एक्सेल में वर्तनी और व्याकरण की जाँच कैसे करें

जब व्याकरण की बात आती है तो एक्सेल में काम करना निराशा का एक पूरा भार पेश कर सकता है। माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के विपरीत, एक्सेल आपके काम में स्वचालित व्याकरणिक परिवर्तन नहीं करता है। जब आप घटिया काम जमा करते हैं तो यह शर्मनाक हो सकता है।

सौभाग्य से, ऐसे कई तरीके हैं जिनसे आप Excel में अपनी कार्यपत्रकों और कार्यपुस्तिकाओं में त्रुटियों को ठीक कर सकते हैं। इस लेख में, हम Microsoft Excel में वर्तनी और व्याकरण की जाँच करने के तरीके के बारे में कुछ सुझाव प्रदान करेंगे।

व्याकरण परीक्षक को मैन्युअल रूप से सक्रिय करना

आप अपने एक्सेल वर्कशीट पर स्थिर रहते हुए F7 दबाकर वर्तनी और व्याकरण परीक्षक को सक्रिय कर सकते हैं। यदि वह आपके कंप्यूटर पर काम नहीं करता है, तो व्याकरण परीक्षक को सक्रिय करने के लिए इन चरणों का पालन करें:

1. अपनी एक्सेल फाइल पर रहते हुए, रिव्यू टैब चुनें।

2. स्पेलिंग पर क्लिक करें।

3. आपको पहली गलत वर्तनी वाला एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा, जिसमें इसे बदलने, अनदेखा करने या इसे अपने कस्टम शब्दकोश में जोड़ने के विकल्प होंगे।

4. वर्तनी की गलती का समाधान करें, और संवाद बॉक्स स्वचालित रूप से अगली त्रुटि प्रदर्शित करेगा।

विभिन्न व्याकरण जाँच विकल्प

आपकी फ़ाइल की प्रकृति और उसमें डेटा की मात्रा के आधार पर, आप अपने काम की व्याकरण-जांच करने के लिए तीन अलग-अलग तरीकों का विकल्प चुन सकते हैं। आपकी तात्कालिकता और आवश्यकता के आधार पर, आप अलग-अलग कक्षों और श्रेणियों, चयनित कार्यपत्रकों, या संपूर्ण कार्यपुस्तिका की जांच कर सकते हैं। यहां प्रत्येक श्रेणी के लिए चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका दी गई है:

1. व्यक्तिगत कोशिकाओं की जाँच करना

  1. अपने इच्छित सेल का चयन करें और इसे वर्तनी जाँचने के लिए अपने कीबोर्ड पर F7 शॉर्टकट पर क्लिक करें।
  2. एक डायलॉग बॉक्स वर्तनी सुझाव प्रदर्शित करेगा। अपने शब्दकोश में शब्द को सही करके, अनदेखा करके या जोड़कर त्रुटि को हल करने का तरीका चुनें।

2. कोशिकाओं की एक श्रृंखला की जाँच करना

एकल कार्यपत्रक में एकाधिक कक्षों की वर्तनी जाँचने के लिए:

1. उन कक्षों का चयन करें जिन्हें आप वर्तनी जांचना चाहते हैं, अर्थात, D3:D10

2. F7 का उपयोग करके या समीक्षा > वर्तनी का चयन करके वर्तनी परीक्षक को सक्रिय करें

3. वर्तनी त्रुटियों को या तो बदलकर, अपने कस्टम शब्दकोश में जोड़कर, या उन्हें अनदेखा करके हल करें।

3. चयनित पत्रक में वर्तनी की जाँच करना

आप विशिष्ट कार्यपत्रकों में नीचे टैब पर उन्हें चुनकर वर्तनी की जांच कर सकते हैं।

1. आप जिस शीट की वर्तनी जांचना चाहते हैं, उस पर एक साथ क्लिक करते हुए अपने कीबोर्ड पर Ctrl कुंजी दबाएं .

2. अपने कीबोर्ड पर F7 कुंजी दबाकर स्पेलिंग चेकर को सक्रिय करें।

3. एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा। प्रदर्शित वर्तनी त्रुटि का समाधान करें। तब तक बॉक्स अगली त्रुटि को क्रमिक रूप से दिखाएगा जब तक कि वर्कशीट की पूरी श्रृंखला त्रुटि मुक्त न हो जाए।

4. संपूर्ण कार्यपुस्तिका की वर्तनी जांचना

संपूर्ण कार्यपुस्तिका के साथ काम करते समय, आप सामूहिक रूप से वर्तनी-जांच करके अपने काम को आसान बना सकते हैं।

1. अपनी कार्यपुस्तिका पर किसी भी कार्यपत्रक का चयन करें और पॉप-अप मेनू का संकेत देने के लिए उस पर राइट-क्लिक करें।

2. Select All Worksheets पर क्लिक करें।

3. अपने कीबोर्ड पर F7 की दबाएं , एक स्पेलिंग डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।

4. जब तक आप अंतिम सुधार तक नहीं पहुंच जाते, तब तक वर्तनी की त्रुटियों का समाधान करें क्योंकि वे प्रदर्शित होती हैं।

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VBA मैक्रोज़ का उपयोग करके व्याकरण की जाँच

यदि आप अधिक स्वचालित पद्धति के लिए बाहर हैं, तो आपको VBA वर्तनी जाँच मैक्रोज़ का उपयोग करना चाहिए। ये मैक्रो माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल के भीतर कोड की लाइनें हैं जो आपको गलत वर्तनी वाले शब्दों को पहचानने और बदलने की अनुमति देती हैं।

वीबीए मैक्रोज़ विशेष रूप से सहायक होते हैं क्योंकि वे गलत वर्तनी वाले शब्दों को उजागर करने के लिए दृश्य रंगों का उपयोग करते हैं, जिससे उन्हें अधिक स्पष्ट और आसानी से खोजा जा सकता है। वीबीए मैक्रो का उपयोग करने के लिए, आपको एक्सेल संपादक में अपना वीबीए मैक्रो बनाना होगा:

1. अपनी इच्छित एक्सेल फ़ाइल खोलें।

2. Alt+F11 की दबाएं । यह एक एक्सेल वीबीए संपादक विंडो खोलेगा।

3. इन्सर्ट > मॉड्यूल पर क्लिक करें

4. इस कोड को मॉड्यूल संपादक में पेस्ट करें:

 Sub ColorMispelledCells()
For Each cl In ActiveSheet.UsedRange
If Not Application.CheckSpelling(Word:=cl.Text) Then _
cl.Interior.ColorIndex = 12
Next cl
End Sub

5. मैक्रो चलाने के लिए अपने कीबोर्ड पर F5 कुंजी दबाएं।

6. आपकी वर्कशीट में सभी गलत वर्तनी वाले शब्दों को अब हाइलाइट किया जाना चाहिए, जैसा कि नीचे दी गई छवि में दिखाया गया है।

आपके टाइप करते ही सुधार करना

एक्सेल में समय बचाने का सबसे अच्छा तरीका है कि आप जाते ही त्रुटियों को ठीक करें। इस तरह, आप पूरे कार्यभार में जमा हुई गलत वर्तनी को ठीक करने के लिए अतिरिक्त समय नहीं लेंगे। लिखते समय त्रुटियों को ठीक करने के लिए, आप Excel में स्वतः सुधार और स्वतः पूर्ण सुविधाओं का उपयोग कर सकते हैं।

अधिकांश एक्सेल प्रोग्रामों पर स्वतः पूर्ण सुविधा अक्सर डिफ़ॉल्ट पर होती है। आपके वर्कशीट में विभिन्न सेल में मेल खाने वाली प्रविष्टियां टाइप करते समय यह आपकी सटीकता को बनाए रखता है।

दूसरी ओर, स्वतः सुधार, त्रुटियों के होते ही उन्हें ठीक कर देगा। हालाँकि, आपको इसे पहले से सक्रिय करना होगा। यहां बताया गया है कि आप इसे कैसे सक्रिय कर सकते हैं।

1. फ़ाइल > विकल्प पर क्लिक करें।

2. एक एक्सेल विकल्प विंडो दिखाई देगी। प्रूफिंग श्रेणी पर क्लिक करें > स्वतः सुधार विकल्प > सामान्य त्रुटियों की जाँच करें।

3. ठीक क्लिक करें।

अपने कस्टम शब्दकोश में शब्द जोड़ना

विदेशी शब्दों को टाइप करते समय जो डिक्शनरी में नहीं हैं, अर्थात, कंपनी का नाम या किसी व्यक्ति का मूल नाम, एक्सेल इसे गलत के रूप में चिह्नित करेगा। भविष्य में इससे बचने के लिए, आपको शब्द को अपने कस्टम शब्दकोश में जोड़ना चाहिए।

1. फ़ाइल > विकल्प > प्रूफ़िंग पर क्लिक करें।

2. कस्टम डिक्शनरी पर क्लिक करें

3. अपना कस्टम शब्दकोश चुनें या एक नया कस्टम शब्दकोश बनाएं।

एक बार आपका कस्टम डिक्शनरी तैयार हो जाने पर, जब भी एक्सेल किसी सही शब्द को गलत के रूप में फ़्लैग करता है, तो आप शब्दकोश में जोड़ें बटन पर क्लिक करके उसमें शब्द जोड़ सकते हैं। ध्यान दें कि जब तक शब्द आपके कस्टम डिक्शनरी में है, तब तक एक्सेल त्रुटि को अनदेखा कर देगा।

व्याकरण विभिन्न भाषाओं की जाँच

आप पाठ और प्रविष्टियों की व्याकरण-जांच भी कर सकते हैं जो आपकी डिफ़ॉल्ट सिस्टम भाषा के अलावा अन्य भाषाओं में हैं। यह करने के लिए:

1. फ़ाइल > विकल्प पर क्लिक करें।

2. एक्सेल विकल्प संवाद बॉक्स पर, भाषाएँ > अतिरिक्त संपादन भाषाएँ जोड़ें पर क्लिक करें।

3. ड्रॉप-डाउन मेनू से कोई भाषा चुनें, जोड़ें चुनें.

4. ठीक क्लिक करें।

एक्सेल में अतिरिक्त व्याकरण संसाधन

कोश

यदि आप एक्सेल प्रोग्राम में समानार्थक शब्द देखना चाहते हैं तो एक्सेल थिसॉरस एक अमूल्य उपकरण है। आप इसका उपयोग दोहराए जाने वाले डेटा की उबाऊ श्रृंखलाओं को मसाला देने के लिए कर सकते हैं। थिसॉरस का उपयोग करने के लिए:

1. उस शब्द पर क्लिक करें जिसका पर्यायवाची आप खोजना चाहते हैं।

2. समीक्षा > थिसॉरस पर क्लिक करें

3. सबसे उपयुक्त शब्द का चयन करें और सम्मिलित करें चुनें।

थिसॉरस फीचर आपके वर्कशीट में व्याकरण को बढ़ाने में फायदेमंद है।

अनुवाद करना

विभिन्न भाषाओं में डेटा प्रविष्टियों के साथ काम करते समय अनुवाद सुविधा आवश्यक है। कभी-कभी, एक्सेल किसी शब्द को गलत वर्तनी के रूप में चिह्नित कर सकता है, जबकि वास्तविक अर्थों में, यह एक विदेशी भाषा में है। किसी विदेशी शब्द का अनुवाद करने के लिए:

1. उस शब्द पर क्लिक करें जिसका आप अनुवाद करना चाहते हैं।

2. समीक्षा > अनुवाद करें चुनें.

3. प्रकट होने वाले मेनू से स्रोत भाषा और लक्ष्य भाषा चुनें।

4. फिर सम्मिलित करें चुनें।

अनुसंधान

एक्सेल पर काम करते समय आपने शायद एक या दो नए शब्द का सामना किया होगा। अनुसंधान बटन आपको किसी भी विषय पर अधिक जानकारी प्राप्त करने के लिए उपलब्ध ऑनलाइन संसाधनों का उपयोग करने की अनुमति देता है।

यह उपकरण बहुत मददगार हो सकता है यदि आप इस बारे में अनिश्चित हैं कि किसी शब्द का क्या अर्थ है। एक शब्द देखने के लिए:

1. समीक्षा > अनुसंधान पर क्लिक करें

2. प्रकट होने वाले खोज के लिए फलक पर, वह शब्द टाइप करें जिस पर आप शोध करना चाहते हैं।

3. अपने पसंदीदा ऑनलाइन संदर्भ चुनें।

4. स्टार्ट सर्चिंग पर सेलेक्ट करें।

अगर एक्सेल स्पेल चेक काम नहीं कर रहा है तो क्या करें

हो सकता है कि आप अपने स्पेलिंग चेकर को सक्रिय करने में असमर्थ रहे हों क्योंकि आपकी एक्सेल फ़ाइल पासवर्ड से सुरक्षित है। इस मामले में, आपको या तो इस सुरक्षा को पूर्ववत करना होगा या मैक्रो का उपयोग करके अपनी वर्तनी की जांच करनी होगी।

यदि आपने संपादन मोड में एकल कक्ष का चयन किया है, तो आपका वर्तनी परीक्षक काम करने में विफल हो सकता है इसका एक अन्य कारण है। इस मामले में, स्पेलिंग चेकर संपूर्ण वर्कशीट के बजाय केवल चयनित सेल को प्रूफरीड करेगा। इसे हल करने के लिए, अपनी वर्तनी जांच चलाने से पहले वर्कशीट टैब पर क्लिक करें।

यह भी ध्यान दें कि एक्सेल स्पेलिंग और ग्रामर चेकर्स फ़ार्मुलों वाले सेल पर काम नहीं करेंगे। फ़ार्मुलों वाले सेल के लिए, आपको विशेष सेल पर क्लिक करना होगा और फिर फॉर्मूला बार से इसे सही करना होगा।

अंत में, यदि आपने माइक्रोसॉफ्ट कस्टम डिक्शनरी को सक्रिय नहीं किया है तो आपका वर्तनी परीक्षक काम नहीं कर सकता है। आपके शब्दकोश को अनुकूलित करने और यह सुनिश्चित करने के कई तरीके हैं कि यह आपके सभी Microsoft प्रोग्रामों में सबसे अच्छा काम करता है।

प्रूफरीडिंग मेड सिंपल

अपनी एक्सेल फाइलों को मैन्युअल रूप से प्रूफरीडिंग करना कभी आसान नहीं रहा। सौभाग्य से, आप कस्टम शॉर्टकट बना सकते हैं जो आपको पूरी प्रक्रियाओं को स्वचालित करने में मदद करेंगे, यह सुनिश्चित करते हुए कि वे बहुत सरल और प्रबंधनीय हैं।

इस लेख में सभी विधियों को मिलाने से यह सुनिश्चित होगा कि आपका काम स्थूल व्याकरण त्रुटियों के किसी भी निशान के बिना सही है। तो अब आप घटिया वर्कशीट को अलविदा कह सकते हैं!