छोटे व्यवसायों के लिए वेव अकाउंटिंग का उपयोग कैसे करें

वेव चलते-फिरते अपनी वित्तीय सेवाओं का प्रबंधन करने वाले छोटे व्यवसायों के लिए मुफ्त लेखा सॉफ्टवेयर प्रदान करता है। इसकी विशेषताएं व्यापक हैं, जिसमें आय और व्यय ट्रैकिंग, चालान-प्रक्रिया और स्वचालित भुगतान शामिल हैं।

यह लेख आपके व्यवसाय के लिए लेखांकन जानकारी को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने के लिए वेव अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर को नेविगेट करने और उसका उपयोग करने के तरीके का पता लगाएगा।

शुरू करना

वेव अकाउंटिंग आपको एक प्लेटफॉर्म में अपने वित्त को शुरू करने, स्थानांतरित करने और प्रबंधित करने में मदद करने के लिए एक मुफ्त खाता बनाने की अनुमति देता है। यहां बताया गया है कि आप अपना फ्री वेव अकाउंट कैसे बना सकते हैं:

  1. वेव अकाउंटिंग वेबसाइट पर जाएं।
    वेव्स लैंडिंग पेज
  2. लैंडिंग पृष्ठ के शीर्ष पर अपना निःशुल्क खाता बनाएं या निःशुल्क साइन-अप बटन पर क्लिक करें।
  3. अपना ईमेल और पासवर्ड दर्ज करें। इसके बाद गेट स्टार्ट करें पर क्लिक करें । वैकल्पिक रूप से, आप अपने Google खाते से साइन अप करने के लिए Google के साथ साइन अप पर भी क्लिक कर सकते हैं।

साइन अप करने के बाद, आपको अपनी व्यावसायिक प्रोफ़ाइल सेट करनी होगी। यहां है कि इसे कैसे करना है।

  1. अपना पहला, अंतिम नाम और व्यवसाय का नाम दर्ज करें। उद्योग, अपना व्यवसाय और देश चुनें, अगला क्लिक करें।
  2. चुनें कि आप किस सेवा के लिए वेव का उपयोग करना चाहते हैं। आप या तो पेशेवर चालान भेज सकते हैं, अपने लेखांकन का प्रबंधन कर सकते हैं, सहज पेरोल चला सकते हैं, या अभी तक सुनिश्चित नहीं हैं।
    वेव्स ऐप स्टार्टिंग पॉइंट विंडो
  3. इसके बाद अपने बिजनेस की टाइमलाइन चुनें और वन लास्ट स्टेप पर क्लिक करें। चुनें कि आपका व्यवसाय कितने समय से चल रहा है, आपके पास किस प्रकार का व्यवसाय है, क्या आपके पास एक बैंक खाता है, और आप आमतौर पर व्यावसायिक खर्चों के लिए कैसे भुगतान करते हैं, और अंत में कंटिन्यू टू वेव पर क्लिक करें।

वेव डैशबोर्ड

वेव अकाउंटिंग डैशबोर्ड वह जगह है जहां आप अपने सभी वित्तीय डेटा को कई स्रोतों से प्रबंधित कर सकते हैं। इसमें नकदी प्रवाह, लाभ और हानि, देय और बकाया, शुद्ध आय और व्यय पर नज़र रखने के लिए दृश्य शामिल हैं।

व्यापार लेनदेन को आसानी से ट्रैक करने के लिए आप अपना बैंक खाता या क्रेडिट कार्ड कनेक्ट कर सकते हैं। आप लेन-देन, अनुमान, चालान, आवर्ती चालान, बिल, ग्राहक, विक्रेता, उत्पाद या सेवाओं सहित कई विकल्पों में से अपने डैशबोर्ड को अनुकूलित कर सकते हैं।

एक अनुमान कैसे बनाएं

अनुमान वे राशियां हैं जिन्हें अनुमोदन के लिए लंबित मदों पर डेबिट या क्रेडिट किया जाना है। एक बार स्वीकृत होने के बाद, आप उन्हें जल्दी से चालान में बदल सकते हैं। यहां वेव अकाउंटिंग पर अनुमान बनाने का तरीका बताया गया है।

  1. बाएं नेविगेशन बार पर, बिक्री > अनुमान > अनुमान बनाएं पर क्लिक करें. अनुमान जोड़ें के अंतर्गत, शीर्षक संपादित करें, ग्राहक चुनें या नया ग्राहक जोड़ें , मुद्रा चुनें, तिथि, समाप्ति तिथि चुनें, पीओ/एसओ (खरीद आदेश/शिपिंग ऑर्डर) जोड़ें, और एक उपशीर्षक, पाद लेख और एक दर्ज करें। ज्ञापन
  2. विवरण सेट करने के बाद, उत्पाद चुनें, इस अनुमान के लिए एक आइटम चुनें या नया उत्पाद जोड़ें और आइटम का विवरण, मात्रा, मूल्य और कर दर्ज करें।
  3. इसके बाद सेव पर क्लिक करें । आप इसे एक चालान में बदलने , अनुमान को संपादित करने , इसे अपने ग्राहक को भेजने , इसे पीडीएफ के रूप में निर्यात करने , प्रिंट करने या अधिक विकल्पों पर क्लिक करके इसे हटाने का विकल्प भी चुन सकते हैं।

इनवॉइस कैसे बनाएं

अब जब हमने अनुमान लगाना समाप्त कर लिया है, तो ऐसे चालान बनाने का समय आ गया है जिनकी गणना आपकी मासिक पुस्तकों में की जाएगी। वेव्स अकाउंटिंग पर इनवॉइस बनाने का तरीका यहां दिया गया है:

1. चालान टैब पर जाएं, बिक्री > चालान पर क्लिक करें। आप टेम्प्लेट का उपयोग करके अपने इनवॉइस को कस्टमाइज़ करना चुन सकते हैं, अपना लोगो, एक्सेंट रंग जोड़ सकते हैं, या आप बाएं नेविगेशन बार पर सेटिंग में जाकर बाद में छोड़ सकते हैं और बदलाव कर सकते हैं।

2. अपने इनवॉइस टेम्प्लेट को कस्टमाइज़ करने के बाद, नया इनवॉइस > एक ग्राहक जोड़ें पर जाएं और इनवॉइस और पीओ/एसओ (क्रय ऑर्डर/शिपिंग ऑर्डर) नंबर दर्ज करें।

3. चालान तिथि > देय भुगतान > एक आइटम जोड़ें चुनें और आइटम का विवरण, मात्रा, मूल्य और कर दर्ज करें। आप पादलेख जोड़ें/संपादित करें का चयन करके कुछ नोट्स जोड़ना भी चुन सकते हैं।

4. अब आपने अपना इनवॉइस बनाना समाप्त कर लिया है। सहेजें पर क्लिक करें और जारी रखें और फिर चालान भेजने के लिए ड्राफ़्ट स्वीकृत करें का चयन करें

आवर्ती चालान कैसे बनाएं

यदि आपके कुछ ग्राहक हैं जिन्हें आप समान विवरण के साथ चालान भेजते हैं, तो आपको नियमित अंतराल पर आवर्ती चालान सेट करने पर विचार करना चाहिए। यह आपके इनवॉइस को इन क्लाइंट्स को स्वचालित रूप से भेजने की अनुमति देता है। आवर्ती चालान बनाने का तरीका यहां बताया गया है:

1. बिक्री > आवर्ती चालान > आवर्ती चालान बनाएं पर क्लिक करें। फिर नए आवर्ती चालान के तहत, ग्राहक जोड़ें चुनें और पीओ/एसओ (खरीद आदेश/शिपिंग ऑर्डर) नंबर दर्ज करें।

2. फिर भुगतान देय चुनें और आइटम जोड़ें के अंतर्गत आइटम का विवरण, मात्रा, मूल्य और कर दर्ज करें और सहेजें और जारी रखें पर क्लिक करें

3. इनवॉइस विवरण जोड़ने के बाद, शेड्यूल सेट करें पर जाएं , चुनें कि आप कितनी बार वेव इनवॉइस जेनरेट करना चाहते हैं, और नेक्स्ट टी पर क्लिक करें।

4. अब, ग्राहक का ईमेल पता और कस्टम संदेश दर्ज करें। आप ग्राहक को भेजे गए ईमेल में चालान की एक पीडीएफ संलग्न करना चुन सकते हैं और प्रत्येक चालान की एक प्रति स्वयं को ईमेल कर सकते हैं। अब समाप्त करने के लिए अगला क्लिक करें।

अब, वेव अकाउंटिंग ग्राहक को क्रेडिट कार्ड पूर्व-प्राधिकरण अनुरोध भेजकर स्वचालित भुगतान उत्पन्न करेगा।

बिल कैसे बनाएं

वेव अकाउंटिंग आपके अकाउंटिंग रिकॉर्ड में देयता को पहचानने के लिए बिल बनाने में सक्षम बनाता है। बिल बनाने के लिए, इन चरणों का पालन करें:

  1. खरीदारी टैब > बिल > बिल बनाएं पर जाएं . बिल जोड़ें के अंतर्गत, एक विक्रेता का चयन करें या एक नया विक्रेता जोड़ें , मुद्रा, तिथि, नियत तिथि, पीओ/एसओ, और बिल संख्या।
  2. फिर आइटम और उसकी श्रेणी, विवरण, मात्रा, मूल्य और कर का चयन करें और सहेजें पर क्लिक करें

लेन-देन कैसे ट्रैक करें

किसी भी संगठन में, अपने लेन-देन पर नज़र रखना लेखा विभाग के सबसे आवश्यक पहलुओं में से एक है। वेव्स आपको आपके द्वारा किए गए लेन-देन को ट्रैक करने का विकल्प प्रदान करता है ताकि आप कुछ भी याद न करें। यहां बताया गया है कि आप यह कैसे कर सकते हैं:

1. अकाउंटिंग टैब > ट्रांजेक्शन पर जाएं और अपने बैंक को कनेक्ट करना, बैंक स्टेटमेंट अपलोड करना या मैन्युअल ट्रांजैक्शन जोड़ना चुनें। जब आप अपना बैंक खाता जोड़ते हैं, तो वेव अकाउंटिंग स्वचालित रूप से एक भुगतान खाता बनाता है।

खातों के चार्ट का उपयोग कैसे करें

वेव्स अकाउंट खातों के चार्ट भी प्रदान करता है जो आपको एक ही स्थान पर अपने सभी खातों की निगरानी करने में सक्षम बनाता है। यह पांच प्रकार के खातों का प्रबंधन करता है: संपत्ति, देयताएं, आय, व्यय और इक्विटी खाते।

1. अपने खातों के चार्ट तक पहुँचने के लिए, लेखा टैब > खातों के चार्ट पर जाएँ । आप पृष्ठ के शीर्ष पर प्रत्येक टैब पर क्लिक करके विभिन्न खाता प्रकारों के बीच नेविगेट कर सकते हैं।

2. एक नया खाता जोड़ने के लिए, स्क्रीन के शीर्ष-दाईं ओर एक नया खाता जोड़ें क्लिक करें। आप जिस नई खाता श्रेणी को जोड़ना चाहते हैं, उसके लिए आप टैब के माध्यम से भी ब्राउज़ कर सकते हैं और एक नया खाता जोड़ें पर क्लिक कर सकते हैं। खाता प्रकार और खाता नाम दर्ज करें और खाता आईडी और विवरण दर्ज करें, फिर सहेजें पर क्लिक करें

कनेक्टेड खातों को कैसे ट्रैक करें

आप अपने लेन-देन को आसानी से सिंक करने के लिए वेव पर अपने बैंक खाते और क्रेडिट कार्ड को सुरक्षित रूप से कनेक्ट कर सकते हैं। बैंक खाता या क्रेडिट कार्ड जोड़ने के लिए: बाएं नेविगेशन बार पर बैंकिंग पर जाएं और कनेक्टेड खाते चुनें । फिर, उन खातों का चयन करें जिन्हें आप वेव अकाउंटिंग से जोड़ना चाहते हैं।

पेरोल कैसे चलाएं

यदि आपके पास कर्मचारी या लोग हैं जिन्हें आपको भुगतान करने की आवश्यकता है, तो पेरोल टूल काम आएगा। आप वेव पेरोल का उपयोग करके कर्मचारियों और स्वतंत्र ठेकेदारों को आसानी से भुगतान कर सकते हैं। यहां अपना पेरोल चलाने का तरीका बताया गया है:

1. बाएं नेविगेशन बार पर पेरोल पर जाएं और रन पेरोल चुनें।

2. टीम विकल्प के तहत, अपने पेरोल में किसी कर्मचारी या विक्रेता को जोड़ने के लिए कर्मचारी जोड़ें/ठेकेदार जोड़ें चुनें।

3. व्यवसाय विकल्प के अंतर्गत, अपने व्यवसाय विवरण सेट करने के लिए विवरण जोड़ें पर क्लिक करें और यह निर्धारित करने के लिए एक शेड्यूल सेट करें कि आप कितनी बार पेरोल चलाना चाहते हैं।

4. फिर आप अपनी कंपनी के कानूनी प्रतिनिधि को जोड़ने के लिए एक हस्ताक्षरकर्ता जोड़ सकते हैं और अपने पेरोल को निधि देने के लिए एक बैंक खाता जोड़ सकते हैं।

5. जब सब सेट हो जाए, तो अपना पेरोल सरल करें चुनें और वेव को आपकी टीम को सीधे आपके बैंक खाते से भुगतान करने की अनुमति देने के लिए अधिकृत करें पर क्लिक करें।

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रिपोर्ट को समझना

वेव अकाउंटिंग आपको चार्ट, ग्राफ़ और टेबल के रूप में व्यावसायिक रिपोर्ट प्रदान करता है। इन्हें छह खंडों में व्यवस्थित किया गया है: वित्तीय विवरण , कर , पेरोल , ग्राहक , विक्रेता और विस्तृत रिपोर्टिंग

आपके व्यवसाय के बारे में सूचित निर्णय लेने के लिए आप विभिन्न व्यावसायिक रिपोर्ट देख सकते हैं। इनमें आय विवरण, बैलेंस शीट , नकदी प्रवाह और बिक्री कर रिपोर्ट शामिल हैं।

आप अपनी रिपोर्ट के शीर्ष दाईं ओर निर्यात करें पर क्लिक करके अपनी रिपोर्ट को CSV या PDF प्रारूप में भी निर्यात कर सकते हैं।

अपने लेखांकन को स्वचालित करें

क्विकबुक जैसे अन्य क्लाउड अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर के विपरीत, वेव अकाउंटिंग एक मुफ्त ऑनलाइन अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर है जो छोटे व्यवसायों और फ्रीलांसरों के लिए सबसे अच्छा है।

यह आपको आवर्ती चालान, भुगतान जमा और कर बनाने जैसी स्वचालन सेवाओं के साथ अपने वित्तीय डेटा का प्रबंधन करने में मदद करता है, जिससे आप विपणन और उत्पाद विकास पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।