एक्सेल में इनकम स्टेटमेंट कैसे बनाएं

बड़े और छोटे दोनों तरह के व्यवसायों को अपने प्रदर्शन को ट्रैक करने की आवश्यकता है। यही कारण है कि वित्तीय विवरण, जैसे कि बैलेंस शीट और आय विवरण, उपयोगी होते हैं।

अपने व्यवसाय के प्रदर्शन की जांच करने के लिए, आपको एकाउंटेंट या अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर की भी आवश्यकता नहीं है। यदि आप निर्देशों का पालन करते हैं तो एक्सेल आपको अपना बयान देने में मदद कर सकता है।

अपने विवरण तैयार करने में आपकी सहायता के लिए, आय विवरण कैसे बनाया जाए, इस पर एक मार्गदर्शिका यहां दी गई है।

एक आय विवरण क्या है?

यह दस्तावेज़ काफी सरल है। आपको केवल यह सूत्र याद रखने की आवश्यकता है:

 Net Income = (Total Revenue + Gains) - (Total Expenses + Losses)

एक बार जब आप अपना आय विवरण बना लेते हैं, तो आप देखेंगे कि आपने एक अवधि में कितना कमाया (या खोया)। आपको वह राशि भी दिखाई देगी जो आप प्रति श्रेणी बना रहे हैं या खर्च कर रहे हैं।

यह जानकारी आपको अपनी दक्षता देखने देगी। डेटा आपको यह भी बताएगा कि आपके व्यवसाय के किन पहलुओं में सुधार की आवश्यकता है।

1. अपनी अवधि चुनें

अधिकांश आय विवरण प्रतिवर्ष तैयार किए जाते हैं। इस तरह, आप देख सकते हैं कि आपने अपना पिछला वर्ष कैसा किया और आप क्या सुधार कर सकते हैं।

हालाँकि, आप त्रैमासिक (या मासिक भी) आय विवरण बना सकते हैं। यह विशेष रूप से उपयोगी है यदि आपका व्यवसाय नया है या यदि आप रणनीति बदल रहे हैं। ऐसा इसलिए है क्योंकि यह आपको आपके द्वारा किए गए परिवर्तनों के समग्र प्रभाव को देखने की अनुमति देता है।

2. हाथ पर अपना जर्नल रखें

आपके द्वारा दिए गए किसी भी बयान के लिए सटीक रिकॉर्ड रखना आवश्यक है। इसलिए व्यवसायों को एक जर्नल में अपने वित्तीय लेनदेन पर नज़र रखने की आवश्यकता है।

अगर आपने अभी तक कोई जर्नल शुरू नहीं किया है, तो आप अपनी रसीदों, बैंक स्टेटमेंट और अन्य रिकॉर्ड के साथ अपना आय विवरण बना सकते हैं। जब तक आपके पास पूरा विवरण है, तब तक आप उचित रूप से सटीक आय विवरण बना सकते हैं।

3. अपनी जानकारी व्यवस्थित करें

आय विवरण बनाने के साथ आगे बढ़ने से पहले, आपको पहले उन्हें व्यवस्थित करना चाहिए। इस दस्तावेज़ में चार प्राथमिक श्रेणियां हैं:

  • राजस्व/लाभ अनुभाग : आपकी कंपनी के प्राथमिक उद्देश्य के तहत अर्जित और खर्च किए गए धन का संदर्भ लें।
  • परिचालन व्यय : आपकी कंपनी के दिन-प्रतिदिन के खर्चों को संदर्भित करता है। आपके व्यवसाय को चलाने के लिए ये आपके आवश्यक व्यय हैं।
  • निरंतर संचालन से लाभ (हानि) : आपके ब्याज व्यय, करों और अन्य नकदी आंदोलनों को संचालन से संबंधित नहीं है।
  • गैर-आवर्ती घटनाएँ : महत्वपूर्ण, गैर-आवर्ती लाभ और हानियों को संदर्भित करता है। ये महत्वपूर्ण संपत्तियों की बिक्री या खरीद, बंद किए गए कार्यों से आय, लेखांकन विचार और अन्य मदें हो सकती हैं।

पता लगाएं कि प्रत्येक लेन-देन किस अनुभाग में आता है ताकि बाद में आपकी एक्सेल फ़ाइल को भरना आसान हो जाए।

4. एक्सेल फाइल बनाएं

  1. अपना आय विवरण बनाने के लिए, पहले Microsoft Excel खोलें, फिर एक नई फ़ाइल बनाएँ
    आय विवरण एक्सेल फ़ाइल शीर्षक
  2. पहले सेल में, [कंपनी का नाम] आय विवरण टाइप करें। यह आपकी फ़ाइलों को व्यवस्थित करने में आपकी मदद करता है, खासकर यदि आपको इस दस्तावेज़ को प्रिंट करने की आवश्यकता है।
  3. एक पंक्ति छोड़ें और फिर कवर्ड पीरियड लिखें। यह दिखाता है कि इस आय विवरण में कौन सी तिथियां शामिल हैं।

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5. अपनी उपश्रेणियाँ खोजें

प्रदान की गई चार श्रेणियां अधिकांश कंपनियों में समान रहती हैं। हालांकि, यहां के अंतर्गत आने वाले अनुभाग व्यवसाय से व्यवसाय में बदल जाएंगे।

किस अनुभाग को रखना है यह चुनने में आपकी सहायता के लिए, यहां कुछ उदाहरण दिए गए हैं:

1. राजस्व

  • बिक्री
    • कुल बिक्री
    • खराब पण्य वस्तु
    • कुल बिक्री
  • बेचे गए माल की लागत: यह आपकी इन्वेंट्री के लिए आपकी पूंजी को संदर्भित करता है। यह केवल तभी लागू होता है जब आपका व्यवसाय भौतिक वस्तुओं से संबंधित हो। यदि आप एक सेवा-आधारित व्यवसाय हैं, तो आप इस अनुभाग को छोड़ सकते हैं।
  • प्रारंभिक विषय – वस्तु
  • खरीदा माल
  • कच्चा माल
  • विनिर्माण श्रम
  • कुल उपलब्ध सामान
  • इनवेंटरी को खत्म करना
  • बेचे गए माल की कुल लागत
  • सकल लाभ (हानि)

2. परिचालन व्यय

  • वेतन
  • किराया
  • उपयोगिताओं
  • परिवहन
  • विज्ञापन
  • विपणन
  • अन्य
  • कुल संचालन व्यय
  • परिचालन आय (हानि)

3. सतत संचालन से लाभ (हानि)

  • अन्य लाभ
    • अन्य खर्चों
    • ब्याज खर्च
  • सतत संचालन से कुल लाभ (हानि)
  • कर पूर्व आय
    • कर व्यय
  • सतत संचालन से आय (हानि)

4. गैर-आवर्ती घटनाएं

  • बंद किए गए कार्यों से आय
    • बंद संचालन से नुकसान
  • असाधारण वस्तुओं से लाभ
    • असाधारण वस्तुओं से हानि
  • लेखांकन परिवर्तन से लाभ
    • लेखांकन परिवर्तन से हानियाँ
  • गैर-आवर्ती घटनाओं से कुल लाभ (हानि)
  • शुद्ध आय

ये श्रेणियां वे हैं जो अधिकांश व्यवसाय अपने आय विवरण के लिए उपयोग करते हैं। हालाँकि, जैसा कि आप फिट देखते हैं, इसे बदलने के लिए स्वतंत्र महसूस करें।

हमेशा श्रेणियों और उपश्रेणी अनुभागों के बीच रिक्त स्थान जोड़ें। यह सुनिश्चित करता है कि आप कसकर भरी हुई जानकारी के साथ भ्रमित नहीं होंगे।

प्रत्येक उपखंड को अन्य अनुभागों से अलग करने में मदद करने के लिए इंडेंट करें। होम रिबन में , आप संरेखण के अंतर्गत इंडेंट बटन पा सकते हैं।

आप यह सुनिश्चित करने के लिए कॉलम का आकार भी बदल सकते हैं कि सभी सामग्री फिट हो। ऐसा कॉलम A और B के बीच की रेखा पर डबल-क्लिक करके करें।

6. अपने सूत्र तैयार करें

आपके आय विवरण में सूत्र सरल हैं। आखिरकार, यह केवल मूल्यों को जोड़ने या घटाने की बात है।

हालाँकि, सभी मान जुड़े हुए हैं, इसलिए आपको अपने सूत्र लिखते समय सावधान रहना चाहिए। सबसे पहले, नेट सेल्स का फॉर्मूला तैयार करें। आपको केवल यहां प्रविष्टियों का योग खोजने की आवश्यकता है।

ऐसा करने के लिए, टाइप करें =SUM( और फिर बिक्री उपखंड के तहत सभी प्रविष्टियों का चयन करें। कई सेल का चयन करने के लिए Shift कुंजी को दबाए रखना न भूलें।

बेचे गए माल की लागत अनुभाग में दो उप-योग हैं। पहला है टोटल गुड्स अवेलेबल । यह आपकी सभी मौजूदा इन्वेंट्री का योग है। यह मान ज्ञात करने के लिए, ऊपर दिए गए सूत्र को दोहराएं और कुल उपलब्ध वस्तुओं के ऊपर की सभी प्रविष्टियों का चयन करें।

बेचे गए माल की कुल लागत कुल उपलब्ध माल और कम: समाप्ति सूची का योग है। इसका सूत्र है =SUM([कुल माल उपलब्ध]:[कम:अंतिम सूची])

एक बार जब आपके पास वह मूल्य हो, तो इस सूत्र का उपयोग करके अपने सकल लाभ की गणना करें: = [शुद्ध बिक्री] – [बेची गई वस्तुओं की कुल लागत]

कुल परिचालन व्यय का सूत्र शुद्ध बिक्री में प्रयुक्त सूत्र जैसा है। उपयोग =SUM( फिर इस उपश्रेणी के अंतर्गत सभी कक्षों का चयन करें।

अपनी परिचालन आय (हानि) की गणना करने के लिए, सूत्र =[सकल लाभ (हानि)]-[कुल परिचालन व्यय] का उपयोग करें

योग फ़ंक्शन का उपयोग करके निरंतर संचालन से अपने कुल लाभ (हानि) की गणना करें। फिर एक बार जब आपके पास वह राशि हो, तो इस सूत्र के साथ करों से पहले अपनी आय ज्ञात करें: =[संचालन आय (हानि)]+[कुल लाभ (हानि)]

निरंतर संचालन से अपनी आय प्राप्त करने के लिए, करों से पहले अपनी आय जोड़ें , कम: कर व्यय मूल्य, और परिचालन आय।

फिर आपको गैर-आवर्ती घटनाओं से कुल लाभ/हानि का पता लगाना होगा। ऐसा करने के लिए SUM फ़ंक्शन का उपयोग करें।

शुद्ध लाभ की गणना करने के लिए, निरंतर संचालन और गैर-आवर्ती लाभ या हानियों से आय जोड़ें

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7. अपना दस्तावेज़ प्रारूपित करें

अपने दस्तावेज़ को पढ़ने में आसान बनाने के लिए, इसे प्रारूपित करें ताकि ऋणात्मक संख्याएँ लाल दिखाई दें। ऐसा इसलिए करें ताकि आप केवल एक नज़र से अपने कथन का शीघ्रता से विश्लेषण कर सकें।

ऐसा करने के लिए, अपने सभी डेटा का चयन करें। फिर, होम रिबन पर संख्या अनुभाग में ड्रॉपडाउन मेनू देखें

  1. अधिक संख्या प्रारूप चुनें
  2. आपको Format Cells नाम की एक नई विंडो दिखाई देगी। शीर्ष पंक्ति में संख्या टैब देखें।
  3. उस पर क्लिक करें, फिर, श्रेणी सबविंडो के तहत, मुद्रा चुनें।
  4. सही प्रतीक खोजें जो आपकी मुद्रा को सटीक रूप से दर्शाता है।
  5. बाद में, ऋणात्मक संख्याओं के अंतर्गत : सबविंडो, लाल फ़ॉन्ट रंग विकल्प के साथ -$1234.10 चुनें।

फिर आपको अपने डेटा में सभी नकारात्मक मान दिखाई देने चाहिए, जिससे इसे ढूंढना और देखना आसान हो जाता है।

साथ ही, प्रत्येक श्रेणी, उप-योग और कुल पंक्ति का चयन करें और अलग-अलग रंग निर्दिष्ट करें। यह पढ़ने में आसान बनाता है और आपके आय विवरण को एक पेशेवर रूप देता है।

8. अपना मान रखें

एक बार जब आप सब कुछ तैयार कर लेते हैं, तो आपके द्वारा तैयार किए गए सभी वास्तविक मूल्यों को रखें। आपके द्वारा दर्ज की गई सभी राशियाँ धनात्मक होनी चाहिए, जब तक कि यह कम चिह्नित की गई पंक्ति के लिए न हो:

आप यहां इस आय विवरण नमूने की एक प्रति को एक्सेस और सहेज सकते हैं

देखें कि आपके व्यवसाय ने कैसा प्रदर्शन किया

अब जब आप जानते हैं कि आप कहां से पैसा कमाते हैं और आपके खर्च कहां हैं, तो आप देख सकते हैं कि आप अपने लक्ष्यों को प्राप्त कर रहे हैं या नहीं। इस दस्तावेज़ का उपयोग करके, आप देख सकते हैं कि आप अपना व्यवसाय कितनी कुशलता से चलाते हैं।

आप इस दस्तावेज़ की तुलना दो अवधियों के बीच भी कर सकते हैं। यदि आप रणनीतिक परिवर्तन कर रहे हैं तो यह विशेष रूप से सहायक होता है। आप देखेंगे कि आपके द्वारा किए गए परिवर्तन प्रभावी हैं या नहीं।