ऑफिस 365 में कैच-ऑल मेलबॉक्स कैसे बनाएं?

यदि आप कैच-ऑल मेलबॉक्स शब्द से परिचित नहीं हैं, तो यह एक ऐसा ईमेल पता है, जहां आप अमान्य ईमेल पतों पर भेजे गए ईमेल प्राप्त कर सकते हैं, जिनमें आपका डोमेन नाम है।

इसे और अधिक व्यावहारिक बनाने के लिए, मान लें कि आपका ईमेल पता ग्रे[email protected] है , और किसी कारण से, आपका क्लाइंट ग्रे[email protected] पर एक ईमेल भेजता है। इस तरह की गलती से ईमेल भेजने वाले को वापस बाउंस हो जाएगा। लेकिन एक कॉन्फ़िगर किया गया कैच-ऑल मेलबॉक्स ऐसे संदेशों को एक समर्पित इनबॉक्स में डिलीवर करने की अनुमति देता है जिसे आप एक्सेस कर सकते हैं।

आइए देखें कि आप Office 365 में कैच-ऑल मेलबॉक्स कैसे बना सकते हैं।

ऑफिस 365 और "कैच-ऑल मेलबॉक्स" विकल्प

कई Office 365 ग्राहकों के बीच, कैच-ऑल मेलबॉक्स एक वायरल विशेषता है, मुख्यतः क्योंकि यह ईमेल पतों पर टाइपो किए जाने पर व्यवसाय से संबंधित जानकारी के नुकसान को रोकता है। दुर्भाग्य से, Microsoft सीधे तौर पर समर्थित नहीं है, संभवतः क्योंकि यह स्पैम ईमेल के लिए कमियां पैदा कर सकता है जो Office 365 मेल सिस्टम को अधिभारित करता है।

लेकिन इस चेतावनी के इर्द-गिर्द एक रास्ता है, और हम आपको इसमें शामिल करने का इरादा रखते हैं। हालांकि, आपको यह ध्यान रखना चाहिए कि कैच-ऑल मेलबॉक्स केवल बाहरी डोमेन से भेजे गए ईमेल के लिए काम करते हैं। उस ने कहा, कैच-ऑल मेलबॉक्स बनाने के लिए चरण-दर-चरण निर्देश यहां दिए गए हैं।

कैच-ऑल मेलबॉक्स का विन्यास

एक्सचेंज ऑनलाइन वातावरण में कैच-ऑल मेलबॉक्स कॉन्फ़िगरेशन को लागू करने के लिए, हम तीन सरल सुविधाओं का प्रस्ताव करते हैं:

  • गतिशील वितरण समूह
  • एक साझा मेलबॉक्स
  • एक एक्सचेंज ऑनलाइन परिवहन नियम

अंत में, आपको एक्सचेंज ऑनलाइन के लिए एक नए परिवहन नियम की आवश्यकता होगी। यह नियम उन शर्तों को लागू करने के लिए ज़िम्मेदार होगा जिन पर कैच-ऑल मेलबॉक्स संचालित होता है।

चरण 1: एक गतिशील वितरण समूह बनाना

पहले चरण में एक गतिशील वितरण समूह बनाना शामिल है। यह वितरण समूह बाहरी डोमेन से ईमेल प्राप्त करने के लिए आपके संगठन के सभी कार्यालय 365 ईमेल पतों को सूचीबद्ध करता है। एक गतिशील वितरण समूह बनाने के लिए, यहां दिए गए चरणों का पालन करना है।

  1. Office 365 पोर्टल > सभी दिखाएँ > एक्सचेंज पर जाएँ । एक्सचेंज पर क्लिक करने से आप एक्सचेंज एडमिनिस्ट्रेशन पैनल पर रीडायरेक्ट हो जाएंगे।
    गतिशील वितरण क्लिक एक्सचेंज
  2. एक्सचेंज पैनल पर, प्राप्तकर्ता > समूह चुनें
  3. एक बार ऐसा करने के बाद, नए Office 365 समूह ड्रॉप-डाउन मेनू पर + चिह्न ढूंढें और गतिशील वितरण समूह चुनें।
    गतिशील वितरण समूह विंडो जोड़ें
  4. फिर प्राप्तकर्ता > समूह > गतिशील वितरण समूह पर जाएं । ऐसा करने से एक नया क्षेत्र खुल जाएगा जिसमें आपको कुछ विवरण दर्ज करने होंगे। अनिवार्य जानकारी प्रदर्शन नाम और उपनाम और सदस्य हैं । आप पहले दो के लिए एक ही नाम का उपयोग कर सकते हैं।
  5. सदस्यों को जोड़ने के लिए, सभी प्राप्तकर्ता प्रकार चुनें और सहेजें पर क्लिक करें

अब, आपने आधिकारिक तौर पर अपना गतिशील वितरण समूह बना लिया है; अब, आपको एक साझा मेलबॉक्स सेट करने की आवश्यकता है।

चरण 2: एक साझा मेलबॉक्स सेट करना

सेट अप करने का दूसरा चरण एक साझा मेलबॉक्स है। चूंकि किसी संगठन के पास कई प्राप्तकर्ता होते हैं, इसलिए उन्हें कैच-ऑल मेलबॉक्स के माध्यम से आने वाले ईमेल देखने के लिए साझा स्थान की आवश्यकता होती है। इस स्थान को साझा मेलबॉक्स कहा जाता है। इसे सेट करने का तरीका यहां बताया गया है:

  1. नया साझा मेलबॉक्स बनाने के लिए Office 365 पोर्टल > समूह > साझा मेलबॉक्स > + पर जाएँ।
    समूहों के अंतर्गत साझा किए गए मेलबॉक्स का चयन करें
  2. फिर Office 365 Portal > Groups > Shared Mailboxes पर जाएँ और एक साझा मेलबॉक्स जोड़ें। यहां, अपना डोमेन नाम और व्यवस्थापक ईमेल पता जोड़ें और जोड़ें पर क्लिक करें।
  3. दिखाई देने वाले टैब में, अगले चरण क्लिक करें और इस मेलबॉक्स में सदस्य जोड़ें चुनें. उस पर क्लिक करें और उन उपयोगकर्ताओं को जोड़ें जो साझा मेलबॉक्स में होंगे। यहां अपने गतिशील समूहों का प्रयोग करें।
    साझा मेलबॉक्स के लिए सदस्य विवरण जोड़ें
  4. सभी सदस्यों को जोड़ने के बाद, सहेजें पर क्लिक करें , और वहां आपके पास है। आपका मेलबॉक्स पूरी तरह से तैयार है। अब, आपके और आपके कैच-ऑल मेलबॉक्स के बीच एक्सचेंज ऑनलाइन ट्रांसपोर्ट नियम क्या बचा है।

चरण 3: एक्सचेंज ऑनलाइन ट्रांसपोर्ट नियम बनाना

अब आपके पास अपना साझा मेलबॉक्स उन लोगों की गतिशील सूची के साथ है जिन पर आप चाहते हैं; निम्नलिखित चरणों का उपयोग करके अपने कैच-ऑल के लिए नियम बनाने का समय आ गया है।

  1. नेविगेशन मेनू पर जाएं और सभी दिखाएँ > एक्सचेंज > मेल फ़्लो > . चुनें स्वीकृत डोमेन
  2. उसने Office 365 पोर्टल > सभी दिखाएँ > एक्सचेंज > मेल प्रवाह > स्वीकृत डोमेन > . चुनें आंतरिक रिले।
  3. अपने डोमेन के अंतर्गत आंतरिक रिले का चयन करना सुनिश्चित करें। यह एक महत्वपूर्ण कदम है क्योंकि यह वही है जो आपके परिवहन नियम को काम करता है। तो इस कदम को न छोड़ने के लिए उत्सुक रहें।
    एक्सचेंज ऑनलाइन ट्रांसपोर्ट पर स्वीकृत डोमेन विंडो
  4. फिर नेविगेशन पैनल पर वापस जाएं, और मेल फ्लो > नियम > + > नया नियम बनाएं पर क्लिक करें और अपने नए नियम को कैच-ऑल नाम दें। अब, आपको आवेदन मानदंड बनाने की आवश्यकता है।
  5. अगर प्रेषक स्थित है , तो पर जाएं, और संगठन के बाहर का चयन करें
    एक्सचेंज ऑनलाइन ट्रांसपोर्ट पर नया कैच रूल बनाएं
  6. फिर अंत में निम्नलिखित करें > . चुनें संदेश को पुनर्निर्देशित करें और CatchAll चुनें इसके साथ, आप आधिकारिक तौर पर अपना कैच-ऑल मेलबॉक्स बनाने में कामयाब हो जाएंगे।
    आवेदन मानदंड चुनें

एक्सचेंज ऑनलाइन पर्यावरण कैसे काम करता है (आधिकारिक बनाम आंतरिक रिले)

जब भी कोई सार्वजनिक डोमेन नाम Office 365 में पंजीकृत होता है, तो डोमेन को एक स्वीकृत डोमेन माना जाता है। एक्सचेंज ऑनलाइन सर्वर खुद को पंजीकृत सार्वजनिक डोमेन नाम पर एकमात्र प्राधिकरण के रूप में मानता है।

इसलिए, यदि आप पंजीकृत सार्वजनिक डोमेन से एक ईमेल भेजने का प्रयास करते हैं, तो एक्सचेंज ऑनलाइन सर्वर प्राप्तकर्ता के पते की तलाश में ग्लोबल एड्रेस लिस्ट (जीएएल) से गुजरेगा। यदि पता मौजूद है, तो संदेश को उसके गंतव्य तक पहुंचा दिया जाएगा। हालांकि, क्या यह पता लगाना चाहिए कि जीएएल पर पता मौजूद नहीं है, प्रेषक को एक संदेश प्राप्त होगा जो उन्हें बताएगा कि प्राप्तकर्ता मौजूद नहीं है।

इस समस्या को हल करने के लिए, आपको पंजीकृत डोमेन नाम को डिफ़ॉल्ट आधिकारिक से आंतरिक रिले में बदलना होगा। इस स्थिति में, यदि आपका प्रेषक किसी गैर-मौजूदा प्राप्तकर्ता को ईमेल भेजता है, तो Exchange ऑनलाइन प्रेषक को त्रुटि संदेश भेजने के बजाय संदेश को 'अन्य मेल अवसंरचना' को अग्रेषित करना जानता है। यदि आपने अपने संगठन के लिए एक से अधिक सार्वजनिक डोमेन नाम पंजीकृत किए हैं, तो आपको प्रत्येक डोमेन सेटिंग को आधिकारिक से आंतरिक रिले में अलग से बदलना होगा।

जैसा कि हमने पहले उल्लेख किया है, एक्सचेंज ऑनलाइन डिफ़ॉल्ट रूप से कैच-ऑल मेलबॉक्स सुविधा का समर्थन नहीं करता है। इसका मतलब है कि आपको हमारे द्वारा बताई गई विधि का उपयोग करना होगा। कोड जैसे अन्य तरीके भी हैं। लेकिन, हर कोई अपनी प्रोग्रामिंग भाषा नहीं जानता है, इसलिए हमें लगता है कि आपके लिए अधिक सीधी चीजों से चिपके रहना आसान है।

क्या कैच-ऑल मेलबॉक्स का उपयोग करने का कोई नकारात्मक पहलू है?

Office 365 पर कैच-ऑल मेलबॉक्स का उपयोग करने में एक या दो जोखिम हो सकते हैं। इन जोखिमों में सबसे स्पष्ट यह है कि यह मेलबॉक्स ईमेल सिस्टम और इससे जुड़े खातों पर संभावित फ़िशिंग हमलों की अनुमति दे सकता है।

उदाहरण के लिए, बाहरी स्रोत किसी संगठन के भीतर ज्ञात खाता नामों को लक्षित कर सकते हैं और दुर्भावनापूर्ण इरादे वाले ईमेल को उन इनबॉक्स में भेज सकते हैं। चूंकि ईमेल को छोड़ने के बजाय स्वचालित रूप से उन खातों पर निर्देशित किया जाएगा, यह एक महत्वपूर्ण सुरक्षा जोखिम पैदा करेगा, जिसके परिणामस्वरूप खाते के मालिक की जानकारी के बिना संगठन के बाहर संवेदनशील जानकारी भेजी जा रही है।

अब अपने ईमेल मिस न करें

हम आपके संगठन के लिए कैच-ऑल मेलबॉक्स कॉन्फ़िगर करने के महत्व पर पर्याप्त जोर नहीं दे सकते हैं। ये मेलबॉक्स गलत वर्तनी वाले या गलत टाइप किए गए ईमेल पतों की लाइफबोट हैं। उनके सौजन्य से, आप अपने डोमेन के साथ पंजीकृत ईमेल पतों में की गई छोटी-मोटी त्रुटियों के कारण महत्वपूर्ण ईमेल से वंचित होने को अलविदा कह सकते हैं।

हर लाइफबोट की तरह जो बहुत अधिक पानी में जाने वाले छेद से पलट सकती है, कैच-ऑल मेलबॉक्स भी कई स्पैम संदेशों से दक्षिण की ओर जा सकते हैं। इसलिए, अपने विकल्पों पर विचार करें और कैच सेट करने का निर्णय लेने से पहले खुद को तैयार करें- आपके संगठन के लिए सभी मेलबॉक्स।