अपने दूरस्थ कार्य घंटों को अनुकूलित करने के लिए इन नई Google कैलेंडर सुविधाओं का उपयोग करें

दूर से काम करते हुए, कभी न खत्म होने वाले कामों को प्रबंधित करने से आपका समय और ऊर्जा खर्च होती है। समय प्रबंधन के इस मुद्दे से निपटने के लिए, कई उपयोगी उपकरण ऑनलाइन उपलब्ध हैं। लेकिन Google कैलेंडर आपके समय को अनुकूलित करने और समय की बर्बादी को दूर करने के लिए अधिक लोकप्रिय टूल में से एक है।

तो यह लेख आपको कुछ शानदार सुविधाओं, ट्रिक्स और एक्सटेंशन से परिचित कराएगा जिनका उपयोग आप Google कैलेंडर के साथ अपने दूरस्थ कार्य घंटों का अधिकतम लाभ उठाने के लिए कर सकते हैं।

Google कैलेंडर की नई विशेषताएं

Google Google कार्यक्षेत्र (पूर्व में G Suite) को लगातार अपडेट कर रहा है और कैलेंडर सहित अपने ऐप्स में नई सुविधाएं जोड़ रहा है। आइए इनमें से कुछ विशेषताओं और उनके लाभों पर चर्चा करें।

1. चैट से कैलेंडर ईवेंट शेड्यूल करें

Google चैट में अपने सहकर्मियों या क्लाइंट को संदेश भेजते समय, आप चैट को छोड़े बिना सीधे Google कैलेंडर ईवेंट शेड्यूल कर सकते हैं। यह आसान सुविधा बहुत समय बचाती है और समय-समय पर टैब बदलने के झंझट से बचाती है।

यह सभी Google उपयोगकर्ताओं के लिए उपलब्ध है, चाहे उनकी कार्यस्थान योजना कुछ भी हो। चैट के कंपोज़ बार में, एक कैलेंडर आइकन होता है। इस पर क्लिक करने से इवेंट के साथ साइड पैनल (डेस्कटॉप पर) में कैलेंडर खुल जाएगा। डिफ़ॉल्ट रूप से, यह सभी चैट सदस्यों को उपस्थित लोगों के रूप में जोड़ देगा, लेकिन आप हमेशा परिवर्तन कर सकते हैं।

2. प्री-शेड्यूल Google मीट ब्रेकआउट रूम

यह सुविधा आपको Google कैलेंडर के माध्यम से Google मीट ब्रेकआउट रूम को अग्रिम रूप से सेट करने की अनुमति देती है। ब्रेकआउट रूम को प्री-शेड्यूल करके, आप अपने मीटिंग के समय को अधिकतम कर सकते हैं और कॉल के दौरान रूम बनाने की परेशानी से बच सकते हैं।

मीट ब्रेकआउट रूम सेट करने का विकल्प वर्कस्पेस बिजनेस स्टार्टर्स, एजुकेशन फंडामेंटल्स और जी सूट बेसिक यूजर्स को छोड़कर सभी यूजर्स के लिए उपलब्ध है। Google मीट ब्रेकआउट रूम शेड्यूल करने पर यह लेख आपको ऐसा करने के तरीके के बारे में मार्गदर्शन करेगा।

3. आसानी से और सटीक रूप से अपनी उपलब्धता साझा करें

रिमोट वर्किंग आपको अपने घंटे निर्धारित करने की अनुमति देता है। लेकिन अपने सहकर्मियों को आपकी लगातार बदलती उपलब्धता के बारे में बताना एक चुनौती बन जाता है।

अब, आप Google कैलेंडर में दो नए विकल्पों का उपयोग करके अपने सहकर्मियों को अपनी उपलब्धता के बारे में बता सकते हैं: कार्यालय से बाहर की प्रविष्टियों को दोहराना और अपने कार्य समय को एक दिन में कई खंडों में विभाजित करना। कार्यालय के बाहर प्रविष्टियों को सक्षम करते समय, आप चुन सकते हैं कि सभी मीटिंग्स को अस्वीकार करना है या केवल नई जोड़ी गई हैं।

4. अपने Google कैलेंडर ईवेंट के आधार पर Google चैट सुझाव देखें

जब आप Google कैलेंडर में मीटिंग शेड्यूल करते हैं, तो चैट चैट अनुभाग के शीर्ष पर चैट सुझाव शॉर्टकट दिखाएगा। यह शॉर्टकट इवेंट से 10 मिनट पहले दिखाई देगा और इवेंट/मीटिंग के बाद 10 मिनट तक वहीं रहेगा।

इस सुविधा के लिए धन्यवाद, आप बिना किसी परेशानी के फ़ाइलें और अनुवर्ती दस्तावेज़ साझा कर सकते हैं। समय या एजेंडे में किसी भी बदलाव के लिए उपस्थित लोगों को अपडेट करना भी इस सुविधा के साथ आसान हो गया। व्यक्तिगत खातों वाले उपयोगकर्ताओं को छोड़कर हर कोई इस सुविधा का उपयोग कर सकता है।

5. व्यक्तिगत और व्यावसायिक कैलेंडर एक साथ देखें (Android 11 और ऊपर)

यह शायद Google कैलेंडर में सबसे अधिक आवश्यक विशेषता थी। अपने व्यक्तिगत और कार्य कैलेंडर के बीच टॉगल करने के बजाय, आप अपने दोनों कैलेंडर एक साथ देखते हैं।

जब तक आपने अपने व्यक्तिगत कैलेंडर को कार्य खाते के साथ साझा नहीं किया है, तब तक व्यवस्थापक या आपके सहयोगियों को आपकी व्यक्तिगत व्यस्तताएं नहीं दिखाई देंगी। हालाँकि सभी Google उपयोगकर्ता इस सुविधा से लाभान्वित हो सकते हैं, यह केवल Android 11 और इसके बाद के संस्करण वाले उपकरणों पर उपलब्ध है।

नोट: किसी भी उपयोगकर्ता द्वारा इस सुविधा का उपयोग करने से पहले व्यवस्थापक और उपयोगकर्ता दोनों को इस सुविधा को चालू कर देना चाहिए।

6. जब कोई आपके कैलेंडर की सदस्यता लेता है तो सूचना प्राप्त करें

अपने सहकर्मी के साझा कैलेंडर की सदस्यता लेकर, आप उनके द्वारा अपने कैलेंडर में किए गए परिवर्तनों के बारे में अपडेट रह सकते हैं।

पारदर्शिता सुनिश्चित करने के उद्देश्य से, Google ने घोषणा की है कि यदि आपका कोई सहकर्मी आपके कैलेंडर की सदस्यता लेता है तो अब आपको एक ईमेल प्राप्त होगा। यह फीचर सभी यूजर्स के लिए उपलब्ध है।

7. Google कैलेंडर पर एकाधिक एक्सचेंज एंडपॉइंट के लिए समर्थन

कैलेंडर इंटरटॉप सुविधा के रोलआउट के साथ, आप अपने Google कार्य कैलेंडर को एकाधिक Microsoft Exchange समापन बिंदुओं के साथ समन्वयित कर सकते हैं और एक दूसरे की उपलब्धता देख सकते हैं। यह सुविधा एक्सचेंज ऑन-प्रिमाइसेस और एक्सचेंज ऑनलाइन सर्वर के लिए काम करती है।

दोनों पक्षों के सभी उपयोगकर्ता एक-दूसरे के कैलेंडर देख सकेंगे, लेकिन फिर भी आप किसी भी ईवेंट को अदृश्य के रूप में चिह्नित करके छिपा सकते हैं।

यह सुविधा Workspace Essentials, G-Suite गैर-लाभकारी ग्राहकों और Enterprise Essentials को छोड़कर सभी Google उपयोगकर्ताओं के लिए उपलब्ध है।

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Google कैलेंडर में अन्य उपयोगी सुविधाएं

ऊपर उल्लिखित नई सुविधाओं के अलावा, Google कैलेंडर में अन्य सुविधाओं का एक संग्रह भी है जो दूरस्थ कार्य को आसान बना सकता है। यहां और अधिक Google कैलेंडर सुविधाओं का विवरण दिया गया है जिनका आपको घर से काम करते समय लाभ उठाना चाहिए।

1. सीधे Google कैलेंडर से ज़ूम मीटिंग शेड्यूल करें

ज़ूम शेड्यूलर ब्राउज़र एक्सटेंशन, ज़ूम द्वारा ही विकसित किया गया है, जो आपको सीधे Google कैलेंडर से ज़ूम मीटिंग्स को प्री-शेड्यूल करने में सक्षम बनाता है।

Google कैलेंडर में एक नया ईवेंट सेट करते समय, आपको Google मीट कॉल की तरह, ज़ूम मीटिंग को पहले से सेट करने का विकल्प दिखाई देगा। ज़ूम कैलेंडर ईवेंट से सभी जानकारी एकत्र करेगा और आपको एक मीटिंग लिंक देगा। यह एक साधारण विशेषता है लेकिन एक सच्चा समय बचाने वाला है।

डाउनलोड करें: क्रोम के लिए ज़ूम शेड्यूलर | आउटलुक | फ़ायरफ़ॉक्स (फ्री)

2. अपने आप को एक एजेंडा ईमेल करें

चाहे आप बिखरे दिमाग वाले हों या बेहद संगठित व्यक्ति, आप दिन के एजेंडे के साथ सुबह का ईमेल प्राप्त करना पसंद करेंगे। सौभाग्य से, Google आपको ऐसा करने का विकल्प देता है। Google कैलेंडर में इस विकल्प को चालू करने पर, आप अपने इनबॉक्स में प्रतिदिन सुबह 5:00 बजे अपने दिन का शेड्यूल प्राप्त करेंगे।

3. मीटिंग शेड्यूल करने के लिए फाइंड ए टाइम फीचर का उपयोग करें

जब आपकी टीम दूर से काम करती है, तो मीटिंग के लिए समय निकालना मुश्किल हो जाता है। इस स्मार्ट फीचर के साथ, Google उपस्थित लोगों के कैलेंडर की जांच करेगा और आपको उपलब्ध स्लॉट दिखाएगा। इस प्रकार, आप प्रतिभागियों की उपलब्धता के बारे में चिंता किए बिना जल्दी से बैठकों की व्यवस्था कर सकते हैं।

4. ईमेल से कैलेंडर ईवेंट बनाएं

एक घटना के विवरण के साथ एक ईमेल प्राप्त हुआ? ईमेल के ऊपर तीन-बिंदु वाले आइकन पर क्लिक करके इसे सीधे Google कैलेंडर में जोड़ें और अपना समय बचाएं।

5. कैलेंडर समय ट्रैक करने के लिए टॉगल का उपयोग करें

दूरस्थ रूप से कार्य करना, यह ट्रैक करना आवश्यक है कि आपने वास्तव में बैठकों या नियुक्तियों में भाग लेने में कितना समय बिताया है, खासकर यदि आपको प्रति घंटे का भुगतान किया जाता है। इस मामले में, आप Google कैलेंडर ईवेंट पर बिताए गए कुल समय को ट्रैक करने के लिए टॉगल का उपयोग कर सकते हैं।

डाउनलोड करें: क्रोम के लिए टॉगल करें | फ़ायरफ़ॉक्स (निःशुल्क, सदस्यता उपलब्ध)

स्मार्ट तरीके से काम करने के लिए इन सुविधाओं का करें इस्तेमाल

चाहे आप दूर से काम कर रहे हों या इन-हाउस, Goggle Calendar आपकी टीम के साथ सहयोग करने का एक बेहतरीन टूल है। इन नई सुविधाओं ने दूरस्थ कार्य को और अधिक सुविधाजनक बना दिया है, जिससे आप कार्य और ट्रैक पर बने रह सकते हैं।

यद्यपि ऊपर वर्णित सभी तरकीबें और एक्सटेंशन आपकी उत्पादकता को बढ़ा सकते हैं, आप अपने समय का अधिकतम लाभ तब तक नहीं उठा सकते जब तक आप Google कैलेंडर के लिए कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग करना नहीं सीखते।