एक्सेल में आउटलाइन्स और सबटोटल्स के साथ रो और कॉलम को कैसे ग्रुप करें?

यदि आप एक पेशेवर डेटा विश्लेषक हैं, तो आप एक्सेल कार्यपुस्तिकाओं में कई कार्यपत्रकों को संभालने की संभावना रखते हैं। एक्सेल फाइल में हजारों कॉलम और रो होते हैं, जिससे अर्थपूर्ण डेटा निकालना मुश्किल हो जाता है।

हालाँकि, डेटा की सूची में एक्सेल सुविधाएँ जैसे आउटलाइन, समूह डेटा और उप-योग, व्यावसायिक डेटा का विश्लेषण करने और दर्शकों या क्लाइंट को प्रभावशाली रिपोर्ट प्रस्तुत करने के लिए आवश्यक हैं।

एक्सेल में ग्रुप कॉलम में अपना डेटा कैसे फॉर्मेट करें

एक्सेल सबटोटल फंक्शन और एक्सेल ऑटो ग्रुप का उपयोग करके आश्चर्यजनक डेटा विज़ुअलाइज़ेशन बनाने के लिए आगे बढ़ने से पहले, आपको कच्चे डेटा को पुनर्गठित करने की आवश्यकता है।

एक्सेल डेटा में सबटोटल जोड़ने के लिए, सबसे पहले, आपको डेटा लिस्ट को सॉर्ट करना होगा। फिर, आप निम्नानुसार एक्सेल सॉर्ट फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं:

  1. किसी भी कॉलम हैडर पर क्लिक करें जिसे आप सॉर्ट करना चाहते हैं।
  2. होम टैब के रिबन पर, संपादन देखें
  3. अब, Sort & Filter पर क्लिक करें और फिर A से Z तक सॉर्ट करें , Z से A को सॉर्ट करें , या कस्टम सॉर्ट चुनें , जैसा कि आप फिट देखते हैं।

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जब आप एक्सेल में कॉलम को ग्रुप करना चाहते हैं, तो सुनिश्चित करें कि वर्कशीट में अद्वितीय कॉलम हेडिंग वाले डेटासेट हैं, कोई खाली कॉलम या रो नहीं है, और प्रत्येक रो सबसेट के लिए सबटोटल हैं। पुनर्गठन के बाद, आपका डेटा इस छवि पर दिखाए गए जैसा दिखना चाहिए:

वास्तविक जीवन डेटा पर काम करने से पहले आप आउटलाइन और सबटोटल फ़ंक्शन का अभ्यास करने के लिए इस मुफ्त एक्सेल वर्कशीट को डाउनलोड कर सकते हैं।

एक्सेल डेटासेट में सबटोटल कैसे जोड़ें

एक्सेल सबटोटल फ़ंक्शन आपको डेटा की सूची में एक कॉलम के लिए भव्य योग और उप-योग की गणना करने की अनुमति देता है। आपको हजारों कॉलम और पंक्तियों को प्रारूपित करने की आवश्यकता नहीं है क्योंकि एक्सेल स्वचालित रूप से डेटा सूची का पुनर्गठन करेगा।

एक्सेल का सबटोटल फ़ंक्शन स्वचालित रूप से डेटा को समूहित करता है, और आप COUNT, SUM, AVERAGE, Max, Min, Product, Count Numbers, StdDev, आदि जैसे कार्यों का उपयोग करने में सक्षम होंगे। अपने Excel कार्यपत्रक में उप-योग जोड़ने के लिए, इन चरणों का पालन करें:

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  1. वर्कशीट डेटा को उस कॉलम हेडिंग के अनुसार सॉर्ट करें जिसके लिए आप सबटोटल जोड़ना चाहते हैं।
  2. वर्तमान उदाहरण वर्कशीट में, श्रेणी कॉलम डेटा सॉर्टिंग का आधार है।
  3. अब, डेटा रेंज के भीतर किसी भी सेल का चयन करें
  4. रिबन पर, डेटा टैब पर क्लिक करें।
  5. डेटा टैब के आउटलाइन सेक्शन में, सबटोटल पर क्लिक करें।
  6. एक्सेल वर्कशीट के भीतर संपूर्ण डेटासेट का चयन करेगा, और आपको सबटोटल डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।

7. उप-योग संवाद बॉक्स पर, प्रत्येक परिवर्तन में के अंतर्गत ड्रॉप-डाउन मेनू पर क्लिक करके वांछित कॉलम चुनें।

8. अब, आपको ड्रॉप-डाउन फ़ील्ड से एक विकल्प चुनकर उपयोग फ़ंक्शन फ़ील्ड सेट करने की आवश्यकता है। आप SUM , AVERAGE , Max , Min , आदि के बीच कुछ भी चुन सकते हैं।

9. एक्सेल परिकलित उप-योग को उस सेल में रखेगा जिसे आप इसमें उप-योग जोड़ें के अंतर्गत चुनते हैं।

10. ओके पर क्लिक करें, और एक्सेल स्वचालित रूप से रूपरेखा के साथ उपयोग जोड़ देगा।

स्वचालित रूपरेखा समूह आपके कॉलम शीर्षक चयन के अनुसार प्रत्येक समूह के अंतर्गत उप-योग दिखाएंगे। उदाहरण के लिए, इस ट्यूटोरियल में, बार्स , कुकीज , क्रैकर्स और स्नैक्स जैसी खाद्य वस्तुओं की श्रेणियां अलग-अलग समूह हैं। प्रत्येक समूह का योग मूल्य कुल मूल्य (यूएसडी) कॉलम पर उपलब्ध है।

नेस्टेड डेटा को विज़ुअलाइज़ करने के लिए एक्सेल में ग्रुप कैसे करें

एक्सेल आपको एक आउटलाइन बनाने की अनुमति देता है जिसमें अधिकतम आठ स्तर होते हैं। यह अक्सर उपयोग किया जाने वाला टूल है जब आपको अलग-अलग हेडर के समूह के रूप में डेटा की एक लंबी सूची को सारांशित करने की आवश्यकता होती है। सबसे बाईं या सबसे बाहरी आउटलाइन नंबर 1 (एक) से शुरू होती है, और जैसे ही आप दाईं ओर जाते हैं, यह नंबर 8 (आठ) तक जा सकती है

आप नेस्टेड डेटा को समूह या सारांश डेटा के रूप में त्वरित रूप से देख सकते हैं या एक्सेल समूह पंक्तियों या आउटलाइन टूल का उपयोग करके प्रत्येक समूह के विवरण भी प्रकट कर सकते हैं। एक्सेल आपको कॉलम की रूपरेखा , पंक्तियों की रूपरेखा और दोनों पंक्तियों और स्तंभों की रूपरेखा बनाने में सक्षम बनाता है।

एक्सेल ऑटो ग्रुप एक रूपरेखा बनाने के लिए

जब आपको छोटी नेस्टेड डेटा सूचियों को व्यवस्थित करने की आवश्यकता होती है, तो आप स्वचालित समूह बनाने के लिए रूपरेखा उपकरण का उपयोग कर सकते हैं। आप इन चरणों को आजमा सकते हैं:

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  1. पंक्ति डेटा के भीतर किसी भी सेल पर क्लिक करें जिसे आपको समूहीकृत करने की आवश्यकता है।
  2. अब, एक्सेल रिबन पर डेटा टैब पर जाएं।
  3. रूपरेखा अनुभाग में, आपको समूह ड्रॉप-डाउन मेनू मिलेगा।
  4. Group पर क्लिक करें और फिर Auto Outline चुनें।

आप देखेंगे कि समूह फ़ंक्शन ने पंक्तियों को पूरी तरह से व्यवस्थित किया है। आपको बाईं ओर कई डेटा स्तर संरचनाओं का प्रतिनिधित्व करने वाले आउटलाइन बार भी दिखाई देंगे।

आप लेवल बटन जैसे नंबर 1 (एक), नंबर 2 (दो), नंबर 3 (तीन), आदि के साथ इंटरैक्ट करके कई विज़ुअलाइज़ेशन विकल्पों का पता लगा सकते हैं।

1. यदि आप निम्नतम स्तर, नंबर 1 (एक) का चयन करते हैं, तो आपको वर्कशीट में न्यूनतम डेटा दिखाई देगा। वर्तमान उदाहरण में, यह सभी खाद्य पदार्थों की कुल लागत है।

2. जब आप अगले स्तर पर क्लिक करते हैं, तो आप केवल कुल योग पंक्ति के साथ उप-योग पंक्तियाँ देखेंगे। आपको एक्सेल वर्कशीट में अन्य विस्तृत डेटा सूचियाँ नहीं दिखाई देंगी।

3. अब आप मौजूदा उदाहरण डेटा में उच्चतम स्तर या संख्या 3 (तीन) का चयन कर सकते हैं ताकि सभी पंक्तियों और स्तंभों को रेखांकित दृश्य के साथ विस्तारित किया जा सके।

आप एक्सेल में कॉलम को ग्रुप करने के लिए उपरोक्त चरणों का भी उपयोग कर सकते हैं। डेटासेट को तदनुसार प्रारूपित करें ताकि एक्सेल ऑटो आउटलाइन कमांड उप-योगों को पहचान सके।

एक्सेल ग्रुप कमांड टू ग्रुप रो मैन्युअली Command

जब वर्कशीट में एक से अधिक स्तर की जानकारी जैसे जटिल डेटासेट होते हैं, तो आपको मैन्युअल ग्रुपिंग के लिए ग्रुप कमांड का उपयोग करने की आवश्यकता होती है।

  1. डेटा के एक सबसेट का चयन करें जिसे आप समूह में शामिल करना चाहते हैं और फिर एक्सेल रिबन के डेटा टैब में समूह कमांड पर क्लिक करें।
  2. डेटा के दूसरे सबसेट के साथ एक और समूह बनाने के लिए, पंक्तियों का चयन करें और फिर समूह कमांड पर क्लिक करें या इस शॉर्टकट कुंजी Shift + Alt + दायां तीर का उपयोग करें

3. यदि आप एक नेस्टेड समूह बनाना चाहते हैं, तो संबंधित सारांश पंक्ति के अंदर सभी विवरण पंक्तियों को चुनें और फिर शॉर्टकट Shift + Alt + दायां तीर का उपयोग करें

आप एक्सेल कोलैप्स रो विकल्प का उपयोग करके विस्तृत पंक्तियों को छिपा सकते हैं: जटिल नेस्टेड डेटा को सरल बनाने के लिए आउटलाइन पर माइनस (-) साइन। जब आप एक आउटलाइन बार को छोटा करते हैं, तो माइनस (-) साइन बाद में पंक्तियों को सामने लाने के लिए प्लस (+) साइन में बदल जाता है।

आप एक्सेल रिबन पर डेटा टैब के आउटलाइन सेक्शन पर विवरण दिखाएँ और विवरण छिपाएँ बटन का अतिरिक्त रूप से उपयोग कर सकते हैं।

एक्सेल वर्कशीट में ग्रुप और आउटलाइन के लिए इन-बिल्ट स्टाइल हैं। शैलियाँ लागू करने के लिए, डेटा टैब के रूपरेखा अनुभाग में संवाद बॉक्स लॉन्चर आइकन (एक छोटा ड्रॉप-डाउन तीर) पर क्लिक करें।

आपको एक सेटिंग डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा। स्वचालित शैलियों के लिए चेक बॉक्स पर क्लिक करें और फिर शैलियाँ लागू करें बटन पर क्लिक करें।

अपनी एक्सेल रिपोर्ट में एक पेशेवर स्पर्श लागू करें

एक्सेल सबटोटल्स और आउटलाइन्स (ग्रुप्स) पर इस एक्सेल ट्यूटोरियल के साथ, आप जटिल डेटा को समझने में आसान टेबल में व्यवस्थित करने में सक्षम होंगे। एक्सेल वर्कशीट का उपयोग करके, आप मूल्यवान डेटा इंटेलिजेंस निकालने के लिए नेस्टेड डेटा को कई दृष्टिकोणों से देख सकते हैं।