ज्ञान साझा करने के साथ अपने कार्यस्थल की उत्पादकता को कैसे बढ़ाएं

हम ऐसे समय में रहते हैं जब सूचना और ज्ञान तक पहुंच पहले से कहीं ज्यादा आसान हो गई है, और हम इसके लिए प्रौद्योगिकी को धन्यवाद दे सकते हैं।

हालांकि, अस्पष्ट आंतरिक संचार, ज्ञान जमाखोरी और व्यावहारिक डिजिटल उपकरणों की कमी के कारण कार्यस्थल में ज्ञान साझा करना हमेशा एक मानक अभ्यास नहीं होता है।

इस लेख में, हम चर्चा करेंगे कि आपको ज्ञान साझा करने में सुधार करने की आवश्यकता क्यों है, और आप इसे अपने कार्यस्थल में कैसे प्राप्त कर सकते हैं।

कार्यस्थल में ज्ञान साझा करना क्या है?

सहयोग को बेहतर बनाने और संगठन के लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए ज्ञान साझाकरण लोगों, टीमों या विभागों के बीच सूचनाओं का आदान-प्रदान कर रहा है। संभावना है, आप किसी विशेष क्षेत्र में उनके ज्ञान के कारण लोगों के एक बड़े समूह से विशिष्ट कर्मचारियों को नियुक्त करते हैं, और वे आपके संगठन में इसका उपयोग कैसे करेंगे।

अब, कल्पना कीजिए कि एक बार जब ये व्यक्ति अपनी विशेषज्ञता साझा करना शुरू कर देंगे और एक इकाई के रूप में काम करना शुरू कर देंगे तो उस ज्ञान का कितना उपयोग हो सकता है। ज्ञान साझाकरण रचनात्मकता, नवाचार, सहयोग और उत्पादकता को बढ़ाकर अधिक व्यस्त कार्यबल बनाने में मदद करता है।

यही कारण है कि आपके संगठन के भीतर ज्ञान को प्रबंधित करने, साझा करने और उपयोग करने के लिए एक प्रभावी प्रणाली स्थापित करना महत्वपूर्ण है। इसे हासिल करने में आपकी सहायता के लिए यहां कुछ युक्तियां और टूल दिए गए हैं:

1. एक कंपनी बनाएं आंतरिक विकी

सामान्य तौर पर, प्रौद्योगिकी ने कार्यस्थल में सूचना और ज्ञान की पहुंच को महत्वपूर्ण रूप से बढ़ाया है। हालांकि, कर्मचारी अभी भी विशिष्ट जानकारी खोजने की कोशिश में बहुत समय व्यतीत करते हैं।

क्यों? यह आंशिक रूप से इसलिए है क्योंकि कंपनी की जानकारी ईमेल जैसे विभिन्न आंतरिक संचार उपकरणों में फैल जाती है, जिससे सूचनाओं को ढूंढना और अपडेट करना, नए कर्मचारियों को प्रभावी ढंग से ऑनबोर्ड करना, या एक बार और सभी के लिए सामान्य प्रश्नों का उत्तर देना एक चुनौती बन जाता है।

आप इस समय और उत्पादकता को खत्म होने से बचा सकते हैं, और एक आंतरिक विकी में सूचनाओं को केंद्रीकृत करके ज्ञान साझाकरण को बढ़ावा दे सकते हैं।

एक आंतरिक विकी एक कंपनी का केंद्रीकृत विश्वकोश है जिसका उपयोग कर्मचारी अपने काम को उत्पादक रूप से करने में मदद करने के लिए ज्ञान बनाने, व्यवस्थित करने और साझा करने के लिए कर सकते हैं। आपकी कंपनी के आंतरिक विकी में मीटिंग मिनट, कंपनी नीतियां, कंपनी समाचार, मानक संचालन प्रक्रियाएं, कंपनी सॉफ़्टवेयर ट्यूटोरियल, और बहुत कुछ शामिल हो सकते हैं।

यद्यपि यह एक जटिल प्रयास की तरह लग सकता है, आप गुरु जैसे आंतरिक विकि-अनुकूल उपकरणों का उपयोग कर सकते हैं ताकि ज्ञान का आधार बनाया जा सके जो पहुंच, संपादन और नेविगेट करने में आसान हो। गुरु आपको एक ही स्थान पर सभी प्रासंगिक जानकारी रखने के लिए अन्य ज्ञान प्रबंधन और संचार उपकरणों को एकीकृत करने की अनुमति देता है।

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2. संचार बाधाओं को कम करें

अपने संगठन के भीतर ज्ञान साझा करने में सुधार का अर्थ विभिन्न विभागों, दूरस्थ टीमों और नेतृत्व के कर्मचारियों के बीच संचार सेतु बनाना भी है। टीम के सदस्यों को एक दूसरे से अलग महसूस करने से बचने के लिए जितना संभव हो संचार बाधाओं को कम करना महत्वपूर्ण है।

आप इसे स्लैक जैसे रीयल-टाइम कार्यस्थल संचार सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके प्राप्त कर सकते हैं। यह टूल प्रभावी रूप से ज्ञान साझा करने की सुविधा के लिए स्लैक चैनलों के माध्यम से विभिन्न विभागों में आमने-सामने संचार और क्रॉस-फ़ंक्शनल सहयोग की अनुमति देता है।

स्लैक आपको संदेशों और फ़ाइलों को सहेजने और खोज के माध्यम से उन्हें जल्दी से खोजने की अनुमति देता है। अधिक समय बचाने के लिए आपइन उन्नत स्लैक खोज युक्तियों का भी उपयोग कर सकते हैं।

इसके अलावा, आप सहकर्मियों के लिए ब्रेक के दौरान या काम के बाद बातचीत करने, विचारों को साझा करने, नए किराए के बारे में जानने आदि के लिए आसान संचार और खुलेपन की संस्कृति बनाने के लिए एक वर्चुअल वाटर कूलर चैनल शुरू कर सकते हैं।

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3. मौन बैठकों का लाभ उठाएं

मुख्य कारणों में से एक मूक बैठकें आपकी टीमों के सहयोग और उत्पादकता को बढ़ावा देने में मदद कर सकती हैं क्योंकि वे प्रभावी ज्ञान साझाकरण को बढ़ावा देती हैं।

यह संभव है क्योंकि टीम के सदस्य अधिकांश आवंटित समय का उपयोग लेखन द्वारा विचारों को साझा करने के लिए करते हैं, जिससे साथियों के दबाव पर काबू पाया जा सकता है, या पारंपरिक (मौखिक) बैठकों के दौरान अपने अंतर्मुखी सहयोगियों पर अधिक मुखर लोगों के जोखिम को कम किया जा सकता है।

मौन बैठकें विशेष रूप से विचार मंथन के लिए फायदेमंद हो सकती हैं, क्योंकि सभी प्रतिभागियों के पास ज्ञान को प्रभावी ढंग से प्रतिबिंबित करने और साझा करने के लिए समान समय होता है।

4. अपनी ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया का आकलन करें

नए वातावरण में काम करना ज्यादातर लोगों के लिए डराने वाला अनुभव हो सकता है। नए कर्मचारियों को अक्सर अपने नए वातावरण में बसने, नई भूमिकाओं, जिम्मेदारियों और टीमों के अनुकूल होने के लिए समय की आवश्यकता होती है।

सौभाग्य से, सूचना के प्रवाह को सुविधाजनक बनाने के लिए एक संरक्षक को नए काम पर रखने या एक प्रभावी ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया होने से इन चुनौतियों को दूर करने में मदद मिल सकती है।

यही कारण है कि ज्ञान साझा करने के लेंस के माध्यम से अपनी ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया को फिर से देखना महत्वपूर्ण है, क्योंकि यह आपको अपने संगठन के भीतर इसके मूल्यों को शामिल करने का सही अवसर प्रदान करता है। इससे नए कर्मचारियों को यह जानने में मदद मिलेगी कि उनकी अंतर्दृष्टि मूल्यवान है, और वे पहले दिन से उन्हें साझा करने में अधिक सहज महसूस करेंगे।

उस ने कहा, यह निर्धारित करने के लिए अपनी ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया का आकलन करें कि आप अधिक ज्ञान-साझाकरण अवसरों को कैसे जोड़ सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप अपने आंतरिक विकी में नए कर्मचारियों के लिए एक प्रशिक्षण गाइड बना सकते हैं, जिसमें प्रासंगिक जानकारी जैसे कि कैसे-कैसे ट्यूटोरियल, कंपनी की नीतियां और अपेक्षाएं, मिशन स्टेटमेंट आदि शामिल हैं।

इसके अलावा, आप डोनट ऑन स्लैक जैसे टूल का उपयोग मेंटर्स या ऑनबोर्डिंग मित्रों के साथ नए हायर करने के लिए उनका गर्मजोशी से स्वागत करने के लिए कर सकते हैं, अपनेपन की भावना पैदा करने और सार्थक कनेक्शन बनाने में मदद करने के लिए आकस्मिक बातचीत साझा कर सकते हैं।

5. परियोजना प्रबंधन उपकरण का प्रयोग करें

किसी भी फलते-फूलते संगठन के लिए विभिन्न परियोजनाओं पर एक साथ काम करने वाली एकजुट टीमों का होना महत्वपूर्ण है। आप एक सहयोगी संस्कृति बनाकर इसे प्राप्त कर सकते हैं जो एक सामान्य उद्देश्य को प्राप्त करने के लिए टीम के सदस्यों को विचार, ज्ञान और कौशल साझा करने का अधिकार देता है।

परियोजना प्रबंधन उपकरण विभिन्न लोगों को एक परियोजना पर काम करने, उनकी प्रगति को ट्रैक करने, प्रासंगिक जानकारी जोड़ने और संवाद करने के द्वारा सहयोग को बढ़ावा देने में मदद करते हैं।

आप अपनी टीम के सभी सदस्यों को तालमेल से काम करने के लिए सुनिश्चित करने के लिए आसन जैसे परियोजना प्रबंधन टूल का उपयोग कर सकते हैं। आसन सभी के लिए एक ही स्थान पर जानकारी को एक्सेस करना, ढूंढना और साझा करना आसान बनाता है। यह टूल आपके सभी प्रोजेक्ट्स को व्यवस्थित करने में आपकी मदद करके और डुप्लिकेट प्रयासों से बचने के लिए हर कोई क्या काम कर रहा है, यह जानकर आपकी टीम की उत्पादकता में सुधार कर सकता है।

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ज्ञान साझा करने के साथ अपने कार्यस्थल की उत्पादकता में सुधार करें

ज्ञान साझा करना किसी भी उत्पादक संगठन के स्तंभों में से एक है।

आप मौजूदा कर्मचारियों को ज्ञान साझा करने के लिए लगातार प्रोत्साहित करके और शुरुआत से ही नए कर्मचारियों में इस मूल्य को स्थापित करके अपनी टीम की व्यस्तता और उत्पादकता को बढ़ाने के लिए उपरोक्त युक्तियों और उपकरणों का उपयोग कर सकते हैं।