अपने कार्यों को आसानी से स्वचालित कैसे करें: 5 उपयोगी उपकरण

आप अपने कार्यस्थल पर रोज़मर्रा के काम करने में घंटों बिताते हैं। आपको लगता है कि यह आपके काम का हिस्सा है। लेकिन क्या होगा अगर यह अपने आप किया जा सकता है, और आप अपना आवश्यक समय रचनात्मक सोच या अन्य प्रमुख समस्याओं को हल करने में लगा सकते हैं? क्या यह बहुत अच्छा नहीं होगा?

इस समस्या का अंतिम समाधान कार्य स्वचालन है। आइए जानें कि आप किन दैनिक कार्यों को स्वचालित कर सकते हैं, इसकी प्रक्रिया, और कौन से उपकरण मदद कर सकते हैं।

किस प्रकार के कार्यों को स्वचालित किया जाना चाहिए

आपको उन सभी नियमित कार्यों को स्वचालित करना चाहिए जो आप दैनिक आधार पर करते हैं जिसमें आपका काफी समय लगता है लेकिन जरूरी नहीं कि आपके काम में कुछ भी मूल्यवान हो।

यहां कार्यों के कुछ उदाहरण दिए गए हैं जिन्हें आप स्वचालित कर सकते हैं। अपनी कार्य सूची में शामिल लोगों को नोट करें।

1. शेड्यूलिंग अपॉइंटमेंट्स

सबसे बड़ा समय बर्बाद करने वालों में से एक है जो बिना किसी मूल्य के प्रदान करता है, नियुक्तियों को निर्धारित करना है। इसलिए आप दोनों के लिए काम करने वाला सबसे अच्छा समय खोजने के लिए अपने ग्राहकों के साथ आगे-पीछे बात करना बंद करें। इसके बजाय, अपने कैलेंडर पर कुछ स्लॉट खोलें और उनके साथ सूची साझा करें।

इस तरह, आप अपनी टू-डू सूची से सभी शेड्यूलिंग कार्यों को पार कर सकते हैं और फिर भी सही समय पर अपॉइंटमेंट प्राप्त कर सकते हैं। स्वचालन उपकरण शेड्यूलिंग ऐप्स और कैलेंडर के एकीकरण में आपकी सहायता कर सकते हैं।

2. उबाऊ कार्य

कई कार्यों के लिए किसी उच्च स्तरीय सोच की आवश्यकता नहीं होती है। जैसे ईमेल को छांटना और उनका जवाब देना, डेटा बैक-अप, चालान और बिलिंग, ग्राहक सेवा और जुड़ाव, संपर्क जानकारी अपडेट करना आदि।

इसलिए उन्हें हर दिन अपनी टू-डू सूची में जोड़ने के बजाय, उन्हें स्वचालित करने पर विचार करें। और देखें कि आप अपने लिए कितना समय उपलब्ध कराते हैं।

3. कई ऐप्स के बीच सूचना स्थानांतरित करना

कोई भी कार्यस्थल इस कार्य से मुक्त नहीं है। आपको हमेशा डेटा की आवश्यकता होती है, और फिर आपको उस डेटा को एक एप्लिकेशन से दूसरे एप्लिकेशन में स्थानांतरित करने की आवश्यकता होती है। लेकिन होशियार रहें, विभिन्न तरीकों से नियमित रूप से आपके पास आने वाले टन डेटा को कॉपी-पेस्ट या आयात और निर्यात करने में समय व्यतीत न करें। इस क्रिया को स्वचालित करें।

4. कार्य जो आपका आवश्यक समय खा जाते हैं

शेड्यूल सेट करने, ईमेल और इनवॉइस भेजने, डेटा ट्रांसफर करने और अन्य कामों के अलावा एक और काम आता है जो वास्तव में महत्वपूर्ण लगता है- सोशल मीडिया पोस्टिंग। आपको निश्चित रूप से अपने ब्रांड को बढ़ावा देने और अपने दर्शकों के साथ जुड़ने की आवश्यकता है, और इसलिए, इन प्लेटफार्मों पर सक्रिय रहें।

लेकिन, पसंद करने, टिप्पणी करने और साझा करने के अनंत चक्र में समाप्त होने पर आपको इसमें समय लग सकता है। तो, इस अत्यंत समय लेने वाले कार्य को स्वचालित करें।

कार्य स्वचालन के लिए 5 कदम

आपके कार्यों को स्वचालित करने की सूची अंतहीन हो सकती है। और कभी-कभी यह आपके द्वारा किए जाने वाले कार्य के प्रकार पर भी निर्भर हो सकता है, इसलिए हम उन सभी को यहां कवर नहीं कर सकते।

फिर भी, हम आपके अनुसरण के लिए संपूर्ण विचार को आसान बनाना चाहते हैं। तो यहाँ कार्य स्वचालन की प्रक्रिया है।

चरण 1: दैनिक कार्यों को लिखें

उन कार्यों की सूची बनाते समय जिन्हें आपको स्वचालित करना चाहिए, इसके द्वारा प्रारंभ करें:

  • आपके द्वारा प्रतिदिन किए जाने वाले कार्यों को लिखना।
  • प्रत्येक कार्य पर आपके द्वारा खर्च किए जाने वाले समय की सूची बनाएं।
  • उन कार्यों को करने के लिए आपको कितनी बार आवश्यकता है – प्रति घंटा, दैनिक, साप्ताहिक, मासिक, वार्षिक, आदि की आवृत्ति जोड़ें।

एक बार यह हो गया। देखें कि वे निम्नलिखित में से किस श्रेणी में आते हैं। क्या वे ऐसे कार्य हैं जो हैं:

  • नियमित रूप से या एक समय पर प्रदर्शन किया?
  • उबाऊ और बिना किसी उच्च-क्रम की सोच के किया जा सकता है?
  • अनुप्रयोगों के भीतर जानकारी स्थानांतरित करना?
  • मूल्यवान परियोजनाओं में निवेश करने के लिए आवश्यक समय खा रहे हैं?

उन सभी को सूचीबद्ध करने के बाद, उन सभी को चुनें जिन्हें आप वास्तव में सोचते हैं कि अब से स्वचालित होना चाहिए।

चरण 2: अनुसंधान

अगले चरण में उन सही टूल पर शोध करना शामिल है जिनका उपयोग आप अपने कार्यों को स्वचालित करने के लिए कर सकते हैं। अपनी वर्तमान जरूरतों और बजट के आधार पर अपने शोध को आधार बनाएं। उदाहरण के लिए, यदि आप एक एकल व्यवसायी हैं, तो आपको उद्यमों के लिए बनाए गए स्वचालन उपकरण की आवश्यकता नहीं है। तो, तदनुसार चुनें।

चरण 3: नए वर्कफ़्लो का पता लगाएं

अपने कार्यों को स्वचालित करने के लिए आप किस टूल का उपयोग करेंगे, यह चुनने के बाद, एक नया वर्कफ़्लो सिस्टम खोजें जो आपके लिए काम करे, और वर्णन करें कि अब से चीजें कैसे आगे बढ़ेंगी। सुनिश्चित करें कि टीम में हर कोई नए बदलावों के बारे में जानता है ताकि सब कुछ निर्बाध रूप से काम करे।

उदाहरण के लिए, आप अपनी टीम को बता सकते हैं कि अब से मीटिंग कैसे शेड्यूल करें:

1. कैलेंडली पर अपना प्रोफाइल बनाएं, और होम पेज पर जाएं।

2. Create पर क्लिक करके नई मीटिंग शेड्यूल करें

3. बाएँ मेनू से अपनी मीटिंग की अवधि चुनें।

4. विभिन्न स्लॉट जोड़कर समय की उपलब्धता का चयन करें।

5. नेक्स्ट बटन पर क्लिक करके अपनी मीटिंग पब्लिश करें।

6. इस पेज से मीटिंग लिंक को कॉपी करें।

7. क्लाइंट को अपने ईमेल का लिंक जोड़ें।

एक बार जब टीम के सभी लोग इस प्रक्रिया से सहज हो जाते हैं, तो वे प्रत्येक क्लाइंट के लिए अपनी दैनिक टू-डू सूची से नियमित मीटिंग शेड्यूलिंग को पार कर सकते हैं। वे बस उन सभी के साथ एक ही मीटिंग/इवेंट लिंक साझा कर सकते हैं। कितने स्लॉट लिए गए हैं, इसके आधार पर कोई भी मुफ्त का विकल्प चुन सकता है।

चरण 4: योजना निष्पादित करें

एक बार यह सब हो जाने के बाद, अपनी नई योजना को प्रभावी ढंग से लागू करें। संभावना है कि आपके पास स्वचालित करने के लिए कई कार्य हो सकते हैं, और आपकी योजना आपके विचार से थोड़ी अधिक जटिल हो सकती है। ऐसे मामले में, आपके द्वारा चुने गए ऑटोमेशन टूल के साथ अपनी नई योजना बनाने और क्रियान्वित करने में अपने आईटी विभाग की मदद लें।

चरण 5: मूल्यांकन करें और परीक्षण करें

आवश्यक कार्यों को स्वचालित करने के बाद, नई कार्यप्रवाह योजना की सुगमता का परीक्षण करें। मालूम करना:

  • प्रदर्शन किए गए कार्यों की प्रभावशीलता।
  • कर्मचारियों या टीम के सदस्यों की उत्पादकता पर इसका प्रभाव।
  • क्या हर कोई नए टूल का उपयोग करने में सहज है?
  • क्या बचाए गए समय का आपकी आय में वृद्धि पर कोई प्रभाव पड़ता है? (यह उद्यमियों, फ्रीलांसरों और ठेकेदारों के लिए है।)

आपके कार्यों को स्वचालित करने के लिए 5 उपकरण

स्वचालित होने के लिए कार्यों को सूचीबद्ध करने के बाद आपको शोध समय बचाने के लिए उनके संक्षिप्त विवरण के साथ कुछ बेहतरीन स्वचालन उपकरण यहां दिए गए हैं।

1. जैपियर

यह एक लोकप्रिय ऑटोमेशन सॉफ़्टवेयर समाधान है जो आपको विभिन्न सॉफ़्टवेयर को एकीकृत करने की अनुमति देता है। आप अपने रोजमर्रा के ऐप्स जैसे जीमेल, ड्रॉपबॉक्स, स्लैक, गूगल कैलेंडर, मेलचिम्प, आदि को मिलाकर डेटा को एक टूल से दूसरे टूल में ले जा सकते हैं।

इस टूल से, आप अपने सभी ब्लॉग पोस्ट को ट्वीट करने, Gmail से Google डिस्क में अटैचमेंट सहेजने, ड्रॉपबॉक्स में अपनी सभी G-ड्राइव फ़ाइलों का बैकअप लेने, और बहुत कुछ जैसे हजारों कार्यों को स्वचालित कर सकते हैं।

2. आईएफटीटीटी

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ऑटोमेशन की बात करें तो यह टूल जैपियर की तरह है। यह आपको विभिन्न अनुप्रयोगों के बीच डेटा स्थानांतरित करने और अन्य उक्त कार्यों को करने में मदद करता है। लेकिन IFTTT का फ्री वर्जन जैपियर से बेहतर है।

जबकि बाद वाले सॉफ़्टवेयर को चीजें होने में कम से कम 10-15 मिनट लगते हैं, IFTTT ट्रिगर लगाने के बाद तुरंत कार्रवाई करता है।

लेकिन इस टूल का नकारात्मक पक्ष यह है कि यह केवल एक-व्यक्ति व्यवसायों के लिए अच्छा है। उनके पास टीमों या एकाधिक कर्मचारियों के लिए कोई संस्करण नहीं है। और अगर यह आपकी आवश्यकता है, तो जैपियर के साथ जाएं। आप इसका उपयोग आपके द्वारा उपयोग किए जा रहे भुगतान किए गए संस्करण के आधार पर कई सॉफ़्टवेयर के बीच क्रियाओं को सेट करने के लिए कर सकते हैं।

3. बफर

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जब आपके सोशल मीडिया पोस्ट को स्वचालित और प्रबंधित करने की बात आती है तो यह एक बेहतरीन टूल है। वे उत्कृष्ट शेड्यूलिंग विकल्प प्रदान करते हैं और शीर्ष ब्रांडों द्वारा अनुशंसित आते हैं।

4. लीडफॉर्मली

यदि आप पूरी बिक्री टीम की भर्ती के बिना अपने रास्ते में आने वाले हजारों लीड को संभालना चाहते हैं, तो लीडफॉर्मली पर विचार करें। यह आपकी बिक्री प्रक्रिया को स्वचालित करने, आपकी रूपांतरण दर बढ़ाने, वेबपेज से सीधे आने वाली आपकी लीड को विभाजित करने में आपकी सहायता करता है।

इस तरह, आप शुरुआती लीड प्रक्रियाओं में समय बर्बाद करने के बजाय केवल सौदों को बंद करने पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।

5. कैलेंडली

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यह छोटे व्यवसायों के लिए एक और सरल स्वचालन उपकरण है। यह आपको अपॉइंटमेंट बुक करने, मीटिंग की व्यवस्था करने और फोन कॉल आदि करने में मदद करता है।

यह काम करने के लिए, आपको केवल कैलेंडली में अपनी उपलब्धता प्राथमिकताएं सेट करनी हैं और अपने मीटिंग आमंत्रण ईमेल में लिंक जोड़ना है। तब आपके ग्राहक उस सूची से वह समय चुन सकते हैं जो उनकी आवश्यकताओं के अनुरूप हो। अंत में, वे जो भी समय चुनेंगे, वह स्वचालित रूप से आपके कैलेंडर में शेड्यूल हो जाएगा, और आपको तदनुसार सूचित किया जाएगा।

अपने नियमित कार्यों को अभी स्वचालित करें

आवश्यक लेकिन नीरस कार्यों पर घंटों खर्च करना बंद करें।

ऐसे सभी कार्यों को स्वचालित करने के लिए कुछ समय निकालें, उन श्रेणियों के माध्यम से ब्राउज़ करें जिन्हें आपने अभी पढ़ा है, उन उपकरणों पर शोध करें जो मदद कर सकते हैं, और रोजाना कई घंटे बचा सकते हैं।