एक दूरस्थ टीम को कुशलतापूर्वक प्रबंधित करने के लिए 10 सर्वश्रेष्ठ युक्तियाँ

दूरस्थ टीम प्रबंधन वास्तव में चुनौतीपूर्ण है। आपकी टीम के सदस्यों के विभिन्न स्थानों से काम करने के कारण, सभी को एक साथ रखना और उन्हें एक समान लक्ष्य की दिशा में काम करने के लिए प्रेरित करना अक्सर मुश्किल होता है।

हालाँकि, आप अपनी टीम का बेहतर तरीके से नेतृत्व करने के लिए इन सिद्ध युक्तियों का पालन कर सकते हैं।

1. एक सामान्य कार्य समय क्षेत्र सेट करें

दूरस्थ टीम, जिसमें विभिन्न समय क्षेत्रों के सदस्य शामिल होते हैं, अक्सर समय क्षेत्र प्रबंधन के साथ संघर्ष करते हैं। ऐसी टीम को सभी के लिए उपयुक्त समय क्षेत्र खोजने की जरूरत है। यह न केवल साप्ताहिक टीम मीटिंग के लिए महत्वपूर्ण है, बल्कि तत्काल निर्णयों के लिए रीयल-टाइम संचार के लिए भी महत्वपूर्ण है।

यदि आपकी टीम के सदस्य एक या दो घंटे के अंतराल के साथ समय क्षेत्र में रहते हैं, तो आप एक मानक समय निर्धारित कर सकते हैं जब सभी सदस्य उपलब्ध हों। हालांकि, स्पेसटाइम ऐप दुनिया भर में फैली टीमों के लिए उपयोगी होगा। यह आपको मैन्युअल समय क्षेत्र रूपांतरण को छोड़ने और सभी के लिए उपयुक्त सामान्य समय क्षेत्र का पता लगाने देता है।

2. काम के लिए लचीले समय की अनुमति दें

जब कोई घर से काम करता है, तो उसे घर के काम करने पड़ते हैं जैसे बच्चों का पालन-पोषण करना और बुजुर्गों की देखभाल करना। इन बिंदुओं पर विचार करें और टीम को सहानुभूति के साथ संभालें। यह एक अच्छा विचार है कि उन्हें सुविधाजनक समय और दिन पर काम करने दिया जाए। जब वे काम करते हैं, उस पर ध्यान केंद्रित करने के बजाय, आपको अपना ध्यान उनके द्वारा किए जाने वाले काम की वास्तविक मात्रा पर स्थानांतरित करने की आवश्यकता होती है।

उन्हें निर्धारित समय पर ही काम करने के लिए प्रेरित करने से उन पर दबाव पड़ सकता है और उनकी उत्पादकता कम हो सकती है। टाइम मैनेजमेंट टूल जैसे टाइम डॉक्टर आपको ट्रैक करते हैं कि कोई सदस्य किसी कार्य या प्रोजेक्ट में कितना समय लगाता है। इस प्रकार, आपको पता चल जाएगा कि सौंपे गए कार्य को पूरा करने के लिए कौन पर्याप्त समय लगाता है।

3. सेटअप स्मार्ट लक्ष्य

दूरस्थ टीमें विशिष्ट लक्ष्यों या उद्देश्यों के बिना कार्य नहीं कर सकतीं। आप अपनी टीम के लिए लक्ष्य निर्धारित करने के लिए स्मार्ट (विशिष्ट, मापने योग्य, प्राप्य, प्रासंगिक और समयबद्ध) मानदंड का उपयोग कर सकते हैं। जैसे-जैसे आपकी टीम अपने लक्ष्य के बारे में स्पष्ट होती है, वैसे-वैसे उस पर काम करना आसान हो जाता है।

इस पद्धति को लागू करते समय, लक्ष्य डैशबोर्ड और लक्ष्य पदानुक्रम जैसी सुविधाओं का उपयोग करके प्राप्य लक्ष्यों को चुनने के लिए लक्ष्य-निर्धारण ऐप वीकडोन आज़माएं

4. कार्य जवाबदेही सौंपें

चूंकि दूरस्थ कार्य में व्यक्तिगत पर्यवेक्षण का अभाव होता है, इसलिए आपको जवाबदेही की कमी दिखाई दे सकती है। इस समस्या से बचने के लिए, आपको लोगों को उनके द्वारा किए जाने वाले कार्यों के लिए जवाबदेह बनाने की आवश्यकता है। इसके अलावा, उन्हें एक परियोजना को पूरा करने के लिए आवश्यक स्वायत्तता प्रदान करें।

इस कार्रवाई का टीम के सदस्यों पर सकारात्मक प्रभाव पड़ेगा और वे ईमानदारी से अपना काम करेंगे। क्लिकअप आपको जवाबदेह लोगों को कार्य सौंपने और उनके प्रदर्शन को ट्रैक करने की अनुमति देता है।

5. एक टीम के रूप में परियोजना की प्रगति की समीक्षा करें

अच्छी शुरुआत के बाद भी परियोजनाएं आधी अधूरी रह सकती हैं। कुछ परियोजनाएं सफलतापूर्वक पूरी नहीं हो पाती हैं। किसी परियोजना की प्रगति पर नज़र रखने से आपको ऐसी दुर्घटनाओं से बचने में मदद मिल सकती है। एक टीम के रूप में प्रगति की नियमित रूप से समीक्षा करें और सुनें कि इसके बारे में सभी का क्या कहना है।

सभी के योगदान से, परियोजना के सफल और समय पर पूरा होने की दिशा में रोडमैप का पालन करना आसान हो जाएगा। Hibox आपको कार्यों को प्रबंधित करने और उसी प्लेटफॉर्म से वर्चुअल रिव्यू मीटिंग में शामिल होने देता है।

6. प्रशिक्षण और प्रतिक्रिया के लिए अलग समय निर्धारित करें

दूर-दराज के स्थानों से काम करने से सहकर्मियों से सीखने का अवसर और कार्यालय में काम के दौरान उनकी प्रतिक्रिया समाप्त हो जाती है। इसकी भरपाई के लिए, अलग प्रशिक्षण सत्रों की व्यवस्था करें जहां टीम के सदस्य अपने कर्मचारियों से सीखेंगे। लोगों को स्वेच्छा से दूसरों को उन विषयों पर प्रशिक्षित करने के लिए कहें जिनमें वे उत्कृष्टता प्राप्त करते हैं।

इस प्रकार, टीम के प्रत्येक सदस्य को लाभ होगा क्योंकि प्रशिक्षण सत्र सैद्धांतिक ज्ञान और व्यावहारिक कौशल को तेज करते हैं। जूम पर साप्ताहिक प्रशिक्षण सत्र इस मामले में अत्यधिक प्रभावी होगा। साथ ही, नियमित रूप से व्यक्तिगत और टीम फीडबैक प्रदान करें ताकि आपके सहकर्मी अपने दर्द बिंदुओं का पता लगा सकें और तदनुसार सुधार कर सकें।

7. परियोजनाओं के भीतर पारदर्शिता स्थापित करें

दूरस्थ टीमवर्क को कुशल बनाने के लिए, आपको पारदर्शिता और विश्वास का वातावरण सुनिश्चित करने की आवश्यकता है। आप उनसे नियमित रूप से संवाद कर रोल मॉडल बन सकते हैं। किसी भी बड़े निर्णय या संभावित परिवर्तन के मामले में, प्रत्येक कर्मचारी को सीसी में डालते हुए एक ईमेल भेजें।

यदि कोई महत्वपूर्ण परिवर्तन पाइपलाइन में है तो अपनी टीम को स्पष्टता के साथ सूचित करें। परियोजना प्रबंधन के संदर्भ में, किसी परियोजना के प्रत्येक उप-कार्य को लॉग करने के लिए आसन जैसे ऐप्स का उपयोग करें । इस प्रकार, परियोजना में शामिल सभी लोगों को असाइनमेंट और प्रगति के बारे में स्पष्ट जानकारी होगी।

8. ओपन-डोर पॉलिसी लागू करें

हालांकि किसी शिकायत या चिंता के बारे में किसी से सीधे बात करना आसान है, ऐसे मामलों पर चर्चा करना टीम के कुछ सदस्यों के लिए मुश्किल हो सकता है। हालांकि, आपको अपनी टीम को चिंताओं को उठाने और बिना किसी डर या झिझक के सवाल पूछने के लिए प्रोत्साहित करना चाहिए। आभासी दुनिया में एक सुरक्षित स्थान बनाना महत्वपूर्ण है। इस प्रकार, अन्य लोग संवेदनशील मामलों पर स्वतंत्र रूप से चर्चा कर सकते हैं।

टीम के साथ एक-से-एक सत्र की व्यवस्था करें, जहां वे किसी भी निर्णय पर स्पष्टीकरण मांग सकते हैं या कोई भी मुद्दा उठा सकते हैं जो उन्हें परेशान कर रहा है। इसके अलावा, स्पष्ट रूप से उल्लेख करें कि वे किसी भी चीज़ के बारे में बात करने के लिए एचआर या व्यवस्थापक से किसी से संपर्क कर सकते हैं। आप लोगों के लिए अपनी चिंताओं को गुमनाम रूप से साझा करने के लिए Google फ़ॉर्म का भी उपयोग कर सकते हैं।

9. WFH संघर्षों को तुरंत हल करें

हां, दूरस्थ टीम के सदस्यों के बीच भी टकराव हो सकता है। यदि आप इसका तुरंत समाधान नहीं करते हैं, तो संबंधित दूरस्थ कर्मचारी की उत्पादकता प्रभावित होगी। विवादों को पनपने से रोकने के लिए, आपको मुद्दों के बारे में अधिक जानने और बिना किसी देरी के उन्हें निपटाने की आवश्यकता है।

संघर्षों को हल करने के लिए पहल की कमी कर्मचारियों को नौकरी छोड़ने और कानूनी कदम उठाने के लिए मजबूर कर सकती है।

10. टीम निर्माण गतिविधियों की योजना बनाएं

एक टीम को एक समान लक्ष्य के लिए काम करने के लिए प्रेरित करने के लिए टीम बॉन्डिंग एक महत्वपूर्ण तत्व है। एक दूरस्थ टीम के सदस्य आमने-सामने की बातचीत से वंचित होते हैं, जिससे अक्सर अलगाव की भावना पैदा होती है। ऑनलाइन टीम-निर्माण गतिविधियों की व्यवस्था करके, टीम बंधन को मजबूत करना संभव है।

यदि आप ऐसे आयोजनों की योजना बना सकते हैं जब कोई नया टीम में शामिल होता है, तो आप उन्हें एक-दूसरे के साथ आसानी से कर सकते हैं। लोकप्रिय टीम-निर्माण गतिविधियों में ट्रिविया क्विज़, कहानी सुनाना, टीम वर्कआउट, वर्चुअल मर्डर मिस्ट्री, कॉमेडी वर्कशॉप, घोस्ट हंट आदि शामिल हैं। या तो आप उन्हें व्यक्तिगत पहल के माध्यम से व्यवस्थित कर सकते हैं या टीमबिल्डिंग जैसे प्लेटफॉर्म से मदद ले सकते हैं।

सिद्ध युक्तियों के साथ दूरस्थ टीमों का प्रबंधन करें

जब आपकी दूरस्थ टीम को पता चलता है कि उन्हें योग्य मूल्य मिलता है, तो वे लक्ष्य प्राप्त करने के लिए काम करते हैं। रिमोट टीम को ठीक से प्रबंधित करने और समय सीमा से पहले परियोजनाओं को पूरा करने के लिए आप इस आलेख में उल्लिखित विधियों को लागू कर सकते हैं।