इन त्वरित युक्तियों के साथ आउटलुक को कम विचलित कैसे करें

यदि Microsoft आउटलुक आपके ई-मेल और कैलेंडर को प्रबंधित करने के लिए आपका पसंदीदा एप्लिकेशन है, तो आपने सोचा होगा कि इसकी कुछ विशेषताएं काफी विचलित करने वाली हो सकती हैं। बेशक, आउटलुक पहले से ही आपके कार्यभार को प्रबंधित करने में आपकी मदद करने के लिए स्थापित है, लेकिन यह कुछ सरल समायोजन के साथ और भी बेहतर हो सकता है।

आइए कुछ ऐसे तरीकों पर एक नज़र डालते हैं जिनसे आप आउटलुक को अपने लिए बेहतर तरीके से काम कर सकते हैं।

1. इनकमिंग ईमेल के लिए नियम बनाएं

जब आप एक ई-मेल प्राप्त करते हैं, तो यह स्वचालित रूप से आपके इनबॉक्स फ़ोल्डर में चला जाएगा। यदि आप कई अलग-अलग लोगों से कई ई-मेल प्राप्त करते हैं, तो इसका ट्रैक रखना मुश्किल हो सकता है, और वे जल्दी से माउंट हो सकते हैं। आउटलुक आपको इनबॉक्स नियमों को सेट करने देता है ताकि विशिष्ट लोगों से आने वाले ई-मेल सीधे सबफ़ोल्डर में जा सकें, जो आपको यह ट्रैक रखने में मदद कर सकता है कि कौन क्या भेज रहा है। एक नया नियम बनाने के लिए, इन चरणों का पालन करें:

  1. फ़ाइल> नियम और अलर्ट प्रबंधित करें पर जाएं और नया नियम क्लिक करें इस पर विभिन्न विकल्पों के साथ एक नई विंडो खुलेगी।
  2. चरण 1 के तहत : एक टेम्पलेट का चयन करें क्लिक करें संदेशों को किसी से फ़ोल्डर में ले जाएं।
  3. फिर, चरण 2 के तहत : नियम विवरण संपादित करें, आपको उन लोगों या सार्वजनिक समूह का चयन करने के लिए हाइपरलिंक्स पर क्लिक करना होगा जिनके ई-मेल आप निर्दिष्ट फ़ोल्डर में बदलना चाहते हैं।
  4. नियम लागू करने के लिए समाप्त पर क्लिक करें

Microsoft का आधिकारिक वीडियो इसे विस्तार से दिखाता है।

इनबॉक्स नियम आपके इनबॉक्स को बंद होने से रोक सकते हैं। साथ ही, यदि आपको विशेष लोगों या महत्वपूर्ण कार्य ईमेल पर नज़र रखने की आवश्यकता है, तो यह आपके लिए पहले से ही व्यवस्थित है।

सम्बंधित: आउटलुक में सिग्नेचर कैसे बनाएं

2. ईमेल सूचनाएं बंद करें

अब तक, आपने देखा होगा कि जब आप कोई ई-मेल प्राप्त करते हैं तो आउटलुक की अधिसूचना ध्वनि निकलती है। आपने पीले लिफाफा आइकन पर भी ध्यान दिया होगा जो टास्कबार पर आउटलुक आइकन पर पॉप अप होता है। यदि आप अधिसूचित होना चाहते हैं तो यह उपयोगी हो सकता है, लेकिन यदि वे ई-मेल आते रहते हैं तो यह आपका ध्यान भंग कर सकता है। सौभाग्य से, आउटलुक आपको इन सूचनाओं को बंद करने का विकल्प भी देता है।

फ़ाइल > विकल्प > मेल पर जाएँ और संदेश आगमन शीर्षक के अंतर्गत , आप उन सूचनाओं को चुन सकते हैं जिन्हें आप बंद करना चाहते हैं। एक बार जब आप अपने चयन से खुश हो जाएं, तो ओके पर क्लिक करें

सम्बंधित: माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में मीटिंग कैसे शेड्यूल करें

3. कैलेंडर अनुस्मारक सेट करें

ई-मेल सूचनाओं की तरह, आउटलुक कैलेंडर आपको नियुक्तियों के शुरू होने से 15 मिनट पहले याद दिलाने के लिए तैयार है। यह आपकी अगली नियुक्तियों को प्रदर्शित करके करता है, और आपको विंडो बंद करने के लिए खारिज करें पर क्लिक करना होगा।

जरूरत पड़ने पर ये रिमाइंडर काम आ सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप अपने काम में गहरे हैं और रिमाइंडर पॉप अप हो जाता है, तो आप जो कर रहे हैं उसे पूरा कर सकते हैं और अपॉइंटमेंट के लिए तैयार हो सकते हैं।

हालाँकि, यदि आपको इस फ़ंक्शन की आवश्यकता नहीं है, तो यह आपके प्रवाह को बाधित कर सकता है। इन रिमाइंडर को रोकने के लिए, फ़ाइल > विकल्प > उन्नत पर जाएँ और रिमाइंडर के अंतर्गत, रिमाइंडर दिखाएँ को अनचेक करें।

वैकल्पिक रूप से, आप फ़ाइल> विकल्प> कैलेंडर पर भी जा सकते हैं , और कैलेंडर विकल्प के अंतर्गत , आपको डिफ़ॉल्ट अनुस्मारक के लिए एक विकल्प दिखाई देगा। इसे संपादित करने के लिए, इन चरणों का पालन करें:

  1. डिफ़ॉल्ट रिमाइंडर के बगल में स्थित बॉक्स पर क्लिक करें , ताकि बॉक्स में एक टिक हो
  2. ड्रॉप-डाउन सूची में, 0 मिनट चुनें
  3. डिफ़ॉल्ट रिमाइंडर के आगे वाले बॉक्स को फिर से क्लिक करें, ताकि टिक गायब हो जाए; यदि आप ऐसा नहीं करते हैं, तो यह आपके चयन को नहीं बचाएगा
  4. ठीक क्लिक करें
    आउटलुक में कैलेंडर सेटिंग्स

अब आप उन रिमाइंडर के पॉप अप किए बिना अपना काम जारी रख सकते हैं। यदि आप अभी भी अपने महत्वपूर्ण कार्यों को ट्रैक करने का कोई तरीका चाहते हैं, तो Microsoft To-Do के लाभों को भी देखें।

संबंधित: माइक्रोसॉफ्ट टू डू: ए कम्प्लीट बिगिनर्स गाइड

4. कलर-कोड योर आउटलुक कैलेंडर

अपने आउटलुक कैलेंडर अपॉइंटमेंट को एक रंग से रंगने में कुछ भी गलत नहीं है। हालांकि, रंग-कोडिंग आपको अपने कैलेंडर को सरल बनाने में मदद कर सकती है और प्रत्येक व्यक्तिगत नियुक्ति या बैठक के बारे में जांच किए बिना अपने कार्य दिवस या सप्ताह का अवलोकन प्राप्त करना आसान बना सकती है।

उदाहरण के लिए, यदि आपके पास कई अलग-अलग प्रकार के काम हैं, जिसमें आपकी कंपनी के भीतर बैठकें, बाहरी कंपनियों के साथ बैठकें, क्लाइंट, प्रशासनिक कार्य, और आपके कैलेंडर में बुक किए गए प्रशिक्षण आदि शामिल हैं, तो यह जानकारी का एक धुंधलापन बन सकता है जिसे आपको खर्च करने की आवश्यकता है अधिक समय केंद्रित है।

यदि आप रंग-कोडिंग का उपयोग करते हैं, तो आप जल्दी से अपने कैलेंडर पर नज़र डाल सकते हैं और एक सामान्य विचार प्राप्त कर सकते हैं कि आपको किस प्रकार के काम की तैयारी करने की आवश्यकता है। आप महत्व के क्रम में नियुक्तियों को प्राथमिकता देने के लिए रंग-कोडिंग का भी उपयोग कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप "अत्यावश्यक" मीटिंग के लिए लाल रंग, "महत्वपूर्ण" के लिए एम्बर और "दिनचर्या" के लिए हरा रंग चुन सकते हैं।

यहां महत्वपूर्ण बात यह है कि आपके द्वारा किए जाने वाले विभिन्न प्रकार के कार्यों के लिए अलग-अलग रंग चुनें और ऐसे रंग चुनें जो अंतर बताने के लिए एक-दूसरे से बहुत मिलते-जुलते न हों। आरंभ करने के लिए, इन चरणों का पालन करें:

  1. अपॉइंटमेंट सीरीज़ टैब दिखाने के लिए अपने कैलेंडर में अपॉइंटमेंट या मीटिंग पर क्लिक करें।
  2. श्रेणीबद्ध करने वाले रंगीन विंडो आइकन पर क्लिक करें।
  3. ड्रॉप-डाउन सूची पर, सभी श्रेणियां क्लिक करें .
  4. एक नई विंडो पॉप अप होगी; दाईं ओर, नया क्लिक करें.
  5. अपनी श्रेणी के नाम से लिखें। उदाहरण के लिए, "आंतरिक बैठकें" और इसके लिए आप जो रंग चाहते हैं उसे चुनें।
  6. जब तक आप अपना नया कलर-कोडेड कैलेंडर अपॉइंटमेंट नहीं देखते, तब तक दोनों विंडो पर ओके पर क्लिक करें।
    आउटलुक श्रेणियाँ विंडो स्क्रीनशॉट

इस प्रक्रिया को उतनी ही श्रेणियों के लिए दोहराएं, जितनी आप बनाना चाहते हैं।

आउटलुक विकर्षण हल

अब जब आप जानते हैं कि आउटलुक को कम विचलित करने वाला कैसे बनाया जाए, तो आप इसे अपने लिए सबसे अच्छा काम करने के लिए तैयार कर सकते हैं। हालांकि वे महत्वपूर्ण नहीं लग सकते हैं, थोड़ा समायोजन करने से आपके कार्य दिवस पर फर्क पड़ सकता है।

यह किसी भी तरह से एक विस्तृत सूची नहीं है, और आप उन्हें प्रतिबद्ध करने से पहले उन्हें आज़माना चाहेंगे। आप अपनी आउटलुक सेटिंग्स के साथ भी खेल सकते हैं और देख सकते हैं कि क्या आपको कोई अन्य चीजें मिलती हैं जो आपके फोकस को अनुकूलित करने में मदद करती हैं।