इन्वेंटरी प्रबंधन के लिए 7 सबसे उपयोगी एक्सेल फॉर्मूला

यदि आप अपना खुद का खुदरा व्यवसाय शुरू कर रहे हैं, तो आपके पास अपनी इन्वेंट्री को ट्रैक करने का एक तरीका होना चाहिए। आजकल, सिर्फ कलम और कागज इसे अब नहीं काटेंगे। हालांकि, पूर्ण इन्वेंट्री प्रबंधन सॉफ्टवेयर महंगा हो सकता है।

लेकिन क्या आप जानते हैं कि आप एक्सेल का उपयोग करके अपना खुद का बना सकते हैं?

अपनी इन्वेंट्री प्रबंधन स्प्रेडशीट बनाने में आपकी सहायता के लिए यहां सात सूत्र दिए गए हैं। विशेष ऐप्स पर अतिरिक्त खर्च किए बिना अपने व्यवसाय को बेहतर ढंग से प्रबंधित करें।

1. सूम

यदि कोई एक सूत्र है जिसे आप अपने पूरे जीवन में उपयोग करेंगे, तो वह SUM होगा। यह फ़ंक्शन आपको प्रत्येक सेल को अलग-अलग चुने बिना मान जोड़ने की अनुमति देता है।

आप इस कमांड का उपयोग करके और फिर उस सेल रेंज को चुनकर समय बचा सकते हैं जिसे आप जोड़ना चाहते हैं।

सूत्र: = योग (संख्या १, [संख्या २],…)

  • NUMBER1 : जोड़ने के लिए यह पहला मान है। यह कोई भी संख्या, एक सेल, या यहां तक ​​कि कोशिकाओं का एक सेट (रेंज कहा जाता है) हो सकता है।
  • NUMBER2-255 (वैकल्पिक): ये निम्नलिखित मान हैं जो फ़ंक्शन जोड़ देगा। फिर, यह कोई भी संख्या, सेल या श्रेणी हो सकती है। आप यहां 255 मान रख सकते हैं।

2. सुमीफ

यह सूत्र योग फ़ंक्शन में जटिलता की एक परत जोड़ता है। यदि आप उन कक्षों को फ़िल्टर करना चाहते हैं जिन्हें आप जोड़ना चाहते हैं, तो आप SUMIF कमांड का उपयोग कर सकते हैं।

उदाहरण के लिए, यदि आप केवल किसी विशिष्ट आपूर्तिकर्ता से बेची गई इन्वेंट्री का योग ज्ञात करना चाहते हैं, तो आप SUMIF का उपयोग कर सकते हैं। यदि आप अपने फ़िल्टर को किसी विशेष उत्पाद तक सीमित करने के लिए आगे जा रहे हैं, तो आप SUMIFS का उपयोग कर सकते हैं।

उदाहरण के लिए, यदि आप आपूर्तिकर्ता और उत्पाद प्रकार दोनों को फ़िल्टर करना चाहते हैं तो आप इस फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं। मूल रूप से, SUMIFS आपको अपने मूल्यों को फ़िल्टर करने के लिए दो या अधिक चर का उपयोग करने की क्षमता देता है।

सूत्र: =SUMIF (रेंज, मानदंड, [sum_range])

  • RANGE : ये वे सेल हैं जिन्हें एक्सेल यह जानने के लिए निरीक्षण करेगा कि क्या यह संबंधित मान जोड़ देगा।
  • CRITERIA : यह वह मान या सूत्र है जिसकी तुलना Excel RANGE के अंतर्गत कक्षों से करेगा।
  • SUM_RANGE (वैकल्पिक): ये वे सेल हैं जिन्हें एक साथ जोड़ा जाएगा। यदि खाली छोड़ दिया जाता है, तो इसके बजाय RANGE के अंतर्गत कक्षों का उपयोग किया जाता है।

नीचे दी गई छवि में, आप देखेंगे कि केवल अबेकस टेक्नोलॉजीज को भुगतान की जाने वाली राशि जोड़ी गई है।

3. SUMIFS

सूत्र: =SUMIFS(sum_range,criteria_range1,criteria1,[criteria_range2,criteria20,…)

  • SUM_RANGE : ये जोड़े जाने वाले सेल हैं।
  • CRITERIA_RANGE1 : ये वे सेल हैं जिनका एक्सेल परीक्षण करेगा। यदि CRITERIA1 के आधार पर यहां मान सत्य हैं, तो संबंधित SUM_RANGE सेल जोड़े जाते हैं।
  • CRITERIA1 : यही CRITERIA_RANGE1 को परिभाषित करता है। यह एक संख्या, फ़ंक्शन या कोई अन्य मान हो सकता है।
  • CRITERIA_RANGE2 , CRITERIA2 ,… (वैकल्पिक): ये आपके SUMIFS को और फ़िल्टर करने के लिए अतिरिक्त सेल रेंज और मानदंड हैं। आपके पास अधिकतम 127 अतिरिक्त श्रेणी/मानदंड जोड़े हो सकते हैं।

नीचे दिए गए उदाहरण में, केवल एबेकस टेक्नोलॉजीज निर्माता के तहत जुपिटर ब्रांड को भुगतान की जाने वाली राशियों को एक साथ जोड़ा जाता है।

यदि आप पाते हैं कि ये सूत्र थोड़े जटिल होते जा रहे हैं, तो यहां कुछ युक्तियां दी गई हैं जिनकी सहायता से आप एक्सेल को शीघ्रता से सीख सकते हैं

4. लुकअप

इस फ़ंक्शन के दो विकल्प हैं: वेक्टर और ऐरे। विशिष्ट कॉलम में डेटा देखने के लिए वेक्टर विकल्प सबसे अच्छा है।

ऐरे विकल्प, इसके विपरीत, एकाधिक पंक्तियों और स्तंभों में मानों की खोज करता है। तब से इसे VLOOKUP और HLOOKUP द्वारा हटा दिया गया है, लेकिन पुरानी स्प्रैडशीट्स के साथ संगतता के लिए बनी हुई है।

सूत्र: = लुकअप (लुकअप_वैल्यू, लुकअप_वेक्टर, [परिणाम_वेक्टर])

  • LOOKUP_VALUE : यह वह मान है जो एक्सेल को आपके LOOKUP_VECTOR में मिलेगा।
  • LOOKUP_VECTOR : यह वह श्रेणी है जहां एक्सेल आपके LOOKUP_VALUE को ढूंढेगा। यह केवल एक पंक्ति या स्तंभ होना चाहिए, और यहाँ के नीचे के मान आरोही क्रम में होने चाहिए।
  • RESULT_VECTOR (वैकल्पिक): यह वह श्रेणी है जहां एक्सेल को वापस आने के लिए संबंधित मान मिलेगा। यह LOOKUP_VECTOR के परिणामों पर आधारित है।

नीचे दिए गए नमूने में, उपयोगकर्ता आइटम का नाम जानता है लेकिन SKU कोड से अपरिचित है। SKU कोड प्राप्त करने के लिए, उन्होंने LOOKUP सूत्र का उपयोग किया।

5. वीलुकअप

कॉलम में व्यवस्थित डेटा के लिए VLOOKUP फ़ंक्शन सहायक है। एक्सेल आपके द्वारा चुनी गई श्रेणी के पहले कॉलम में आपके द्वारा निर्दिष्ट मान की तलाश करता है। यह तब आपके द्वारा दी गई संख्या के आधार पर स्तंभों में गिना जाएगा और संबंधित मान लौटाएगा।

सूत्र: =VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])

  • LOOKUP_VALUE : यह वह मान है जिसे एक्सेल आपकी तालिका के पहले कॉलम में खोजेगा
  • TABLE_ARRAY : यह उन कक्षों की श्रेणी है जहां फ़ंक्शन संचालित होगा। एक्सेल LOOKUP_VALUE का उपयोग करेगा और इसे TABLE_ARRAY के पहले कॉलम में ढूंढेगा। फिर यह परिणाम देने के लिए निम्नलिखित चर के आधार पर कोशिकाओं की संख्या की गणना करेगा।
  • COL_INDEX_NUMBER : यह उन स्तंभों की संख्या है, जिनकी गणना एक्सेल परिणाम देने के लिए करेगा।
  • RANGE_LOOKUP (वैकल्पिक): यह केवल TRUE या FALSE हो सकता है। यदि आप TRUE लिखते हैं, तो यह अनुमानित मिलान लौटाएगा (और आपका पहला कॉलम आरोही क्रम में होना चाहिए)। यदि आप FALSE चुनते हैं, तो यह केवल सटीक मिलान लौटाएगा।

नीचे दिए गए नमूने में, उपयोगकर्ता ने एक विशिष्ट SKU की कीमत की खोज की। चूंकि मूल्य 5वें कॉलम के अंतर्गत है, इसलिए COL_INDEX_NUMBER के अंतर्गत मान 5 पर सेट है।

6. दृष्टिकोण

HLOOKUP फ़ंक्शन लगभग VLOOKUP जैसा ही है, सिवाय इसके कि यहां आपका डेटा पंक्ति द्वारा व्यवस्थित किया जाना चाहिए।

सूत्र: =HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,[range_lookup])

  • LOOKUP_VALUE : यह वह मान है जिसे Excel आपकी तालिका की पहली पंक्ति में खोजेगा
  • TABLE_ARRAY : यह उन कक्षों की श्रेणी है जहां फ़ंक्शन संचालित होगा। एक्सेल LOOKUP_VALUE का उपयोग करेगा और इसे TABLE_ARRAY के पहले कॉलम में ढूंढेगा। फिर यह परिणाम देने के लिए निम्नलिखित चर के आधार पर कोशिकाओं की संख्या की गणना करेगा।
  • ROW_INDEX_NUMBER : यह उन पंक्तियों की संख्या है, जिन्हें एक्सेल परिणाम देने के लिए गिनेगा
  • RANGE_LOOKUP (वैकल्पिक): यह केवल TRUE या FALSE हो सकता है। यदि आप TRUE लिखते हैं, तो यह अनुमानित मिलान लौटाएगा (और आपका पहला कॉलम आरोही क्रम में होना चाहिए)। यदि आप FALSE चुनते हैं, तो यह केवल सटीक मिलान लौटाएगा।

जैसा कि नीचे दिखाया गया है, SKU का उपलब्ध स्टॉक प्राप्त करने के लिए HLOOKUP फॉर्मूला का उपयोग किया जाता है। चूंकि उपलब्ध वस्तु-सूची के लिए पंक्ति संख्या 9 है, इसलिए ROW_INDEX_NUMBER 9 पढ़ता है।

7. XLOOKUP

XLOOKUP फ़ंक्शन VLOOKUP और HLOOKUP फ़ार्मुलों का विकास है। यह आपको कई परिणाम वापस करने की अनुमति देता है, और आप इसका उपयोग कॉलम या पंक्ति दोनों के आधार पर खोजने के लिए कर सकते हैं। हालाँकि, यह केवल Excel के Microsoft 365 संस्करणों के साथ काम करता है।

फॉर्मूला: =XLOOKUP (लुकअप_वैल्यू, लुकअप_एरे, रिटर्न_एरे, [if_not_found], [मैच_मोड], [सर्च_मोड])

  • LOOKUP_VALUE : उपरोक्त सूत्रों की तरह, यह उस मान को संदर्भित करता है जो एक्सेल को मिलेगा।
  • LOOKUP_ARRAY : यह आपके द्वारा असाइन किए गए LOOKUP_VALUE को खोजने के लिए एक्सेल द्वारा कंघी किए जाने वाले कक्षों की श्रेणी है। यह आपकी तालिका में कहीं भी स्थित हो सकता है लेकिन केवल एक पंक्ति या स्तंभ होना चाहिए। अन्यथा, आपका सूत्र एक त्रुटि लौटाएगा।
  • RETURN_ARRAY : आपके LOOKUP_ARRAY में LOOKUP_VALUE मिलने के बाद एक्सेल यह परिणाम दिखाएगा। यह आपके LOOKUP_ARRAY के आकार को प्रतिबिंबित करना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि LOOKUP_ARRAY एक कॉलम है, तो RETURN_ARRAY भी एक कॉलम होना चाहिए। लेकिन यदि आप अनेक पंक्तियों या स्तंभों को चुनते हैं, तो RETURN_ARRAY अनेक परिणाम देगा।
  • IF_NOT_FOUND (वैकल्पिक): सूत्र आपके द्वारा लिखे गए पाठ को यहां प्रदर्शित करेगा यदि वह आपके द्वारा खोजे गए मान को नहीं ढूंढ पाता है। यदि खाली छोड़ दिया जाता है, तो यह डिफ़ॉल्ट रूप से #N/A हो जाएगा।
  • MATCH_MODE (वैकल्पिक): केवल -1, 0, 1 या 2 हो सकता है। -1, 0, और 1 सटीक मिलान लौटाएगा। यदि कोई नहीं मिलता है, तो -1 अगला छोटा मान दिखाएगा, 0 #N/A लौटाएगा, और 1 अगला बड़ा मान दिखाएगा। यदि खाली छोड़ दिया जाता है, तो यह डिफ़ॉल्ट रूप से 0 हो जाएगा।
  • SEARCH_MODE (वैकल्पिक): केवल 1, -1, 2, या -2 हो सकता है। 1 आपके LOOKUP_ARRAY में पहले आइटम से खोज शुरू करता है, जबकि -1 आखिरी से शुरू होता है। 2 एक बाइनरी खोज निष्पादित करता है, जिसके लिए आपके LOOKUP_ARRAY को आरोही क्रम में रखना आवश्यक है। -2 वही करता है, लेकिन आपकी सूची अवरोही क्रम में होनी चाहिए। 1 और -1 दोनों छोटी सूचियों के लिए अच्छे हैं, लेकिन यदि आपके पास बहुत अधिक डेटा है जिसे आप सॉर्ट कर सकते हैं, तो 2 या -2 का उपयोग करने पर विचार करें।

निम्नलिखित उदाहरण में, आप देख सकते हैं कि आप केवल आइटम का नाम टाइप करके किसी एक आइटम की पूरी जानकारी कैसे निकाल सकते हैं। आप अपनी तालिका के पहले कॉलम या पंक्ति को चुनने तक ही सीमित नहीं हैं—आप देखने के लिए कोई भी डेटासेट चुन सकते हैं।

एक्सेल में आपकी अपेक्षा से कहीं अधिक है

ये कुछ सूत्र हैं जिनका उपयोग आप अपनी इन्वेंट्री को प्रबंधित करने में मदद के लिए कर सकते हैं। यदि आप अपने जीवन के अन्य पहलुओं में एक्सेल का उपयोग करना चाहते हैं, तो ये सूत्र वास्तविक जीवन की समस्याओं को हल करने में आपकी मदद कर सकते हैं।

इन कार्यों का उपयोग करने का तरीका जानने और थोड़ा स्वरूपण करने से आपकी इन्वेंट्री प्रबंधन प्रणाली बहुत आगे बढ़ सकती है।