छोटे व्यवसायों के लिए Google कार्यस्थान की 10 सर्वश्रेष्ठ सुविधाएं

कई व्यवसाय भौतिक स्थानों में काम करते हैं। लेकिन अब, संगठनात्मक सेटिंग्स तेजी से बदल रही हैं। कर्मचारी अब अपने घरों को वर्कस्टेशन में बदलने के बजाय कार्यालय में बैठकें नहीं करते हैं।

इस संक्रमण के साथ, कर्मचारी व्यक्तिगत जिम्मेदारियों और काम को संतुलित करते हैं, जो प्रक्रिया को तेज करने के लिए प्रौद्योगिकी के लिए एक उत्कृष्ट अवसर प्रदान करता है। Google Workspace के साथ, कर्मचारी अधिक कुशलता से सहयोग कर सकते हैं, अपने काम को सुव्यवस्थित कर सकते हैं, और एकीकृत AI-संचालित उत्पादकता टूल और अंतर्दृष्टि के साथ समय बचा सकते हैं।

इस लेख में, हम Google Workspace की 10 ऐसी सुविधाओं के बारे में जानेंगे जो आपकी कंपनी को और काम करने में मदद करेंगी।

1. डोमेन-ब्रांडेड ईमेल जीमेल क्लाइंट का उपयोग कर रहा है

Gmail की सभी बेहतरीन सुविधाएं प्रदान करने के अलावा, Google कार्यस्थान आपको अपने कस्टम ईमेल डोमेन का उपयोग करने की अनुमति देता है। इसका अर्थ है कि Google कार्यस्थान आपको एक प्रीमियम, व्यवसाय-श्रेणी का ईमेल प्रदान कर सकता है जिसे आप नियंत्रित और सुरक्षित कर सकते हैं।

आपको ईमेल सर्वर स्थापित करने और बनाए रखने की आवश्यकता नहीं है। और, आप अपने व्यवसाय के पैमाने के रूप में ईमेल उपयोगकर्ताओं को जोड़ या हटा भी सकते हैं। चूंकि प्रत्येक जीमेल उपयोगकर्ता के पास 30 उपनाम खाते हो सकते हैं, आप एक ही व्यक्ति को [email protected], [email protected], और [email protected] पर एक ही ईमेल भेज सकते हैं।

आपके व्यावसायिक ईमेल के लिए जीमेल का उपयोग करने का एक अतिरिक्त लाभ यह है कि उपयोगकर्ता उपभोक्ता जीमेल खातों का उपयोग करने के आदी हो जाएंगे। इसलिए, उपयोगकर्ता आसानी से व्यक्तिगत और व्यावसायिक ईमेल के बीच स्विच कर सकते हैं।

Google कार्यस्थान सुनिश्चित करता है कि आपके व्यावसायिक ईमेल पर 99.9% अपटाइम की गारंटी के साथ इसके सर्वर अति-विश्वसनीय हैं। आपके व्यावसायिक ईमेल को बाहरी खतरों से सुरक्षित और सुरक्षित रखने के लिए इसमें स्मार्ट उत्तर और उद्योग-अग्रणी स्पैम फ़िल्टर भी हैं।

2. Google डिस्क का उपयोग करके फ़ाइलें संग्रहीत और साझा करें

Google ड्राइव Google का क्लाउड स्टोरेज प्लेटफॉर्म है जो आपकी सभी फाइलों को एक सुरक्षित स्थान पर रखता है। प्रत्येक उपयोगकर्ता के पास Google डिस्क खाते तक पहुंच होती है जहां वे अपनी फ़ाइलें संग्रहीत कर सकते हैं।

आप फ़ाइलों और संसाधनों को साझा करने के लिए टीम एक्सेस के साथ एक Google डिस्क खाता भी बना सकते हैं। यदि आप अपनी टीम के बाहर अन्य उपयोगकर्ताओं के साथ फ़ाइलें साझा करना चाहते हैं, तो आप मैन्युअल रूप से पहुंच प्रदान कर सकते हैं और प्रत्येक उपयोगकर्ता के लिए पढ़ने, टिप्पणी करने या लिखने की अनुमति दे सकते हैं। यदि दस्तावेज़ स्वामी किसी ऐसे उपयोगकर्ता को शामिल करना भूल जाता है जिसे पहुँच की आवश्यकता है, तो वे ईमेल के माध्यम से अनुमति का अनुरोध कर सकते हैं।

टीम डिस्क के साथ, टीम के साथी दस्तावेज़ों को निर्बाध रूप से साझा और सहयोग कर सकते हैं। टीम के सदस्यों के पास पहले से ही डिस्क का एक्सेस होगा, और अगर कोई कर्मचारी कंपनी छोड़ देता है, तो टीम डिस्क प्रबंधक डिस्क पर उनकी एक्सेस को निरस्त कर सकता है.

क्लाउड में संग्रहीत आपकी सभी फाइलों के साथ, आपको अपना काम खोने के बारे में चिंता करने की आवश्यकता नहीं है। कोई भी फ़ाइल परिवर्तन स्वचालित रूप से सहेजा जाता है, इसलिए आप वहीं से शुरू कर सकते हैं जहां आपने छोड़ा था। आपको Google Workspace के साथ पर्याप्त से अधिक संग्रहण भी मिलता है। और, यदि आपकी फ़ाइलें बहुत बड़ी हैं, तो आप असीमित संग्रहण के लिए अपनी सदस्यता योजना को एंटरप्राइज़ संस्करण में अपग्रेड कर सकते हैं।

3. कहीं से भी काम करें

Google कार्यस्थान ऑफ़लाइन उपयोग के लिए आपके कंप्यूटर, फ़ोन या टैबलेट से विभिन्न उपकरणों पर आपके खातों के स्वचालित समन्वयन की अनुमति देता है। आप ' कहीं से भी कार्य करें ' Google अनुप्रयोगों को ब्राउज़ और इंस्टॉल कर सकते हैं जो Google कार्यस्थान के साथ एकीकृत होते हैं।

Google मीट और Google चैट के साथ, आप अपनी टीम के सदस्यों के साथ वर्चुअल मीटिंग की सुविधा प्रदान कर सकते हैं। टीम कैलेंडर आपको मीटिंग आयोजित करने और सभी के शेड्यूल को एक ही पृष्ठ पर रखने की अनुमति देता है। आप दस्तावेज़ों, प्रस्तुतियों और स्प्रैडशीट्स को रीयल-टाइम में संपादित करने, संस्करण इतिहास वाले अन्य लोगों द्वारा किए गए परिवर्तनों को ट्रैक करने के लिए Google डॉक्स, Google शीट्स और Google स्लाइड जैसे दस्तावेज़ सहयोग अनुप्रयोगों का भी उपयोग कर सकते हैं।

चूंकि परिवर्तन तुरंत होते हैं, इसलिए टीम के सदस्य अतिरिक्त टिप्पणी और सुझाव सुविधाओं के साथ विचारों पर सहयोग कर सकते हैं और अधिक तेज़ी से आम सहमति तक पहुँच सकते हैं।

Google Currents के साथ, टीमें पूरे संगठन में अपने काम को सुव्यवस्थित करने, संसाधनों को साझा करने और आपकी कंपनी के मिशन को आगे बढ़ाने वाली चर्चा शुरू करने के लिए अपना सामाजिक नेटवर्क बना सकती हैं।

4. तृतीय-पक्ष अनुप्रयोगों के साथ निर्बाध एकीकरण

आप ग्राहक संबंध प्रबंधन (सीआरएम) सॉफ़्टवेयर सहित 750 से अधिक तृतीय-पक्ष एप्लिकेशन के साथ Google कार्यस्थान को एकीकृत कर सकते हैं। ये उपकरण Google कार्यस्थान की सेवाओं का विस्तार करते हैं, जिससे आप एक प्रबंधन प्लेटफ़ॉर्म पर व्यवसाय और बिक्री उपकरण शामिल कर सकते हैं। कुछ सबसे उन्नत सीआरएम टूल Google कैलेंडर में शेड्यूल सिंक कर सकते हैं और Google मानचित्र का उपयोग करके लक्षित बाज़ार स्थानों का ट्रैक रख सकते हैं।

Google Workspace के अंदर से सभी प्लेटफ़ॉर्म पर निर्बाध एकीकरण, आपके व्यवसाय के संचालन को सुचारू रूप से चालू रखता है। यह आपको अपने व्यवसाय के सभी पहलुओं पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देता है, जिसका लक्ष्य आपके सॉफ़्टवेयर पर कम समय बिताना और अपने व्यवसाय को बढ़ाने में अधिक समय देना है।

कुछ Google-अनुकूल तृतीय-पक्ष एप्लिकेशन जो Google कार्यक्षेत्र के साथ सहज रूप से एकीकृत होते हैं, उनमें परियोजना और प्रक्रिया प्रबंधन के लिए आसन, वित्त और लेखा के लिए ज़ोहो चालान, ग्राहक सहायता के लिए फ्रेशडेस्क और हस्ताक्षर अनुमोदन के लिए दस्तावेज़ शामिल हैं।

5. समापन बिंदु और Admin Console का उपयोग करके व्यवसाय-ग्रेड सुरक्षा

समापन बिंदु प्रबंधन आपको उन उपकरणों को नियंत्रित करने की अनुमति देता है जो आपके संगठन में Google कार्यस्थान खातों तक पहुंचते हैं। उदाहरण के लिए, आप ऐप के उपयोग की जांच कर सकते हैं, सुरक्षा सेटिंग्स प्रबंधित कर सकते हैं और किसी भी एंडपॉइंट डिवाइस पर पहुंच सीमित कर सकते हैं। उपकरणों के खो जाने या चोरी हो जाने की स्थिति में यह अत्यधिक लाभकारी होता है। आप अपनी कंपनी को बाहरी खतरों से बचाते हुए गोपनीय डेटा मिटा सकते हैं।

Google Workspace Admin Console उपयोगकर्ताओं और समूहों को जोड़ने या हटाने, भूमिकाएं बनाने और सुरक्षा सेटिंग कॉन्फ़िगर करने के लिए एक सहज ज्ञान युक्त डैशबोर्ड प्रदान करता है। उदाहरण के लिए, आप प्रत्येक उपयोगकर्ता के लिए दो-चरणीय सत्यापन कॉन्फ़िगर कर सकते हैं या अविश्वसनीय एप्लिकेशन को कंपनी डेटा तक पहुंचने से रोक सकते हैं।

6. Google Vault का उपयोग करके व्यावसायिक डेटा का बैकअप लें

Google कार्यस्थान डेटा हानि, डेटा भ्रष्टाचार, या निलंबित खातों से उत्पन्न होने वाली संभावित कानूनी समस्याओं की स्थिति में एक असफल-सुरक्षित विकल्प प्रदान करता है।

Google Vault का उपयोग करके, आप जब तक आवश्यक हो, आवश्यक डेटा को सुरक्षित रख सकते हैं। आप निलंबित खातों और हटाए गए दस्तावेज़ों के लिए भी डेटा प्रतिधारण नियम सेट कर सकते हैं।

Google की खोज क्वेरी का उपयोग करके डेटा की खोज करना भी अपेक्षाकृत आसान है और इसे प्रिंट करने योग्य स्वरूपों में निर्यात किया जा सकता है। एक उदाहरण उपयोग मामला अपने खोजकर्ताओं, विचारों और समग्र उपयोगकर्ता गतिविधि को ट्रैक करने के लिए उपयोगकर्ता डेटा का बैकअप ले रहा है।

7. Google साइट का उपयोग करके वेबसाइट लॉन्च करें

कम या बिना प्रोग्रामिंग अनुभव के, आप सामग्री को ग्रिड और टेम्प्लेट में खींचकर और छोड़ कर जल्दी से वेबसाइट बना सकते हैं। आप इसे अपनी पसंद के अनुसार अपडेट और वैयक्तिकृत कर सकते हैं और इसे वेब पर प्रकाशित करने से पहले अपनी टीम के साथ साझा और सहयोग कर सकते हैं।

इसमें रीयल-टाइम संपादन, टिप्पणियों को जोड़ने और प्रिवी टीम के सदस्यों तक पहुंच को प्रबंधित करने के साथ Google डॉक्स के समान कार्यशैली शामिल है।

8. एआई-संचालित उत्पादकता और अंतर्दृष्टि

Google कार्यस्थान कार्य प्रक्रियाओं का विश्लेषण करने और उन्हें और अधिक अनुकूलित करने में आपकी सहायता करने के लिए Google AI का उपयोग करता है। यह मैन्युअल कार्यों को स्वचालित करने के लिए मशीन लर्निंग, प्राकृतिक भाषा प्रसंस्करण और छवि पहचान का लाभ उठाता है, आपको अच्छी तरह से सूचित व्यावसायिक निर्णय लेने के लिए डेटा-आधारित अंतर्दृष्टि से लैस करता है।

उदाहरण के लिए, Google डॉक्स में Google का AI-संचालित व्याकरण परीक्षक शामिल है जो वास्तविक समय में वाक्य संरचनाओं का विश्लेषण करता है, गलतियों की पहचान करता है और सही विकल्प सुझाता है।

स्मार्ट कंपोज़ और स्मार्ट रिप्लाई ईमेल का विश्लेषण भी करते हैं, वाक्यों को पूरा करने के लिए टेक्स्ट का सुझाव देते हैं और त्वरित प्राकृतिक भाषा प्रतिक्रियाएं प्रदान करते हैं। Google पत्रक BigQuery को भी एकीकृत करता है, जो बड़ी मात्रा में डेटा को आसानी से प्रबंधित, विश्लेषण और व्याख्या करने में आपकी सहायता करता है।

Google कार्यस्थान के साथ, आप मानक कार्यालय फ़ाइल स्वरूपों को आसानी से खोल और संपादित कर सकते हैं। आप अपने संगठन से बाहर के लोगों (जो Google कार्यस्थान का उपयोग नहीं कर रहे हैं) के साथ फ़ाइलें निर्यात और साझा भी कर सकते हैं। बुनियादी कार्यालय सुइट सुविधाओं के उदाहरणों में शामिल हैं:

  • Google डॉक्स— दस्तावेज़ निर्माण के लिए Google का वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर
  • Google पत्रक — डेटा विज़ुअलाइज़ेशन और विश्लेषण के लिए Google का स्प्रेडशीट सॉफ़्टवेयर
  • Google स्लाइड – स्लाइड शो प्रस्तुतीकरण बनाने के लिए Google का PowerPoint सॉफ़्टवेयर

जबकि माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस अनुप्रयोगों में व्यापक कार्यक्षमता है, Google वर्कस्पेस सहयोग और उपयोग में आसानी के लिए बनाया गया एक सहज ज्ञान युक्त इंटरफ़ेस प्रदान करता है।

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10. Google पत्रक का उपयोग करके डेटा-आधारित निर्णय लें

एक मूल्यवान Google कार्यस्थान डेटा हेरफेर उपकरण Google पत्रक है। यह कंपनी डेटा को ट्रैक करने, व्यवस्थित करने और मूल्यांकन करने में लचीलापन प्रदान करता है।

यह वित्तीय लेखांकन, परियोजना प्रबंधन, कर्मचारी टाइमशीट पर नज़र रखने और हितधारकों के लिए वार्षिक रिपोर्ट बनाने जैसी बहु-कार्यात्मक व्यावसायिक प्रक्रियाओं के लिए महत्वपूर्ण है। सांख्यिकीय विश्लेषण करने और कंपनी डेटा में रुझानों की पहचान करने में आपकी सहायता के लिए Google पत्रक में 400 से अधिक अंतर्निर्मित सूत्र और कार्य, पिवट टेबल और सशर्त स्वरूपण विकल्प शामिल हैं।

Google शीट्स द्वारा पेश किए गए टेम्प्लेट भी हैं जो प्रासंगिक और अनुकूलन योग्य डैशबोर्ड पर भारी मात्रा में जानकारी की निगरानी करने में आपकी सहायता कर सकते हैं। टेम्प्लेट पूर्व-कॉन्फ़िगर किए गए स्वरूपण और कार्यों का उपयोग करके दोहराए गए कार्यों और मैन्युअल डेटा प्रविष्टि को स्वचालित करने में मदद करते हैं।

कुछ उदाहरण टेम्प्लेट में प्रॉफिट-एंड-लॉस स्टेटमेंट, इनवॉइस जेनरेटर, इन्वेंट्री मैनेजमेंट, कंपनी के उद्देश्य और प्रमुख परिणाम (ओकेआर), मार्केटिंग प्रमुख प्रदर्शन संकेतक (केपीआई), और कैश फ्लो स्टेटमेंट शामिल हैं। डिफ़ॉल्ट फ़ील्ड पर्याप्त नहीं होने की स्थिति में इन्हें आपकी व्यावसायिक आवश्यकताओं के अनुसार संशोधित भी किया जा सकता है।

Google कार्यस्थान के साथ अपने कार्य को सुव्यवस्थित करें

Google Workspace आपको सभी डिवाइस पर एक समान उपयोगकर्ता अनुभव, रीयल-टाइम में आसान सहयोग, और आपके व्यवसाय के लिए सुविधाओं से भरपूर ईमेल और ऑफ़िस सुइट प्रदान करता है। यह काफी किफायती भी है।

आप एक कस्टम और सुरक्षित व्यावसायिक ईमेल, 100 प्रतिभागी वीडियो मीटिंग, प्रति उपयोगकर्ता 30GB क्लाउड स्टोरेज, प्रति उपयोगकर्ता $6 प्रति माह के लिए सुरक्षा और प्रबंधन नियंत्रण प्राप्त कर सकते हैं।