एक्शन आइटम का उपयोग करके अपनी टू-डू सूचियों को कैसे व्यवस्थित करें

प्रभावी कार्य प्रबंधन के लिए टू-डू सूचियां महत्वपूर्ण उपकरण हैं। एक टू-डू सूची में जितने अधिक कार्य आप समय सीमा तक पूरे करते हैं, आप उतने ही अधिक उत्पादक होते हैं।

परियोजना प्रबंधक और उनकी टीम अक्सर यह निर्धारित करने के लिए संघर्ष करते हैं कि किस कार्य के लिए कौन जिम्मेदार है और इसे कब पूरा किया जाना चाहिए। आप इस दुविधा से बचकर समय बचा सकते हैं और उत्पादकता बढ़ा सकते हैं।

इस लेख में, आप सीखेंगे कि अपनी टू-डू सूचियों में एक्शन आइटम का उपयोग करके इसे कैसे पूरा किया जाए।

एक्शन आइटम क्या है?

क्रिया आइटम आपकी टू-डू सूची में एक कार्य है। प्रोजेक्ट जटिल होने पर आपकी टू-डू सूची में एक से अधिक एक्शन आइटम हो सकते हैं। जब भी आप किसी एक कार्य को पूरा करते हैं, तो आप परियोजना के पूरा होने के करीब पहुंच जाते हैं।

कार्य आइटम आपकी टू-डू सूची में एक विशिष्ट कार्य की तुलना में अधिक वर्णनात्मक हैं। ई-कॉमर्स क्लाइंट के लिए लोगो डिज़ाइन करना एक विशिष्ट टू-डू सूची आइटम का एक उदाहरण है। हालांकि, एक्शन आइटम इससे कहीं अधिक समझाएंगे। यहाँ उन कार्य मदों की सूची दी गई है जो लोगो डिजाइनिंग परियोजना से संबंधित हैं:

  1. क्लाइंट के साथ ब्रांड डिस्कवरी कॉल होस्ट करें।
  2. डिजाइनरों के साथ विचार मंथन लोगो विचार।
  3. लोगो कॉन्सेप्ट वन के लिए एक प्रोटोटाइप बनाएं।

यदि आप "क्या," "कौन," और "कब," शब्दों का उपयोग करके कार्रवाई आइटम पूछते हैं, तो आपको निश्चित उत्तर मिलना चाहिए। शब्द "कौन" परियोजना को पूरा करने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को इंगित करता है। इसी तरह, "क्या" आवश्यक संसाधनों की स्पष्ट रूप से पहचान करेगा। "कब" विशेष रूप से हाथ में कार्य के लिए एक समय सीमा का उल्लेख करता है।

आपको किसी बड़े और जटिल प्रोजेक्ट के लिए अपने क्लाइंट को प्रोजेक्ट प्रगति रिपोर्ट भेजने की आवश्यकता हो सकती है। यदि आप निम्न ट्रैकिंग डेटा को बनाए रखते हैं, तो कार्रवाई आइटम ऐसी रिपोर्ट को सहजता से बनाने में आपकी सहायता करते हैं:

  • कार्रवाई आइटम का शीर्षक
  • ट्रैकिंग नंबर या आईडी
  • निर्माण की तारीख
  • कार्य प्राथमिकता स्तर
  • अनुमानित समापन की तिथि
  • असाइनी और टास्क क्रिएटर का नाम
  • छोटा और लंबा विवरण

इस लेख में उल्लिखित कोई भी ऑनलाइन टू-डू सूची ऐप या टूल आपको एक्शन आइटम को ट्रैक करने में मदद करेगा। एक बेहतर टू-डू सूची बनाने के लिए नीचे दी गई रणनीतियों का पालन करें जिसमें एक्शन आइटम शामिल हैं:

1. इसे एक क्रिया के साथ शुरू करें

अक्सर, टू-डू सूचियाँ केवल कार्य का नाम दिखाती हैं, जैसे "एक ई-कॉमर्स ब्लॉग पर प्रस्तुति," या "तकनीकी ब्लॉग के लिए इन्फोग्राफिक्स।" इस तरह के संक्षिप्त विवरण केवल संसाधनों को भ्रमित करते हैं।

इसके बजाय क्रिया रूपों का उपयोग करें, जैसे "जो स्लाइडशो बनाएगा और केली उन्हें क्लाइंट के सामने पेश करेगा," या "सैम इन्फोग्राफिक्स डिजाइन करेगा और जेसी उन्हें ब्लॉग पर अपलोड करेगा"।

टू-डू सूची में ऐसे आइटम कार्यों को अधिक प्रेरक और कार्रवाई योग्य बनाते हैं। इसके अतिरिक्त, यदि आप कार्यों का वर्णन करने के लिए यादृच्छिक संज्ञाओं के बजाय क्रियाओं का उपयोग करते हैं, तो सहयोगी आपके कार्य बोर्ड या रिपोर्ट को अधिक सार्थक पाएंगे।

2. विवरण कैप्चर करके स्पष्ट करें

कैप्चर और क्लैरिफाई जीटीडी सिस्टम के दो सबसे महत्वपूर्ण शब्द हैं जो उत्पादकता को बढ़ाते हैं । इसलिए, आपको इन्हें अपने एक्शन आइटम में शामिल करने की आवश्यकता है। उसी समय, आपके कार्य आइटम स्पष्ट और संक्षिप्त होने चाहिए।

उदाहरण के लिए, "सोशल मीडिया ग्राफ़िक्स" डिज़ाइन कार्य में न्यूनतम अंतर्दृष्टि प्रदान नहीं करता है। लेकिन, यदि आप "इंस्टाग्राम के लिए सोशल मीडिया ग्राफिक्स के माध्यम से क्लाइंट प्रमोशन" का उल्लेख करते हैं, तो यह बहुत सारे विवरण देता है जिसका उपयोग आपका ग्राफिक डिजाइनर काम शुरू करने के लिए कर सकता है।

OneNote एक शक्तिशाली नोट लेने वाला ऐप है जिसका उपयोग आप स्पष्ट और संक्षिप्त एक्शन नोट्स लिखने के लिए कर सकते हैं। कार्रवाई आइटम को छोटे कार्यों में विभाजित करने के लिए आप आगे बुलेटेड सूची का उपयोग कर सकते हैं। आप अपने ग्राफिक डिजाइनर के लिए सुझाव छोड़ने के लिए टेबल, इमेज, ऑडियो, वेबसाइट लिंक आदि जैसे तत्व भी सम्मिलित कर सकते हैं।

3. एक बड़े कार्य को क्रिया आइटम में सरल बनाएं

यह बेहतर है यदि आप ऐसे कार्य आइटम लिखते हैं जो कि किसी भी छोटे कार्य में विभाज्य नहीं हैं। जब आप किसी बड़े कार्य को छोटे कार्य मदों में विभाजित करते हैं, तो आप कार्य को अधिक लचीला बनाते हैं। आपकी टीम के कई संसाधन एक छोटा सा कार्य कर सकते हैं और उन्हें कम समय में पूरा कर सकते हैं।

यह वितरित कार्य पूर्णता आपको टीम के एक सदस्य पर बोझ डाले बिना किसी बड़े या जटिल कार्य को शीघ्रता से पूरा करने में सक्षम बनाती है। मान लें कि आप अपने क्लाइंट के लिए एक ब्लॉगिंग वेबसाइट प्रोजेक्ट पेश करना चाहते हैं। आपके एक्शन आइटम कुछ इस तरह के हो सकते हैं:

  1. जो एक वीडियो प्रस्तुति तैयार करता है।
  2. केली वेबसाइट का डेमो बनाता है।
  3. सैम क्लाइंट के साथ पिच शेड्यूल करता है।
  4. जेसी क्लाइंट को पिच प्रस्तुत करता है।

उल्लेखनीय एक मार्कडाउन-आधारित नोट लेने वाला ऐप है जिसका उपयोग आप एक्शन आइटम सूचियां बनाने और साझा करने के लिए कर सकते हैं। यह टीम के सदस्यों को टैग करना, अन्य नोट्स से लिंक करना, अन्य ऐप्स से नोट्स आयात करना आदि जैसी सहज नोट-टेकिंग और सहयोग सुविधाएँ भी प्रदान करता है।

डाउनलोड करें: विंडोज़ के लिए उल्लेखनीय | लिनक्स | मैकोज़ (मुक्त)

4. एक नियत तिथि निर्धारित करें

नियत तारीख और समय सीमा जैसी शर्तें सबसे प्रभावी बल हैं जो किसी को भी कार्य पूरा करने की ओर ले जाती हैं। इसलिए, जब भी आप अपनी टीम की दैनिक टू-डू सूची में कोई कार्य आइटम जोड़ते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप उस कार्य के लिए नियत तिथि निर्दिष्ट कर रहे हैं।

क्लिकअप एक व्यापक कार्य और परियोजना प्रबंधन उपकरण है जो स्वचालित रूप से एक्शन आइटम अवधारणा को लागू करता है। आपको इस ऐप में कई पेशेवर परियोजना प्रबंधन टेम्पलेट मिलेंगे। कुछ क्लिक के साथ, आप अपनी परियोजना के अनुरूप इनमें से किसी भी टेम्पलेट को वैयक्तिकृत कर सकते हैं।

5. एक से अधिक सूचियों में कार्य आइटम रखें

एक्शन आइटम किसी भी प्रोजेक्ट का सबसे बारीक रूप है। एक प्रोजेक्ट के तहत एक्शन आइटम्स को कई सूचियों में अलग करें।

उदाहरण के लिए, एक वेबसाइट विकास परियोजना के लिए वेब विकास, ग्राफिक डिजाइनिंग, एनिमेशन, रचनात्मक लेखन और सर्वर होस्टिंग जैसे विभिन्न कौशल की आवश्यकता होती है। तो, आप आवश्यक कौशल के आधार पर कार्रवाई मदों की पांच अलग-अलग सूचियां बना सकते हैं।

टिकटिक एक ऑनलाइन नोट लेने वाला ऐप है जिसका उपयोग आप एक प्रोजेक्ट के लिए कई सूचियों में अपने एक्शन आइटम की रूपरेखा तैयार करने के लिए कर सकते हैं। ऐप असीमित उप-कार्य निर्माण का समर्थन करता है। इसलिए, आपके लिए एक प्रोजेक्ट के तहत कार्यों का पदानुक्रम बनाना आसान है।

6. दैनिक या साप्ताहिक समीक्षा

यह सुनिश्चित करने के लिए कि कार्रवाई आइटम कार्यों के कुशल और त्वरित प्रसंस्करण के लक्ष्य की ओर काम कर रहे हैं, आपको टू-डू सूचियों की समीक्षा करने की आवश्यकता है। परियोजना की लंबाई के आधार पर, आप दैनिक या साप्ताहिक समीक्षाओं का अनुसरण कर सकते हैं।

समीक्षा प्रक्रिया टीम के सदस्यों, सहयोगियों और ग्राहकों से टिप्पणियों और प्रतिक्रिया को शामिल करके टू-डू सूची को पूर्ण करने में आपकी सहायता करेगी।

Todoist बोर्डों और कार्यों जैसे स्मार्ट विचारों के साथ एक आदर्श टू-डू सूची प्रबंधन उपकरण है। यह विशेष रूप से एक परियोजना के तहत सभी कार्रवाई मदों की समीक्षा करने में मदद करता है। आप आवश्यक रूप से कार्रवाई आइटम को आसानी से बदल सकते हैं।

अपनी टू-डू सूचियों का अधिकतम लाभ उठाएं

यदि आप टू-डू लिस्ट एक्शन आइटम बनाने में उपरोक्त रणनीतियों को लागू करते हैं, तो आप अधिक कार्रवाई योग्य टू-डू सूचियां बना सकते हैं। जब भी आप अपनी टीम के सदस्यों को ऐसे कार्य सौंपते हैं, तो वे कार्य, समय सीमा और उद्देश्य को आसानी से समझ सकते हैं।

इसके अलावा, एक्शन आइटम आपको एक बड़ी और जटिल परियोजना को छोटे, अधिक प्रबंधनीय कार्यों में विभाजित करने में मदद करते हैं। यह आपको चीजों को सहजता से करने में सक्षम बनाता है।