग-अलग समय क्षेत्रों में बैठक करने के लिए टीम के सदस्यों के लिए ओवरलैपिंग घंटे खोजने की परेशानी को दूर करता है।
  • संदेशों का तुरंत जवाब देने या हर समय ऑनलाइन रहने की अपेक्षा कम होने के कारण अतुल्यकालिक संचार के साथ कम तनाव होता है।
  • चूंकि अतुल्यकालिक संचार मुख्य रूप से लिखित रूप में होता है, यह बेहतर रिकॉर्ड प्रदान करता है जिसका उपयोग आप भविष्य के संदर्भ के लिए कर सकते हैं।

सिंक्रोनस कम्युनिकेशन पर एसिंक्रोनस कम्युनिकेशन का उपयोग कब करें

अब, यह ध्यान देने योग्य है कि समकालिक संचार स्वाभाविक रूप से खराब नहीं है। ऐसे उदाहरण होंगे जब आपको इसकी आवश्यकता होगी, जैसे संघर्ष समाधान, बैठकें जिनमें बहुत विचार-विमर्श की आवश्यकता होती है, या जब आपको संवेदनशील जानकारी पर चर्चा करने की आवश्यकता होती है।

दोनों प्रकार के संचार के अपने उतार-चढ़ाव और चुनौतियाँ हैं। हालांकि, यहां कुछ उदाहरण दिए गए हैं जब अतुल्यकालिक संचार आसानी से आगे बढ़ जाता है, और आपको अधिक उत्पादक बना सकता है:

  • साप्ताहिक टीम अपडेट
  • परियोजना स्थिति रिपोर्ट
  • परियोजना समीक्षा
  • गैर-जरूरी घोषणाएं
  • रीयल-टाइम मीटिंग से पहले संदर्भ प्रदान करने के लिए
  • विभिन्न समय क्षेत्रों आदि में सहकर्मियों के साथ सहयोग करते समय।

अतुल्यकालिक संचार का उपयोग कैसे करें

यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि अतुल्यकालिक संचार का समर्थन करने का अर्थ लोगों को प्रतिक्रिया देने के लिए बहुत अधिक समय देना नहीं है। इसलिए, इसे काम करने के लिए, आपको फीडबैक कब प्राप्त करना है, इस पर उचित अपेक्षाएं निर्धारित करनी होंगी, उदाहरण के लिए, 24 घंटों के भीतर।

दूसरे, चूंकि एसिंक्रोनस संचार लिखित पाठ पर बहुत अधिक निर्भर करता है, इसलिए आपके संदेश को संक्षिप्त होना चाहिए ताकि आपको लगातार अनुवर्ती कार्रवाई की आवश्यकता न हो।

अंत में, क्योंकि आप अधिकांश डिजिटल टूल को सिंक्रोनस और एसिंक्रोनस रूप से उपयोग कर सकते हैं, बाद वाले का लाभ उठाते हुए तत्काल उत्तर के लिए एस्केप बटन को हिट करने के लिए तत्काल चर्चाओं को छोड़कर नीचे आता है।

उस ने कहा, एसिंक्रोनस संचार का लाभ उठाने में आपकी सहायता के लिए यहां कुछ टूल दिए गए हैं:

1. आंतरिक विकी

आपकी कंपनी का आंतरिक विकी एक डिजिटल स्थान है जिसका उपयोग आपकी टीम महत्वपूर्ण जानकारी साझा करने, खोजने और संग्रहीत करने के लिए कर सकती है। एक आंतरिक विकी सेट अप करने से आपको एक ज्ञान आधार बनाने में मदद मिलती है जिसे आपकी टीम अपने कैलेंडर को रीयल-टाइम मीटिंग्स से भरने के बजाय, जब भी कोई अपडेट या कोई प्रश्न होता है, तो तुरंत एक्सेस कर सकती हैं।

परेशानी मुक्त अनुभव के लिए आप गुरु जैसे आंतरिक विकी सॉफ्टवेयर का उपयोग कर सकते हैं। यह उपयोगकर्ता के अनुकूल उपकरण अन्य सॉफ़्टवेयर के साथ एकीकरण का समर्थन करता है, जिससे मौजूदा सामग्री को आयात करना आसान हो जाता है, या आपकी कंपनी के मिशन, पासवर्ड और शैक्षिक संसाधनों जैसी नई सामग्री को अपने आंतरिक विकी में बनाना और संपादित करना आसान हो जाता है।

डाउनलोड करें: Android के लिए गुरु |आईओएस (निःशुल्क, प्रीमियम संस्करण उपलब्ध)

2. कार्यस्थल संचार उपकरण

हालाँकि बहुत से लोग आमतौर पर कार्यस्थल के आंतरिक संचार उपकरणों का उपयोग करते हैं, जैसे कि त्वरित संदेश के लिए स्लैक , आप उन्हें अतुल्यकालिक संचार के लिए भी उपयोग कर सकते हैं।

आप अपने स्लैक नोटिफिकेशन को कस्टमाइज़ कर सकते हैं और एक समय ब्लॉक सेट कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, अपने लंच ब्रेक के दौरान, गैर-जरूरी संदेशों को पढ़ने और उनका जवाब देने के लिए ताकि आप दिन के अपने उत्पादक घंटों के दौरान बेहतर ध्यान केंद्रित कर सकें।

अपनी बातचीत को व्यवस्थित करने और बेहतर दस्तावेज़ीकरण के लिए, आप विशिष्ट परियोजनाओं या विषयों, जैसे घोषणाओं के लिए स्लैक चैनल भी बना सकते हैं।

डाउनलोड करें: Android के लिए स्लैक |आईओएस (निःशुल्क, प्रीमियम संस्करण उपलब्ध)

3. परियोजना प्रबंधन उपकरण

आसन जैसे परियोजना प्रबंधन प्लेटफॉर्म आपको कार्य बनाने, उन्हें टीम के सदस्यों को सौंपने, समय सीमा निर्धारित करने और प्रगति की निगरानी करने की अनुमति देते हैं।

वे आपको अतुल्यकालिक संचार को अपनाने और सहयोग को बढ़ावा देने के लिए एक समर्पित स्थान भी प्रदान करते हैं। किसी संगठन के आंतरिक विकी की तरह, आप प्रतिक्रिया देने के लिए आसन का उपयोग कर सकते हैं या त्वरित पहुँच और भविष्य के संदर्भ के लिए टिप्पणी छोड़ सकते हैं।

डाउनलोड करें: Android के लिए आसन | आईओएस (निःशुल्क, प्रीमियम संस्करण उपलब्ध)

4. वीडियो उपकरण

वीडियो रिकॉर्ड करना अधिक सुविधाजनक और कम समय लेने वाला हो सकता है जब आप टेक्स्ट का एक लंबा टुकड़ा लिखने की तुलना में अपनी टीमों को बहुत सारी जानकारी देना चाहते हैं।

शुक्र है, आप वीमियो जैसे वीडियो टूल का उपयोग साप्ताहिक टीम अपडेट या बेहतर पहुंच के लिए अपने आंतरिक विकी जैसे केंद्रीय स्थान पर अपने वीडियो बनाने, प्रबंधित करने और साझा करने के लिए कर सकते हैं।

डाउनलोड करें: Android के लिए Vimeo | आईओएस (निःशुल्क, प्रीमियम संस्करण उपलब्ध)

अतुल्यकालिक संचार के साथ समन्वयित रहना

अपनी टीम के सदस्यों के साथ तालमेल बिठाना और उत्पादक होना जरूरी नहीं है कि आप किसी दिन कितने संदेश भेजते हैं और उनका जवाब देते हैं।

इसके बजाय, एक तकनीकी रूप से उन्नत दुनिया में अंतहीन सूचनाओं और अन्य विकर्षणों के साथ, अतुल्यकालिक संचार को प्राथमिकता देने से अधिक गहन प्रतिक्रियाओं और सहयोग के लिए जगह बन सकती है।