जीमेल में सभी पुराने ईमेल कैसे संग्रहित करें और इनबॉक्स शून्य तक कैसे पहुंचें

बहुत अधिक ईमेल प्राप्त करने से आपका इनबॉक्स बहुत सारी अनावश्यक वस्तुओं से भर सकता है। जब आप इसके अभ्यस्त हो जाते हैं, तब भी यह आपके दिमाग में थोड़ा भार जोड़ता है। आप पर बहुत सारे बिना खुले संदेश होने का बोझ है, लेकिन आप उनमें से किसी को भी हटाना नहीं चाहते हैं।

कौन जाने? आपके इनबॉक्स में एक अपठित संदेश भविष्य में आपकी त्वचा को बचा सकता है। तो बिना डेटा खोए अपने इनबॉक्स को साफ करने के लिए आपको क्या करना चाहिए? संग्रह करके! यहां बताया गया है कि आप इसे कैसे करते हैं।

एक पुरालेख क्या है?

कैम्ब्रिज डिक्शनरी के अनुसार, एक संग्रह किसी स्थान, संगठन या परिवार से संबंधित ऐतिहासिक अभिलेखों का संग्रह है। इसे इलेक्ट्रॉनिक जानकारी या दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने के लिए उपयोग की जाने वाली कंप्यूटर फ़ाइल के रूप में भी परिभाषित किया गया है जिसका आप अब नियमित रूप से उपयोग नहीं करते हैं।

इसी तरह, जीमेल में, एक संग्रह आपके संदेशों का एक संग्रह है जिसका आप नियमित रूप से उपयोग नहीं करते हैं। अपने संग्रह में एक ईमेल डालने का मतलब है कि वह किसी जगह नज़र से हटकर और दिमाग़ से बाहर हो गया है। लेकिन यह अभी भी है अगर आपको किसी दिन इसमें वापस आने की जरूरत है। यह आपके तहखाने की तरह है, जहां आप उन वस्तुओं को संग्रहीत करते हैं जिनकी आपको आवश्यकता नहीं है, लेकिन भविष्य में उपयोग कर सकते हैं।

जब आप किसी अपठित ईमेल को Gmail में संग्रहीत करते हैं, तो वह आपके इनबॉक्स को छोड़ देता है और सभी मेल के अंतर्गत संग्रहीत हो जाता है। इसे आपके अपठित संदेशों की संख्या से भी काट लिया जाएगा।

अपने संग्रहीत ईमेल ढूंढने के लिए, साइडबार में सभी मेल पर जाएं। वैकल्पिक रूप से, आप केवल संग्रहीत संदेशों को दिखाने के लिए जीमेल सर्च बार पर इन: आर्काइव में लिख सकते हैं।

संग्रह क्या करता है (और नहीं करता)

इसके लाभों को समझने के लिए, आपको यह जानना होगा कि जब आप पुराने जीमेल संदेशों को संग्रहित करते हैं तो वास्तव में क्या होता है।

  • संग्रहीत ईमेल स्वचालित रूप से हटाए नहीं जाते हैं । पुरालेख एक तिजोरी की तरह है। जबकि ट्रैश किए गए ईमेल 30 दिनों के बाद स्वचालित रूप से हटा दिए जाते हैं, संग्रहीत ईमेल आपके जीमेल में तब तक रहेंगे जब तक आप उन्हें मैन्युअल रूप से हटा नहीं देते।
  • संग्रहीत ईमेल खोजे जा सकते हैं । जीमेल में एक शक्तिशाली सर्च इंजन है। जब आप कुछ भी खोजते हैं, तो संग्रहीत ईमेल उसी का एक हिस्सा होते हैं। यदि आप उन्हें बहिष्कृत करना चाहते हैं और केवल अपना इनबॉक्स खोजना चाहते हैं, तो खोज शब्द से पहले इनबॉक्स टाइप करें।
  • संग्रहीत ईमेल को संग्रहण स्थान के रूप में गिना जाता है । आपके जीमेल ड्राइव से हटाए गए ईमेल हटा दिए जाते हैं, इस प्रकार आपको अधिक स्थान मिलता है। दूसरी ओर, संग्रहीत ईमेल अभी भी भंडारण की खपत करते हैं क्योंकि वे अभी भी आपके जीमेल का हिस्सा हैं।
  • संग्रहीत ईमेल को स्वचालित रूप से पढ़ने के रूप में चिह्नित नहीं किया जाता है । यदि आप किसी ईमेल को खोले बिना उसे संग्रहीत करते हैं, तो वह ईमेल तब तक अपठित रहेगा जब तक आप उस पर कार्रवाई नहीं करते।
  • संग्रहीत ईमेल ब्राउज़ किए जा सकते हैं । आपके द्वारा यहां भेजे गए संदेशों को ब्राउज़ करने के लिए Gmail में "संग्रह" टैब नहीं है। हालाँकि, आप इनबॉक्स और संग्रह दोनों से एक साथ ईमेल देखने के लिए सभी मेल टैब का उपयोग कर सकते हैं।
  • संग्रहीत ईमेल लेबल के साथ काम करते हैं । आप किसी संदेश में एक लेबल जोड़ सकते हैं और फिर उसे संग्रहीत कर सकते हैं। लेबल अभी भी रहेगा। जब आप लेबल के साथ टैग किए गए सभी संदेशों को देखने के लिए उस पर क्लिक करते हैं, तो संग्रहीत ईमेल भी दिखाई देगा।

क्यों "पढ़े के रूप में चिह्नित करें" पर्याप्त नहीं है

अपने अपठित संदेश को पठित के रूप में चिह्नित करने से कष्टप्रद संख्या कम हो सकती है, यह संग्रह करने जितना अच्छा नहीं है। ऐसा इसलिए है क्योंकि आपका इनबॉक्स अभी भी अव्यवस्था से भरा हुआ है।

जब आप किसी ऐसे ईमेल को संग्रहित करते हैं जिसकी आपको आवश्यकता नहीं है, तो वह आपकी प्राथमिक ईमेल स्क्रीन छोड़ देता है। इस तरह, आप अधिक महत्वपूर्ण संदेशों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।

यदि आपको लगता है कि भविष्य में आपको उस ईमेल की आवश्यकता होगी, तो आप इसे खोजने के लिए अभी भी जीमेल के शक्तिशाली खोज फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं। आखिरकार, आप सैकड़ों में स्क्रॉल नहीं करना चाहेंगे, यदि हजारों नहीं, तो कुछ की तलाश में ईमेल।

ईमेल कैसे संग्रहित करें

चाहे आप अपने खाते को अपने स्मार्टफोन या अपने कंप्यूटर पर एक्सेस कर रहे हों, संग्रह करना सरल और आसान है।

आपके कंप्युटर पर

ऐसा करने के तीन तरीके हैं। सबसे पहले उस संदेश के चेक बॉक्स को चेक करना है जिसे आप संग्रहित करना चाहते हैं। फिर आपके इनबॉक्स की शीर्ष पंक्ति में आइकन की एक पंक्ति दिखाई देगी— संग्रह आइकन पर क्लिक करें, और जीमेल संदेश को "सभी मेल" फ़ोल्डर में भेज देगा।

दूसरा विकल्प विचाराधीन ईमेल को खोलना है । एक बार लोड होने के बाद, ऊपर के समान आइकन दिखाई देंगे। संग्रह बटन का चयन करें, और आप अपने प्राथमिक इनबॉक्स में वापस आ जाएंगे। एक वार्तालाप संग्रहीत । प्रक्रिया की पुष्टि करते हुए, आपकी स्क्रीन के नीचे दाईं ओर अधिसूचना दिखाई देगी।

तीसरा विकल्प इनबॉक्स लेबल को हटाना है। लेबल पर x पर क्लिक करके, Gmail ईमेल को आपके इनबॉक्स से सभी मेल में स्थानांतरित कर देगा। पुष्टि के लिए आपके ब्राउज़र के निचले दाएं हिस्से पर " इनबॉक्स " अधिसूचना से हटाई गई बातचीत दिखाई देनी चाहिए।

अपने स्मार्टफोन पर

छवि गैलरी (3 छवियां)

चाहे आप Android या iOS उपयोगकर्ता हों, संग्रह करना काफी हद तक समान है। जीमेल ऐप खोलें, और फिर उस संदेश को स्लाइड करें जिसे आप बाएं या दाएं संग्रहित करना चाहते हैं।

वैकल्पिक रूप से, संदेश खोलें और फिर ऊपरी दाएँ मेनू पर संग्रह बटन चुनें। यह दाईं ओर से चौथा आइकन है। जब आप ऐसा करते हैं तो आपको अपने इनबॉक्स से संदेश गायब होते हुए और नीचे एक 1 संग्रहीत सूचना दिखाई देनी चाहिए।

अंत में, आप सब्जेक्ट लाइन के ठीक बाद लेबल सेक्शन पर टैप कर सकते हैं। विंडो के रूप में एक लेबल दिखाई देगा— इनबॉक्स लेबल को अनचेक करें, फिर ठीक दबाएं। ईमेल को आपके इनबॉक्स से हटा दिया गया है और नीचे एक परिवर्तित लेबल सूचना दिखाई देगी।

अपने इनबॉक्स को साफ रखना

यदि आप संग्रह के लिए मैन्युअल रूप से ईमेल चुनने का झंझट नहीं चाहते हैं, तो इसे स्वचालित रूप से करने के लिए जीमेल की फ़िल्टर सुविधा का उपयोग करें। यह उन रसीदों के लिए विशेष रूप से उपयोगी है जिन्हें आपको देखने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन उन्हें रखना चाहिए।

ऐसा करने के लिए चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका यहां दी गई है:

  1. वह ईमेल खोलें जिसे आप स्वचालित रूप से संग्रहीत करना चाहते हैं।
  2. शीर्ष मेनू पर, तीन-बटन उप-मेनू का चयन करें
  3. इस तरह के संदेशों को फ़िल्टर करें चुनें।
  1. खोज बार से दिखने वाला फ़िल्टर— फ़िल्टर बनाएं पर क्लिक करें।
  2. स्किप द इनबॉक्स (इसे आर्काइव करें ) चेक बॉक्स पर टिक लगाएं।
  3. (वैकल्पिक) यदि आप चाहते हैं कि ये संदेश अपने आप खुल जाएं, तो पढ़े गए विकल्प के रूप में चिह्नित करें पर टिक करें।
  4. (वैकल्पिक) मौजूदा संदेशों को संग्रहीत करने के लिए, # मेल खाने वाली बातचीत पर भी फ़िल्टर लागू करें पर टिक करें।
  5. फ़िल्टर बनाएं पर क्लिक करें।

एक संग्रहीत ईमेल लौटाना

यदि आपने गलती से कोई संदेश अपने इनबॉक्स में संग्रहीत कर लिया है, तो आप अधिसूचना में पूर्ववत करें बटन दबाकर कार्रवाई को पूर्ववत कर सकते हैं।

यदि आप चूक गए हैं , तो सभी मेल पर जाएं, फिर वह ईमेल चुनें जिसे आप वापस करना चाहते हैं। ऊपरी मेनू पर, मूव टू इनबॉक्स चुनें

यदि आप अपने इनबॉक्स में जो संदेश वापस चाहते हैं, वह हाल का नहीं है, तो उसे Gmail के खोज बार से ढूँढ़ें। ईमेल खोलने के बाद प्रक्रिया दोहराएं।

जीमेल में सब कुछ कैसे आर्काइव करें

यदि आप एक साफ स्लेट से शुरू करना चाहते हैं और सभी जीमेल संदेशों को संग्रहित करना चाहते हैं, तो आप जीमेल के फिल्टर फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं। आप अपने फ़िल्टर को और अधिक परिष्कृत करने के लिए अन्य आदेशों का भी उपयोग कर सकते हैं।

  1. खोज बार में, निम्नलिखित इनपुट करें: in:inbox । यह आपके इनबॉक्स में सभी ईमेल लौटाता है।
  2. यदि आप फ़िल्टर को परिशोधित करना चाहते हैं, तो पहले लिखें :yyyy/mm/dd एक विशिष्ट तिथि से पहले सभी ईमेल शामिल करने के लिए। आप after:yyyy/mm/dd का भी उपयोग कर सकते हैं यदि आप केवल एक विशेष अवधि को संग्रहित करना चाहते हैं।
  3. जब खोज के परिणाम वापस आ जाएं, तो ऊपरी मेनू पर टिक बॉक्स पर क्लिक करें।
  4. इस पृष्ठ पर सभी 100 वार्तालापों को चुनने वाली एक सूचना चयनित है। इस खोज से मेल खाने वाले सभी वार्तालापों को चुनें जो दिखाई देंगे।
  5. इस खोज से मेल खाने वाली सभी बातचीत चुनें पर क्लिक करें
  6. संग्रह बटन चुनें
  7. एक कन्फर्म बल्क एक्शन विंडो दिखाई देगी। ठीक चुनें।

आपके पास कितने ईमेल हैं, इस पर निर्भर करते हुए, जीमेल को इस फिल्टर के साथ कुछ समय लगेगा। लेकिन कुछ समय बाद, आपके सभी ईमेल इनबॉक्स से गायब हो जाएंगे और संग्रह में सुरक्षित रूप से संग्रहीत हो जाएंगे। इनबॉक्स शून्य प्राप्त करने और बनाए रखने का यह सबसे सरल कदम है।

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