ईमेल के बजाय सहयोगात्मक टूल का उपयोग करने के 5 कारण

स्वचालन और कुशल विकल्पों के माध्यम से कार्यस्थलों का तेजी से डिजिटलीकरण हो रहा है। भले ही ईमेल लंबे समय से उपयोगी रहे हों, प्रौद्योगिकी ने हमें संचार और सहयोग के लिए अधिक प्रत्यक्ष और प्रभावी टूल से परिचित कराया है।

हो सकता है कि आप ऐसे टूल की तलाश में हों जो सहयोग के लिए अधिक अनुकूल हों। शायद, आप पेशेवर भाषा का उपयोग करने की अपेक्षा के कारण ईमेल से थक गए हैं या सिर्फ इसलिए कि आप अपने अतिभारित ईमेल इनबॉक्स को प्रबंधित करना नहीं जानते हैं।

ऐसे कई सहयोगी उपकरण हैं जिनका उपयोग आप ईमेल के तनाव से बचाने के लिए कर सकते हैं। यहाँ आपको इसके बजाय उनका उपयोग क्यों करना चाहिए!

1. समय बचाएं

जब कोई संदेश आता है तो आपको या आपके सहकर्मियों को सचेत करने के लिए सहयोग टूल में सूचना विकल्प होते हैं। भले ही आप अपनी ईमेल सूचनाओं को चालू कर सकते हैं, सहयोग उपकरण टीम के सदस्यों के लिए ईमेल के बजाय कुशल चैट के माध्यम से संवाद करना आसान बनाते हैं।

दूरस्थ कार्य के लिए स्लैक लोकप्रिय रूप से उपयोग किए जाने वाले सहयोग प्लेटफार्मों में से एक है । स्लैक कई तरह के लाभ प्रदान करता है जो कुशल संचार को सक्षम बनाता है। अपने संचार को व्यवस्थित करने के लिए, आप प्रत्येक टीम और विषय के लिए अलग-अलग चैनल बना सकते हैं।

2. प्रत्यक्ष संचार

सहयोगी उपकरण आपको संचार के अधिक कुशल रूप का आनंद लेने की अनुमति देते हैं। कई लोगों को सीसी करने या एक प्रसारण ईमेल भेजने के बजाय, आप केवल एक संदेश चैट प्लेटफॉर्म में भेज सकते हैं। इसके अतिरिक्त, सहयोग टूल का उपयोग करने से आप और आपके सहकर्मी ईमेल भेजने के बजाय खुले मंच पर प्रश्न पूछने के लिए प्रोत्साहित होंगे।

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इन उपकरणों का उपयोग करने का सबसे प्रभावी हिस्सा यह है कि आप वास्तविक समय में संवाद कर सकते हैं। यदि आपको एक त्वरित प्रश्न पूछने की आवश्यकता है, तो ईमेल भेजना सबसे अच्छा विकल्प नहीं है क्योंकि आपके साथियों को जवाब देने में अधिक समय लग सकता है। उदाहरण के लिए, स्लैक में एक उल्लेख सुविधा है जो किसी का ध्यान खींचने के लिए पुश नोटिफिकेशन भेजती है। टीम संचार के लिए कई सुस्त विकल्प हैं

3. एक अतिभारित ईमेल इनबॉक्स से बचें

यदि आप संचार और सहयोग के लिए सहयोगी ऐप्स का उपयोग करते हैं, तो आपको एक अतिभारित ईमेल इनबॉक्स से निपटने या अपने ईमेल में महत्वपूर्ण चीजों को खोने की आवश्यकता नहीं है। जबकि सहयोगी उपकरण ईमेल की आवश्यकता को पूरी तरह से मिटा नहीं सकते हैं, माइक्रोसॉफ्ट टीम्स या स्लैक जैसे कार्यस्थल मैसेंजर ऐप का उपयोग करने से कुछ ईमेल भेजने की आवश्यकता कम हो जाती है।

4. रीयल-टाइम दस्तावेज़ सहयोग

सहयोग सॉफ्टवेयर आपको और आपकी टीम के सदस्यों को एक ही समय में एक लाइव प्रोजेक्ट पर काम करने की अनुमति देता है। Google डॉक्स सबसे लोकप्रिय दस्तावेज़ सहयोग टूल में से एक है जो रीयल-टाइम सहयोग की अनुमति देता है।

आप ड्रॉपबॉक्स पेपर जैसे टूल का भी उपयोग कर सकते हैं, जो उसी उद्देश्य को पूरा करता है। जब आप ड्रॉपबॉक्स पेपर में लाइव संपादन करते हैं, तो आपकी टीम टिप्पणियां जोड़ सकती है और परिवर्तनों का सुझाव दे सकती है। यह आपकी टीम को संपादन के लिए आपके दस्तावेज़ों को आगे-पीछे भेजने के बजाय एक लाइव सत्र का अनुभव करने की अनुमति देता है।

Google ने ऐसे ऐप्स और सुविधाएं भी बनाई हैं जिनका उपयोग टीमें अपने संचार और कार्य सहयोग को बेहतर बनाने के लिए कर सकती हैं।

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5. आसानी से जानकारी प्राप्त करें

सहयोग सॉफ्टवेयर जानकारी को खोजना आसान बनाता है क्योंकि महत्वपूर्ण दस्तावेजों को एक साझा प्लेटफॉर्म पर संग्रहीत किया जा सकता है। दूसरी ओर, ईमेल जानकारी खोजने में उतना प्रभावी नहीं है।

ईमेल एक बंद मंच है जो आपको उस डेटा के माध्यम से खोजने की अनुमति नहीं देता है जो आपको सीधे नहीं भेजा गया था। उदाहरण के लिए, यदि आप स्लैक का उपयोग कर रहे हैं और आपने अपनी टीम में नए सदस्यों का स्वागत किया है, तो आपके नए सदस्य टीम में शामिल होने से पहले साझा की गई जानकारी, लिंक और दस्तावेजों तक पहुंच सकते हैं।

कुछ सहयोग उपकरण एक्सप्लोर करें

तो, ये कुछ कारण हैं कि ईमेल संचार से वास्तविक समय सहयोग जैसे अधिक सहज ज्ञान युक्त कुछ पर स्विच करना फायदेमंद हो सकता है। उपयोग में आसानी के अलावा, वे त्वरित और प्रभावी संचार के लिए उत्कृष्ट उपकरण प्रदान करते हैं।