अधिक कुशल बनने के लिए अपनी टू-डू सूची का अनुकूलन कैसे करें

एक टू-डू सूची स्वयं को व्यवस्थित रखने का एक अनिवार्य हिस्सा है, और संक्षेप में, यह उन कार्यों की एक सूची है जिन्हें आपको पूरा करने की आवश्यकता है। सीधा लगता है, है ना? हालाँकि, कई मायनों में, आपकी टू-डू सूची आपको तनाव दे सकती है और आपको कम उत्पादक बना सकती है।

सौभाग्य से, ऐसा होने से रोकने के लिए आपकी टू-डू सूची को अनुकूलित करने के कुछ आजमाए हुए और परखे हुए तरीके हैं।

अपनी टू-डू सूची को छोटा रखें

यदि आपकी टू-डू सूची में एक बार में 10 से अधिक आइटम हैं, तो यह शायद बहुत लंबा है। कार्यों की एक लंबी सूची को पूरा करने से आप तनाव महसूस कर सकते हैं और विलंब का कारण बन सकते हैं। ऐसा इसलिए है क्योंकि इससे यह आभास होता है कि करने के लिए बहुत कुछ है, और सब कुछ करने के लिए बहुत प्रयास करने होंगे।

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इससे बचने के लिए, आप अपनी टू-डू सूची को संक्षिप्त कर सकते हैं ताकि यह अधिक प्रबंधनीय महसूस हो, और जब आप चीजों को पार करेंगे तो आपको उपलब्धि की भावना मिलेगी। आप इसके बारे में सख्त रहकर और इसे अनावश्यक रूप से भरने से बचकर ऐसा कर सकते हैं। ये कुछ चीजें हैं जो आपकी टू-डू सूची में शामिल नहीं हो सकती हैं।

  • पूरा करना किसी और का काम है।
  • यह पहले से ही आपके कैलेंडर में है या कहीं और रिकॉर्ड किया गया है।
  • यह आपकी दैनिक जिम्मेदारियों में से एक है, उदाहरण के लिए, ई-मेल की जाँच करना।
  • यह किसी अन्य कार्य का हिस्सा है जो पहले से ही आपकी सूची में है।

आप देखेंगे कि यदि इनमें से कुछ चीजें आपके एजेंडे में हैं, तो वे बस इसे बढ़ा-चढ़ाकर पेश करेंगी और आपके कार्यभार को वास्तव में जितना होना चाहिए, उससे बड़ा दिखा देंगी। उन्हें हटा दें, यदि आवश्यक हो तो उन्हें कहीं और असाइन करें, और आपके असाइनमेंट बहुत अधिक प्राप्य महसूस करेंगे।

अपनी टू-डू सूची को थीम में विभाजित करें

आप अपने कार्यों को थीम या क्रियाओं में वर्गीकृत भी कर सकते हैं। Todoist एक डिजिटल टू-डू लिस्ट एप्लिकेशन है जो आपको कलर-कोडेड लेबल बनाने की अनुमति देता है, जो आपकी स्क्रीन को अव्यवस्थित-मुक्त रख सकता है। एक लेबल बनाने के लिए, आपको बस इतना करना है:

  1. ओपन मेनू पर , लेबल के आगे प्लस चिह्न पर क्लिक करें।
  2. जब नई लेबल विंडो खुलती है, तो वह टाइप करें जिसे आप अपने लेबल को बुलाना चाहते हैं, उदाहरण के लिए, "ई-मेल" या "संपर्क"।
  3. वह रंग चुनें जिसे आप उससे संबद्ध करना चाहते हैं।
  4. जोड़ें क्लिक करें.

वैकल्पिक रूप से, यदि लेबल आपकी चीज़ नहीं हैं, तो आप समान परिणाम प्राप्त करने के लिए Todoist के अनुभाग फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं:

  1. अपने Todoist इनबॉक्स पृष्ठ से, अपने कर्सर को अपनी सूची के नीचे होवर करें।
  2. जब ऐड सेक्शन बटन दिखाई दे, तो उसे क्लिक करें।
  3. जहां यह कहता है कि इस सेक्शन को नाम दें , वह टाइप करें जिसे आप सेक्शन को नाम देना चाहते हैं।
  4. अनुभाग जोड़ें क्लिक करें.

आप जितने चाहें उतने लेबल या अनुभाग बना सकते हैं, लेकिन उन्हें न्यूनतम रखने का लक्ष्य रखें। एक बार जब आप इनमें से कोई भी श्रेणीकरण विकल्प सेट कर लेते हैं, तो आप प्लस चिह्न या कार्य जोड़ें पर क्लिक करके अपने कार्यों को उनके अंतर्गत जोड़ना शुरू कर सकते हैं।

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यदि आप थोड़ा सरल लेआउट चाहते हैं, तो Microsoft To Do आपको अपने टूलबार पर नई सूची पर क्लिक करके कई सूचियाँ बनाने देता है जो थीम या क्रियाओं के रूप में काम कर सकती हैं। बस सूची को नाम दें, और आप आवश्यकतानुसार अपने कार्यों को विभाजित करना शुरू कर सकते हैं।

समय अवरोधन आपकी टू-डू सूची को अधिक प्रबंधनीय बनाता है

आप सोच सकते हैं कि एक टू-डू सूची का उपयोग करना अपने आप में सक्रिय है, लेकिन अगर यह दूसरों की मांगों से बना है जो आपके पूरे दिन आते हैं, तो आप प्रतिक्रियाशील रूप से काम कर रहे होंगे। इससे असंगठित कार्य प्रबंधन और एक ऐसी सूची बन सकती है जो आपकी आवश्यकताओं को पूरा नहीं करती है।

यदि आप अपने काम में शीर्ष पर रहना चाहते हैं और दक्षता बनाए रखना चाहते हैं तो समय को रोकना आवश्यक है । अपने दिन की शुरुआत में अपनी टू-डू सूची बनाने के लिए 15 से 20 मिनट समर्पित करने का प्रयास करें, या यदि आपकी नौकरी स्वभाव से प्रतिक्रियाशील है, तो आप दो या तीन अंतराल पर टाइम-ब्लॉक कर सकते हैं।

यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप इसके लिए प्रतिबद्ध हैं, अपने आउटलुक या Google कैलेंडर में अपॉइंटमेंट डालें ताकि आप इस चरण से आगे बढ़ने से बच सकें। आप लंबे समय में समय बचाएंगे, और आप अपनी टू-डू सूची को अनुकूलित करने के लिए और कदम उठा सकते हैं।

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अपने कार्यों को प्राथमिकता देना

केवल एक टू-डू सूची बनाने से आपको इस बात का अच्छा संकेत नहीं मिलता है कि आपको कब चीजों को पूरा करना है, या उनसे जुड़ी तात्कालिकता का स्तर क्या है। यद्यपि आपके कार्यों के महत्व को मानसिक रूप से रैंक करना संभव है, यह आपको विषम जटिलता के लिए खोल सकता है।

विषम जटिलता वह जगह है जहां आप उस कार्य को चुनते हैं जिसमें कम से कम समय लगता है, क्योंकि यह आपको एक त्वरित मनोवैज्ञानिक बढ़ावा देता है कि आपने कुछ हासिल किया है। दुर्भाग्य से, इसका मतलब है कि आप उन कर्तव्यों की उपेक्षा कर सकते हैं जो उनके महत्व की परवाह किए बिना अधिक समय लेते हैं। साथ ही, हमारे दिमाग के काम करने के तरीके के कारण, आप शीर्ष पर मौजूद वस्तुओं को प्राथमिकता के रूप में देख सकते हैं, भले ही वे न हों।

MoSCoW विधि आपको चार श्रेणियों का उपयोग करके अपनी टू-डू सूची को प्राथमिकता देने में मदद कर सकती है, जो हैं:

  • होना आवश्यक है
  • होना चाहिए
  • हो सकता था
  • नहीं होगा

और परियोजना प्रबंधन के लिए विशेष रूप से उपयोगी है, जहां आपके पास एक निश्चित समय सीमा के भीतर चरणों की एक श्रृंखला है।

यदि यह आपकी आवश्यकताओं के अनुरूप नहीं है, तो आप आइजनहावर मैट्रिक्स का विकल्प चुन सकते हैं, जो आपकी टू-डू सूची को चार खंडों के साथ ग्रिड प्रारूप में विभाजित करता है। शीर्ष पंक्ति "महत्वपूर्ण" कार्यों के लिए है और निचली पंक्ति "महत्वपूर्ण नहीं" कार्यों के लिए है। इसके संयोजन में, बाएं कॉलम का शीर्षक "तत्काल" है, और दायां कॉलम "अत्यावश्यक नहीं" है।

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इन दोनों दृष्टिकोणों के लिए, ट्रेलो आपकी टू-डू सूची को प्रारूपित करने के मामले में सबसे अधिक क्षमता प्रदान करता है, क्योंकि यह आपको अपने कार्यों को बोर्डों में वर्गीकृत करने की अनुमति देता है। इसी तरह, पैडलेट में कई प्री-सेट टेम्प्लेट होते हैं जो आपको बोर्ड बनाने और यह व्यवस्थित करने की अनुमति देते हैं कि आप कैसे फिट दिखते हैं।

दक्षता हासिल की

टू-डू सूचियाँ वास्तव में आपके काम पर नज़र रखने और आपको जवाबदेह बनाए रखने में मददगार होती हैं, लेकिन वे बहुत सारे मुद्दों के लिए भी खुली होती हैं जो आपको धीमा कर सकती हैं और सभी प्रकार के पूर्वाग्रह पैदा कर सकती हैं। उन्हें अभी भी अच्छी तरह से काम करने के लिए कुछ रणनीतिक निरीक्षण की आवश्यकता है।

ऊपर बताए गए सुझावों के साथ, आप आकार के लिए विभिन्न तकनीकों को आजमाना शुरू कर सकते हैं और अपनी टू-डू सूची को इसकी क्षमता तक पहुंचने के लिए अनुकूलित कर सकते हैं। बस याद रखें: अपनी टू-डू सूची को पूरा करने के लिए थोड़ा अतिरिक्त समय खर्च करके, आप अपनी दक्षता बढ़ा सकते हैं और लाइन के नीचे अपने कार्य आउटपुट को और बढ़ा सकते हैं।

इसे आज़माएं और देखें कि आपके लिए क्या काम करता है।