आपकी मीटिंग को और अधिक उत्पादक बनाने के 6 आसान तरीके

उत्पादक बैठकों की सुविधा देकर, आप अपनी टीम के सभी लोगों का अधिकतम लाभ उठा सकते हैं। उत्पादक बैठकें परियोजनाओं को और तेज़ी से आगे बढ़ाने में मदद करेंगी।

हालांकि, यह जानना मुश्किल हो सकता है कि इसे प्रभावी ढंग से कैसे लागू किया जाए। ये युक्तियां आपको टीम मीटिंग आयोजित करने में मदद करेंगी जो उत्पादक और दिलचस्प दोनों होंगी!

1. जानें कि उद्देश्य क्या है

मीटिंग शुरू करने का सबसे अच्छा तरीका यह सुनिश्चित करना है कि हर कोई जानता है कि वास्तव में उद्देश्य क्या है। साप्ताहिक बैठकें आयोजित करने की सामान्य प्रथा आदत से बाहर है।

हालाँकि, यदि आप मीटिंग के लिए किसी उद्देश्य की पहचान करने में असमर्थ हैं, तो संभवतः उस मीटिंग को पहले स्थान पर रखना आवश्यक नहीं है।

2. टीम के सभी सदस्यों को शामिल करें

टीम वर्क में एक ही विषय/उद्देश्य पर अलग-अलग दृष्टिकोण और राय रखना शामिल है। इससे विभिन्न प्रकार के समाधान विकसित करना आसान हो जाता है और वह समाधान चुनना आसान हो जाता है जो आपको सर्वोत्तम परिणाम देगा।

आपके पास कितने भी दल के सदस्य क्यों न हों, उन सभी को बैठक में शामिल रखना महत्वपूर्ण है। योजना आपकी टीम को पहले से तैयारी करने की अनुमति देती है।

बैठक की शुरुआत में, 'कोई रुकावट नहीं' नीति बताना एक अच्छा विचार है। अक्सर, अधिक सक्रिय समूह दूसरों के बारे में बात कर सकता है, इस प्रकार उन्हें बंद कर देता है।

3. राय से तथ्य बताने में सक्षम हो

एक ही विषय या समस्या पर सबकी अलग-अलग राय होती है। किसी परियोजना के परिणाम को प्रभावित करने वाले निर्णय लेते समय आपको डेटा और तथ्यों पर स्पष्ट होना चाहिए।

इस तरह, आप उन तथ्यों को अपनी टीम के सदस्यों के विचारों में शामिल कर सकते हैं। तथ्यों को एक व्हाइटबोर्ड पर लिखें, ताकि वे चर्चा में न खोएं। यह मीटिंग को ट्रैक पर रखने में मदद कर सकता है!

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4. बैठक को व्यस्त रखें

हर किसी को व्यस्त रखना मुश्किल हो सकता है, भले ही आपकी टीम मीटिंग की सामग्री में अत्यधिक रुचि रखती हो। यह विशेष रूप से बड़ी टीम मीटिंग्स पर लागू होता है जो कुछ घंटों तक चलती हैं। आपको अपनी बैठकों को सभी के लिए आकर्षक बनाए रखने का तरीका खोजने की आवश्यकता है।

उदाहरण के लिए, आप अपनी टीम को व्यस्त रखने के लिए विभिन्न प्रारूपों का उपयोग कर सकते हैं। एक एकल प्रस्तुतकर्ता, अच्छी तरह से किए गए काम या एक अच्छे विचार के लिए मिनी पुरस्कार, एक गतिविधि जिसमें सभी को भाग लेने की आवश्यकता होगी, या एक सुविधाजनक समूह चर्चा शामिल करें।

संवादात्मक क्षणों को शामिल करके, आपकी टीम के सदस्य बैठक में भाग लेने और उस पर अधिक ध्यान देने का प्रयास करेंगे।

5. निर्णय लें और कार्य सौंपें

जबकि सभी बैठकों में आपको निर्णय लेने की आवश्यकता नहीं होगी, उनमें से बहुत से होंगे। उस स्थिति में, आपको केवल स्वयं को दोहराने के बजाय स्पष्ट निर्णय लेना सुनिश्चित करना चाहिए।

जब आप स्पष्ट निर्णय लेने में असमर्थ होते हैं क्योंकि आपको अधिक जानकारी की आवश्यकता होती है, तो आप अपनी टीम के किसी व्यक्ति को उस जानकारी को इकट्ठा करने और अगली बैठक में प्रस्तुत करने के लिए नियुक्त कर सकते हैं।

यदि आप चाहते हैं कि आपकी परियोजना सफल हो, तो आपको व्यक्तियों या लोगों के समूहों को अलग-अलग कार्य सौंपने होंगे। किसी कार्य के लिए व्यक्तियों और समूहों को निर्दिष्ट करते समय, एक समय सीमा शामिल करना सुनिश्चित करें। इससे यह साफ हो जाएगा कि इसके लिए कौन जिम्मेदार है।

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6. अपनी टीम को साथ लाएं

एक उत्पादक और आनंददायक बैठक के लिए, आपको अपनी टीम के सदस्यों के साथ अच्छे कार्य संबंध रखने की आवश्यकता है। टीम के माहौल में अच्छी प्रतिक्रिया देने वाले व्यक्तियों को चुनना आपकी टीम के लिए सही चुनाव करने का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है।

आपकी टीम के छोटे समूह जो एक-दूसरे से असहमत होते हैं, जब उन समूहों को बड़ी परियोजनाओं पर एक साथ काम करने के लिए सौंपा जाता है तो वे कई समस्याएं पैदा कर सकते हैं।

इसलिए, अपनी मीटिंग के दौरान मज़ेदार गेम खेलने से मूड हल्का करने में मदद मिल सकती है। यह आपकी टीम के सदस्यों को बेहतर तरीके से साथ लाने में भी मदद कर सकता है।

अपनी टीम मीटिंग का अधिकतम लाभ उठाएं

बैठकें सबसे अच्छा अवसर हैं जहां टीमें एक साथ आ सकती हैं, राय और विचार साझा कर सकती हैं, परियोजनाओं को पूरा कर सकती हैं और शानदार परिणाम प्राप्त कर सकती हैं। ऊपर सूचीबद्ध युक्तियाँ आपको यह सुनिश्चित करने में मदद करेंगी कि आपकी बैठकें सुचारू रूप से चले।

ऐसे कई ऐप और प्रोग्राम हैं जो ऑनलाइन मीटिंग सेट करते समय आपके जीवन को आसान बना सकते हैं, जैसे कि Microsoft Teams, Jitsi Meet, Taskade, और अन्य।