बेहतर ईमेल कैसे लिखें: 3 आसान टिप्स

अच्छे ईमेल लिखने का तरीका समझना एक महत्वपूर्ण कौशल है, खासकर काम के लिए। चाहे आप एक छोटे व्यवसाय के मालिक हों या स्व-नियोजित हों, आप हर दिन अनगिनत ईमेल संभाल सकते हैं।

आप अन्य व्यवसायों और ग्राहकों के साथ संचार के अपने प्राथमिक तरीके के रूप में ईमेल का उपयोग कर सकते हैं। ईमेल लिखना एक साधारण काम की तरह लग सकता है, लेकिन लोग अक्सर गलत संचार से पीड़ित होते हैं।

यहां कुछ युक्तियां दी गई हैं जो मदद कर सकती हैं!

1. सटीक रहें

ईमेल संचार में, आप जो कह रहे हैं उसके साथ आपको विशिष्ट होना चाहिए। एक साधारण ईमेल जैसे "मुझे इसे कल तक करने की आवश्यकता है।" यदि आप किसी कर्मचारी को संदेश भेज रहे हैं तो यह पर्याप्त नहीं होगा।

भले ही आपके कर्मचारियों को आपकी बात समझ में आनी चाहिए, लेकिन जब आप सीधे हो सकते हैं तो गलत संचार का जोखिम क्यों उठाएं?

2. अपने ईमेल को ठीक से स्ट्रक्चर करें

विषय पंक्ति का अनुकूलन

आपके ईमेल के सभी पहलुओं को, विषय पंक्ति से लेकर मुख्य भाग तक, अनुकूलित किया जाना चाहिए।

आप हर दिन अनगिनत ईमेल प्राप्त करते हैं, और उनमें से कुछ बाहर खड़े होते हैं, है ना? आमतौर पर, वे एक अनुकूलित विषय पंक्ति वाले होते हैं। आपके ईमेल की विषय पंक्ति ईमेल के समग्र विषय के लिए प्रासंगिक होनी चाहिए।

जब हम विषय पंक्ति को नहीं पहचानते हैं, या यह अप्रासंगिक लगता है, तो हम ईमेल को पढ़ने से पहले हटा देते हैं। इससे बचने के लिए, सुनिश्चित करें कि आपकी विषय पंक्ति सही ढंग से संरचित है।

ईमेल बॉडी

एक ग्रीटिंग के साथ अपना ईमेल शुरू करें। ग्राहकों और व्यावसायिक भागीदारों के साथ संवाद करते समय औपचारिक होना महत्वपूर्ण है। उपयुक्त होने पर अनौपचारिक भाषण का उपयोग करना बिल्कुल ठीक है, लेकिन ज्यादातर मामलों में औपचारिक भाषण का उपयोग करना बेहतर होता है।

आप क्या प्रश्न या कार्रवाई बताने की कोशिश कर रहे हैं? बधाई के बाद बात पर पहुंचना अच्छा है। प्रत्यक्ष होने में संकोच न करें।

समापन

आपके ईमेल का अंत वह आखिरी चीज है जिसे आपके ग्राहक या व्यावसायिक भागीदार पढ़ने जा रहे हैं। यह प्रभावित कर सकता है कि वे आपको कोई प्रतिक्रिया देते हैं या नहीं।

ईमेल को समाप्त करने का प्रयास करें जैसे आप बातचीत में करेंगे। यदि आप मिलनसार, पेशेवर और अपने कॉल-टू-एक्शन के साथ स्पष्ट हैं, तो आपको सकारात्मक प्रतिक्रिया प्राप्त करने का एक बेहतर मौका मिलेगा।

अटैचमेंट भेजना

यदि आपके पास एक बड़ा अनुलग्नक है जिसे आप भेजना चाहते हैं, तो आपको वह ईमेल के माध्यम से नहीं करना चाहिए। इसके बजाय, फ़ाइल को फ़ाइल-साझाकरण सेवा पर अपलोड करें और इसके बजाय एक लिंक भेजें। यह बहुत अधिक पेशेवर दिखता है।

3. संपादित करें और प्रूफरीड करें!

अपना ईमेल तैयार करते समय, यह कल्पना करने की कोशिश करें कि कंपनी में हर कोई इसे पढ़ेगा। ईमेल बनाने में तेज़ हैं, लेकिन वे एक स्थायी प्रभाव छोड़ सकते हैं, इसलिए भेजें पर क्लिक करने से पहले अपने काम की समीक्षा करना सुनिश्चित करें।

कई मुफ़्त ऑनलाइन टूल हैं जो यह सुनिश्चित करने में आपकी सहायता कर सकते हैं कि आपका काम अच्छी तरह से लिखा गया है और व्याकरणिक रूप से सही है। इसमें वाक्य संरचना, विराम चिह्न, वर्तनी आदि शामिल हैं।

व्याकरण

Grammarly किसी भी व्याकरण त्रुटियों के लिए पाठ का एक टुकड़ा है कि आप ने लिखा है और जांच का विश्लेषण करेगा। आप इसे एक ब्राउज़र एक्सटेंशन के रूप में स्थापित कर सकते हैं, और इस प्रकार आपके पास इस तक पहुंच है, चाहे आप किसी भी वेबसाइट का उपयोग कर रहे हों।

उदाहरण के लिए, जब आप जीमेल या अन्य ईमेल साइटों पर अपना ईमेल टाइप करते हैं तो व्याकरण आपके व्याकरण की जांच कर सकता है।

व्याकरण मुफ्त में उपलब्ध है, लेकिन इसका एक प्रीमियम संस्करण भी है। इसका मुफ्त संस्करण बुनियादी और उन्नत व्याकरण और विराम चिह्न त्रुटियों, जैसे अल्पविराम, रन-ऑन वाक्य, अनुप्रास, अंश आदि का पता लगाने में अच्छा काम करता है।

यह वर्तनी की त्रुटियों, साहित्यिक चोरी और लेखन शैली की भी जाँच करेगा। ग्रामरली का प्रीमियम संस्करण मुफ्त संस्करण की पेशकश की हर चीज में एक अतिरिक्त स्पर्श जोड़ता है। हालाँकि, प्रीमियम व्याकरण ज्यादातर उन लोगों के लिए अभिप्रेत है जो लेख प्रकाशित करने की योजना बनाते हैं।

सम्बंधित: क्या ग्रामरली प्रीमियम इसके लायक है? यहां वह सब कुछ है जो आपको जानना आवश्यक है

हेमिंग्वे संपादक

हेमिंग्वे संपादक एक निःशुल्क ऑनलाइन टूल है जो आपकी लेखन शैली को बेहतर बनाने में आपकी सहायता करेगा। ईमेल जैसे छोटे टुकड़ों को संपादित करने के लिए मंच आदर्श है।

इसके अलावा, हेमिंग्वे संपादक आपको अपने लेखन में स्पष्ट और प्रत्यक्ष होने के लिए प्रोत्साहित करेगा, भले ही आप जटिल वाक्यों के साथ लंबे लेख लिखते हों। आप अपने काम की जटिलता और पठनीयता का आकलन करने के लिए इस संपादक का उपयोग कर सकते हैं।

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड और अन्य संपादन उपकरण

क्या आप जानते हैं कि माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में प्रूफिंग के बेहतरीन विकल्प हैं? जब आप Microsoft Word खोलते हैं, तो File > Options > Proofing पर क्लिक करें। आप स्वत: सुधार और वर्तनी विकल्प चुन सकते हैं जो आप चाहते हैं कि Microsoft Word जाँचे।

इसके अलावा, Microsoft Microsoft Editor भी प्रदान करता है, एक ब्राउज़र एक्सटेंशन जो व्याकरण की गलतियों, शैली, आदि के लिए आपके दस्तावेज़ों की जाँच करने में आपकी मदद कर सकता है।

Microsoft Word में अपने ईमेल संपादित करने के बारे में सबसे अच्छी बात यह है कि संपादन/स्वरूपण कुछ ईमेल ऐप्स/साइटों, जैसे जीमेल या आउटलुक के लिए बहुत अच्छा अनुवाद करता है।

आज, सबसे लोकप्रिय ईमेल प्रदाताओं के पास एकीकृत संपादन विकल्प होंगे। उनमें से बहुत से व्याकरण की गलतियों की भी जाँच करेंगे। जीमेल के अलावा, याहू और आउटलुक में भी ईमेल के लिए फॉर्मेटिंग विकल्प हैं।

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एक संपूर्ण ईमेल की संरचना करना सीखें

हम में से अधिकांश लोग दिन का एक महत्वपूर्ण हिस्सा ईमेल लिखने और पढ़ने में बिताते हैं। कई बार, ये ईमेल दूसरों को भ्रमित कर सकते हैं। ऊपर बताए गए सुझावों से आपको संक्षिप्त, स्पष्ट और समझने में आसान ईमेल लिखने में मदद मिलेगी।

आपके ईमेल आपके व्यावसायिकता, विस्तार पर ध्यान और मूल्यों का प्रतिबिंब हैं। इसलिए यह ध्यान रखना सुनिश्चित करें कि अन्य लोग आपके ईमेल के स्वर की व्याख्या कैसे कर सकते हैं।