कार्यों को कुशलतापूर्वक सौंपने के लिए 10 सर्वश्रेष्ठ टूल और टिप्स

टास्क प्रतिनिधिमंडल आधुनिक वर्कफ़्लो में एक आवश्यक प्रक्रिया है जो टीम के सभी सदस्यों के प्रयासों के निवेश को सुनिश्चित करता है। एक टीम लीडर या मैनेजर के रूप में, सभी जिम्मेदारियों को अपने कंधों पर लेना असंभव है।

टीम के सदस्यों को कार्य सौंपकर, आप पेशेवर विकास के लिए अपनी टीम को सशक्त बनाने के अलावा अपने कार्यभार को कम कर सकते हैं। अपने साथियों के बीच स्वस्थ संबंध बनाए रखने के लिए निम्नलिखित कार्य प्रतिनिधिमंडल युक्तियों का प्रयास करें।

1. एक उपयुक्त संसाधन खोजें

जब आप किसी कार्य को सौंपने का निर्णय लेते हैं, तो सबसे पहली बात यह है कि उस कार्य के लिए सबसे उपयुक्त व्यक्ति को चुनना है। केवल यह न मान लें कि कोई कार्य पूरा कर सकता है। इसके बजाय, सही का चयन करने के लिए अनुभवजन्य साक्ष्य का उपयोग करें। उन लोगों का पता लगाएं जिनके पास उस कार्य को पूरा करने के लिए आवश्यक ज्ञान और कौशल है जिसे आप सौंपने जा रहे हैं।

प्रतिनिधिमंडल से पहले, आप इच्छित संसाधन की बैंडविड्थ की जांच करने के लिए कार्य प्रबंधन ऐप टीमवर्क का उपयोग कर सकते हैं। इस प्रकार, आप उस टीम के साथी को कार्य सौंपना समाप्त नहीं करेंगे, जिसके पास पहले से ही बहुत अधिक है।

2. टीम के साथ प्रतिनिधि आवश्यकताओं पर चर्चा करें

कार्य प्रतिनिधिमंडल से पहले, आपको इसके पीछे के कारणों पर चयनित व्यक्ति के साथ चर्चा करने की आवश्यकता है। साथ ही, स्पष्ट रूप से बताएं कि आप उनसे क्या उम्मीद करते हैं। कभी-कभी, असाइनी को अपनी जिम्मेदारियों के बारे में पता नहीं हो सकता है।

यदि वे इस बात से अनजान हैं कि परियोजना में सकारात्मक योगदान कैसे दिया जाए, तो वे उदासीन और विमुख हो सकते हैं। यदि आप किसी दूरस्थ कर्मचारी को कार्य सौंप रहे हैं, तो आप लाइव मीटिंग के लिए Google Jamboard का उपयोग कर सकते हैं। यह उन्हें चीजों को दृष्टि से समझने में मदद करेगा।

3. रिवर्स डेलिगेशन की संभावना को कम करें

टीम के कुछ सदस्य आपको सौंपे गए कार्य को वापस देने का प्रयास कर सकते हैं। इसका कारण जानने का प्रयास करें। जब तक उनके पास आवश्यक कौशल और पर्याप्त समय है, ऐसे मामलों में ना कहना सीखें। साथ ही, उन्हें अपनी क्षमताओं के बारे में आश्वस्त होने के लिए प्रोत्साहित करें।

हालाँकि, आप इच्छित व्यक्तियों का SWOT विश्लेषण करके रिवर्स डेलिगेशन की संभावना को कम कर सकते हैं। आप इस उद्देश्य के लिए क्रिएटली ऐप का उपयोग कर सकते हैं और यह पता लगा सकते हैं कि किसके पास कार्य वापस करने का सबसे कम मौका है।

4. एक व्यापक रूपरेखा साझा करें

जब आप उन्हें कोई प्रोजेक्ट या कार्य सौंपते हैं तो असाइनी को अभिभूत महसूस नहीं करना चाहिए। कार्य की रूपरेखा तैयार करें ताकि वे जान सकें कि बिना अधिक तनाव के इसे कैसे पूरा किया जाए। रूपरेखा तैयार करते समय, वह जोड़ें जो आप उन्हें पूरा करना चाहते हैं और किस समय तक। किसी भी अनावश्यक दबाव से बचने के लिए एक यथार्थवादी शीर्षक निर्धारित करना याद रखें।

आप प्रोजेक्ट की रूपरेखा बनाने और उन्हें कार्य निर्भरता और नियत तिथियों के साथ शामिल करने के लिए आसन जैसे किसी भी कार्य प्रबंधन ऐप का उपयोग कर सकते हैं

5. आवश्यक प्रशिक्षण और संसाधनों तक पहुंच प्रदान करें

टीम लीडर या मैनेजर के रूप में, यह सुनिश्चित करना आपकी जिम्मेदारी है कि आप जिस व्यक्ति को कार्य सौंप रहे हैं, उसके पास सभी आवश्यक प्रशिक्षण और संसाधन हैं। उदाहरण के लिए, यदि प्रत्यायोजित कार्य को किसी विशिष्ट उपकरण का उपयोग करने की आवश्यकता है, लेकिन असाइनी ने पहले कभी इसका उपयोग नहीं किया है, तो आपको उनके लिए एक व्यावहारिक प्रशिक्षण सत्र की व्यवस्था करने की आवश्यकता है।

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एक ज्ञानकोष तक पहुँच प्रदान करके उन्हें सभी आवश्यक संसाधन उपलब्ध कराएँ। यदि आपके पास ज्ञान का आधार नहीं है, तो आप सभी संसाधनों को Google डिस्क फ़ोल्डर में रख सकते हैं और इसे असाइनी के साथ साझा कर सकते हैं।

6. प्रत्यायोजित कार्य पर अधिकार प्रदान करें

यदि आप किसी व्यक्ति को बिना अधिकार के कार्य सौंपते हैं, तो यह असाइनी के लिए एक आदर्श स्थिति नहीं होगी। निर्णय लेने और प्रश्न पूछने के लिए उन्हें अधिकार प्रदान करें। तभी आप कार्य को समय सीमा के भीतर और बिना किसी दोष के समाप्त होने की उम्मीद कर सकते हैं।

यदि वे किसी Word दस्तावेज़ या स्प्रेडशीट पर काम कर रहे हैं, तो आप उन्हें उन फ़ाइलों का स्वामी बना सकते हैं। प्रोजेक्ट्स के मामले में, आप उन्हें प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल जैसे Wrike में उस टास्क के लिए असाइनी बना सकते हैं। इस प्रकार, उनके पास अधिकार की भावना है, और टीम के अन्य सदस्यों को भी यह पता चल जाएगा।

7. एक समर्पित संचार चैनल का प्रयोग करें

किसी कार्य को सौंपने का मतलब आग और भूल जाना नहीं है। आपको किसी भी प्रश्न और प्रश्न के लिए उस व्यक्ति के लिए उपलब्ध होना चाहिए जिसे आपने कार्य सौंपा है। उन्हें आपकी सलाह की भी आवश्यकता हो सकती है यदि यह पहली बार है जब वे किसी बड़ी या जटिल परियोजना का प्रबंधन कर रहे हैं।

संचार के लिए एक समर्पित रीयल-टाइम चैनल स्थापित करने के लिए आप स्लैक का उपयोग कर सकते हैं । उस ऐप में एक अलग चैनल बनाएं ताकि असाइनी आपके साथ सहज रूप से संपर्क कर सके और तत्काल प्रतिक्रिया के लिए यदि आवश्यक हो तो फ़ाइलें साझा कर सकें।

8. अनपेक्षित मुद्दों से निपटने के लिए तैयार रहें

आपको किसी परियोजना के दौरान किसी भी अप्रत्याशित समस्या से निपटने के लिए तैयार रहने की आवश्यकता है, भले ही आपने कार्य किसी और को सौंप दिया हो। जब असाइनी के पास पर्याप्त विशेषज्ञता और अनुभव का स्तर नहीं होता है, तो आपको सफल कार्य पूरा करने के लिए हस्तक्षेप करने की आवश्यकता होती है।

आप उन्हें Ezvid जैसे किसी भी स्क्रीन रिकॉर्डिंग ऐप का उपयोग करके समस्या को रिकॉर्ड करने के लिए कह सकते हैं और इसे आपको भेज सकते हैं। इस प्रकार, आप समस्या को बेहतर ढंग से समझ सकते हैं और एक उपयुक्त समाधान प्रस्तुत कर सकते हैं। इसके अलावा, वे किसी भी नोट लेने वाले ऐप का उपयोग करके मुद्दों को विस्तार से लिख सकते हैं।

9. प्रगति की समीक्षा करें और फीडबैक का आदान-प्रदान करें

प्रतिनिधिमंडल के बाद, यह जानने के लिए कार्य प्रगति की जांच करना न भूलें कि यह इष्टतम गति से चल रहा है या नहीं। लेकिन माइक्रोमैनेजिंग से बचें, क्योंकि यह असाइनी को डिमोटिवेट कर देगा। प्रभावी प्रतिनिधिमंडल के लिए अनुवर्ती और पारस्परिक प्रतिक्रिया की संस्कृति बनाएं।

कोई भी कार्य प्रबंधन उपकरण जैसे nTask आपको प्रत्येक कार्य की प्रगति और आपके द्वारा किसी और को सौंपे गए उप-कार्य को ट्रैक करने की अनुमति देगा। आप टिप्पणी सुविधा का उपयोग करके त्वरित प्रतिक्रिया भी प्रदान कर सकते हैं। इस प्रकार, असाइनी को सभी फ़ीडबैक एक ही स्थान पर प्राप्त होंगे।

10. इनाम दें और सफलता को पहचानें

जब आप किसी सहकर्मी को कोई कार्य सौंपते हैं, तो उन्हें पुरस्कृत करने और उनके प्रयासों की सराहना करने के लिए तैयार रहें। अच्छी तरह से किए गए कार्यों को हल्के में न लें। टीम मीटिंग में उनकी खुलकर तारीफ करें और उन्हें स्वीकार करें।

प्रशंसा और भत्तों के माध्यम से कड़ी मेहनत की पहचान कर्मचारी मनोबल को बढ़ाती है। इसके अलावा, इसका उनकी उत्पादकता पर सकारात्मक प्रभाव पड़ता है।

प्रत्यायोजित कार्यों और परियोजनाओं के पूरा होने के बाद, आप ज़ूम पर एक उत्सव सत्र की व्यवस्था कर सकते हैं। वहां, आप उन टीम के साथियों का उल्लेख कर सकते हैं जिन्होंने सौंपे गए कार्यों को सफलतापूर्वक निष्पादित किया और आपके संगठन को मील के पत्थर तक पहुंचने में मदद की।

बेहतर कार्य प्रबंधन के लिए प्रतिनिधि कार्य

एक सफल परियोजना में सभी सदस्यों का योगदान शामिल होता है। अब जब आप कार्यों को सौंपने के सर्वोत्तम तरीकों को जानते हैं, तो आप अपने टीम के सदस्यों को नया ज्ञान और कौशल हासिल करने में मदद कर सकते हैं।

यह एक व्यक्ति को अभिभूत महसूस करने से भी रोकेगा और समय सीमा के भीतर परियोजना को पूरा करेगा। उत्पादकता उपकरणों के साथ उपर्युक्त कार्य प्रतिनिधिमंडल रणनीतियाँ, आपकी टीम को उनके उत्पादकता लक्ष्यों को प्राप्त करने में मदद कर सकती हैं।