माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल को जल्दी से कैसे सीखें: 8 टिप्स

Microsoft Excel एक ऐसा प्रोग्राम है जिससे बहुत से लोग सावधान रहते हैं—यह सॉफ़्टवेयर का एक जटिल टुकड़ा है, जिसमें बहुत सारी कार्यक्षमता सतह के नीचे छिपी होती है। यह देखना आसान है कि नौसिखियों को इतनी जटिल चीज से क्यों हटा दिया जाएगा, लेकिन सॉफ्टवेयर का यह शक्तिशाली टुकड़ा प्रयास के लायक है। यहां एक्सेल को तेजी से सीखने का तरीका बताया गया है।

क्या एक्सेल सीखना मुश्किल है?

एक्सेल को तेजी से सीखने की कुंजी सीखने की प्रक्रिया को प्रबंधनीय घटकों में तोड़ रही है। एक दिन या एक सप्ताह में एक्सेल सीखना असंभव है, लेकिन यदि आप एक-एक करके अलग-अलग प्रक्रियाओं को समझने के लिए अपना मन लगाते हैं, तो आप जल्द ही पाएंगे कि आपको सॉफ्टवेयर का कार्यसाधक ज्ञान है।

इन तकनीकों के माध्यम से अपना रास्ता बनाएं, और आपको एक्सेल के मूल सिद्धांतों के साथ सहज होने में ज्यादा समय नहीं लगेगा। वहां से, आप अपने Microsoft Excel प्रशिक्षण को पूरा करने और एक सच्चे स्प्रेडशीट मास्टर बनने की ओर अग्रसर हैं।

मूल बातें

यदि आप एक्सेल के साथ पकड़ बनाना चाहते हैं तो यहां कुछ पहली तकनीकें दी गई हैं जिन्हें आपको मास्टर करने की आवश्यकता होगी। वे काफी हद तक बहुत सरल हैं, लेकिन अधिक जटिल कार्यों को शुरू करने से पहले यह महत्वपूर्ण है कि आप उनसे परिचित हों।

1. सरल गणित करना

शुरू करने के लिए, सबसे बुनियादी गणित की समस्याओं से शुरू करें जिन्हें आपको कभी भी एक्सेल में फीड करने की आवश्यकता होगी। इस तरह की तकनीकों के बारे में याद रखने वाली पहली बात यह है कि जब आप इसे काम करने में समस्या दे रहे होते हैं तो एक्सेल पहले एक बराबर चिह्न देखने की अपेक्षा करता है।

अपनी स्प्रैडशीट में एक सेल में =10+10 टाइप करें और एंटर दबाएं ; सेल को संख्या 20 प्रदर्शित करनी चाहिए।

जोड़ना और घटाना काफी आत्म-व्याख्यात्मक है, लेकिन आपको गुणन चिह्न के स्थान पर तारांकन (*) और विभाजन चिह्न के स्थान पर फ़ॉरवर्ड स्लैश (/) का उपयोग करना होगा।

2. ऑटोसम का उपयोग करना

यदि आप अभी एक्सेल के साथ शुरुआत कर रहे हैं, तो फंक्शन्स के मूल उपयोग के साथ गति प्राप्त करने का यह एक शानदार तरीका है। सबसे पहले, कोशिकाओं में कोई भी दो संख्याएं दर्ज करें जो एक दूसरे के बगल में हों – या तो अगल-बगल या ऊपर और नीचे ठीक काम करता है। इसके बाद, सेल को सीधे दाईं ओर या उन सेल के नीचे चुनें और होम > ऑटोसम पर नेविगेट करें।

यह स्वचालित रूप से चयनित सेल को एक एसयूएम सूत्र के साथ पॉप्युलेट करेगा, इसलिए इसे निष्पादित करने के लिए एंटर दबाएं। एक्सेल दो नंबरों को एक साथ जोड़ देगा और निर्दिष्ट सेल में परिणाम देगा- ऑटोसम ड्रॉपडाउन का उपयोग करके, आप विभिन्न गणितीय कार्यों को भी चुन सकते हैं।

3. संख्या प्रारूप लागू करना

एक बार जब आपकी स्प्रैडशीट्स थोड़ी अधिक जटिल होने लगती हैं, तो उनमें विभिन्न प्रकार की संख्याएं शामिल हो सकती हैं; मुद्रा, तिथियां, प्रतिशत, और बहुत कुछ। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप इस डेटा के साथ काम कर सकते हैं, इसे टाइप करने के लिए स्वरूपित करना उचित है।

उन नंबरों का चयन करें जिन्हें आप प्रारूपित करना चाहते हैं—आपको प्रत्येक भिन्न प्रकार को एक बार में करना होगा। स्क्रीन के शीर्ष पर संख्या अनुभाग देखें, और ड्रॉपडाउन ढूंढें जो सामान्य पर डिफ़ॉल्ट है।

वहां से आप विभिन्न संख्या स्वरूपों की एक स्वस्थ सूची में से चुन सकते हैं। यदि आप अधिक नियंत्रण की तलाश में हैं, तो सूची के नीचे से अधिक संख्या प्रारूप चुनें, और आप उपयोग करने के लिए दशमलव स्थानों की संख्या, या अपनी पसंदीदा मुद्रा जैसे विवरण निर्दिष्ट करने में सक्षम होंगे।

4. एक टेबल बनाना

अपने डेटा को एक तालिका के रूप में प्रस्तुत करने से आप जानकारी के साथ बहुत कुछ कर सकते हैं, और इसे सेट करना आसान है। आरंभ करने के लिए, उस संपूर्ण डेटा सेट का चयन करें जिसे आप तालिका में बदलना चाहते हैं—शीर्षक सहित—और त्वरित विश्लेषण शॉर्टकट पर क्लिक करें जो आपके चयन के निचले बाएं कोने में दिखाई देगा।

टेबल्स टैब पर नेविगेट करें और टेबल चुनें। आपको डेटा के दिखने के तरीके में कुछ तात्कालिक अंतर दिखाई देंगे, और जिस तरह से इसमें हेरफेर किया जा सकता है, उसमें भी कुछ बदलाव हैं।

यदि त्वरित विश्लेषण शॉर्टकट प्रकट नहीं होता है, तो बस अपने डेटा को हाइलाइट करें और फिर सम्मिलित करें पर जाएं और फिर तालिका चुनें

डेटा के विशेष बिंदुओं को फ़िल्टर करने के लिए तालिका शीर्षलेख कक्षों में तीर बटनों का उपयोग करें, या उन्हें एक या दूसरे तरीके से क्रमबद्ध करें।

5. एक चार्ट बनाना

आप चार्ट या ग्राफ़ को उसी तरह बना सकते हैं जैसे आप टेबल बनाते हैं—लेकिन आपको यह विचार करना होगा कि आप उस डेटा को समय से पहले कैसे प्रस्तुत करना चाहते हैं।

एक्सेल आपको कुछ संकेत दे सकता है, लेकिन यह जानना महत्वपूर्ण है कि आप चार्ट को क्या हासिल करना चाहते हैं। इसे ध्यान में रखते हुए, अपना डेटा लेआउट करें और पूरी चीज़ का चयन करें, जैसा आपने तालिका बनाते समय किया था।

यह कैसा दिखेगा इसका पूर्वावलोकन प्राप्त करने के लिए किसी एक विकल्प पर होवर करें, या तैयार उत्पाद पर अतिरिक्त नियंत्रण के लिए अधिक का चयन करें।

यदि आपके लिए त्वरित विश्लेषण बॉक्स प्रकट नहीं होता है, तो अपने डेटा को हाइलाइट करें और सम्मिलित करें चुनें। फिर, चार्ट और ग्राफ़ अनुभाग पर नेविगेट करें। यहां, आप सुझाए गए चार्ट चुन सकेंगे या अपना खुद का चार्ट चुन सकेंगे.

आप शायद यह भी सीखना चाहें कि स्व-अद्यतन करने वाले एक्सेल चार्ट कैसे बनाएं

उन्नत तकनीक

जल्दी या बाद में, आप शायद अपने एक्सेल उपयोग को अगले स्तर पर ले जाना चाहेंगे। अच्छी खबर यह है कि सॉफ़्टवेयर की कार्यक्षमता के कई पहलू किसी न किसी तरह से जुड़े हुए हैं, जिसका अर्थ है कि एक तकनीक सीखने से बाद में कहीं और लाभ मिलेगा।

6. मैन्युअल रूप से फ़ंक्शंस का उपयोग करना

एक बार जब आप एक्सेल में बुनियादी अंकगणित में महारत हासिल कर लेते हैं, तो फंक्शन्स के साथ प्रयोग करना शुरू करना बुद्धिमानी है। आप विभिन्न प्रक्रियाओं को पूरा करने के लिए विभिन्न प्रकार के विभिन्न कार्यों की खोज करेंगे, और सभी थोड़े अलग हैं—हालांकि, सरल उदाहरणों के साथ काम करने से आपको उन बुनियादी प्रथाओं से परिचित होने में मदद मिलेगी जो आगे बढ़ती हैं।

आइए एक्सेल, एसयूएम में शामिल सबसे बुनियादी कार्यों में से एक का उपयोग करके शुरू करें। हम इस कार्यक्षमता का उपयोग स्वयं लेगवर्क किए बिना आंकड़ों की एक श्रृंखला को जोड़ने के लिए कर सकते हैं।

जैसा कि आप ऊपर देख सकते हैं, मेरे पास पांच नंबर हैं जिन्हें मैं एक साथ जोड़ना चाहता हूं, इसलिए मैंने सूची के ठीक नीचे सेल में अपना फ़ंक्शन दर्ज किया है—ध्यान दें कि आप इस कार्य को अपनी स्प्रेडशीट पर कहीं भी निष्पादित कर सकते हैं, जैसा कि आप करेंगे प्रोग्राम को ठीक से बताएं कि वह किन कोशिकाओं की तलाश कर रहा है।

आप टाइप करके एक कामकाजी उदाहरण तैयार कर सकते हैं =SUM(E1:E5) , लेकिन इस कमांड को रिले करने के अन्य तरीके भी हैं।

हो सकता है कि आप SUM शब्द दर्ज करना चाहें और कोष्ठक खोलना चाहें, फिर मैन्युअल रूप से कक्षों का चयन करें। आप नियंत्रण कुंजी को दबाकर और अलग-अलग कक्षों पर क्लिक करके ऐसा कर सकते हैं—कई कक्षों पर खींचना भी काम करता है। वैकल्पिक रूप से, यदि आप अनुक्रमिक नहीं हैं, तो आप एकल अल्पविराम द्वारा अलग किए गए व्यक्तिगत सेल संदर्भों में टाइप कर सकते हैं।

पूर्णांकों के बजाय फ़ंक्शंस में सेल संदर्भों का उपयोग करने का लाभ यह है कि आपके परिणाम उन सेल की सामग्री के आधार पर अपडेट होंगे। एक बार जब आपकी स्प्रैडशीट परियोजनाएं अधिक जटिल होने लगेंगी, तो यह निश्चित रूप से उपयोगी साबित होगी।

फ़ंक्शंस उपयोगी क्षमताओं का भार प्रदान करते हैं, जैसे कि Excel में दो स्तंभों को कैसे संयोजित किया जाए

7. सशर्त स्वरूपण को एकीकृत करना

हाल के वर्षों में, एक्सेल डैशबोर्ड के साथ-साथ पारंपरिक स्प्रेडशीट बनाने के लिए एक शक्तिशाली उपकरण के रूप में विकसित हुआ है। एक्सेल में एक डैशबोर्ड बनाने से आपकी आवश्यकताओं के आधार पर बहुत लाभ मिल सकता है और बहुत प्रयास करना पड़ सकता है।

हालांकि, सशर्त स्वरूपण मानक स्प्रेडशीट में डैशबोर्ड अनुभव का एक तत्व जोड़ सकता है और इसे स्थापित करना आसान है।

इन उद्देश्यों के लिए, हम कुछ डेटा के लिए एक विज़ुअल शॉर्टहैंड प्रदान करने में मदद करने के लिए सशर्त स्वरूपण का उपयोग करेंगे, इसलिए यदि आप इसे आज़माने जा रहे हैं तो कुछ ऐसा चुनें जो एक नज़र में आकलन करने में सक्षम हो। उस डेटा का चयन करें, और होम > सशर्त स्वरूपण पर नेविगेट करें।

आपको विभिन्न स्वरूपण विकल्पों का एक बड़ा धन मिलेगा। हम प्रतिशत देख रहे हैं, इसलिए डेटा बार समझ में आता है—हालांकि, उपयुक्त परिस्थितियों में रंग स्केल और आइकन सेट का भी प्रभावी ढंग से उपयोग किया जा सकता है।

याद रखें कि आप ड्रॉपडाउन मेनू में अधिक नियम पर क्लिक करके प्रक्रिया के पहलुओं को नियंत्रित कर सकते हैं। यदि आपका स्वरूपण तुरंत स्पष्ट होने के लिए पर्याप्त भिन्नता प्रदान नहीं कर रहा है, तो नियमों को थोड़ा सा बदलने पर विचार करें।

8. चार्ट में ट्रेंडलाइन जोड़ना

एक्सेल विशेषज्ञ बनने की कुंजी यह है कि आपकी आवश्यकताओं के लिए सही चार्ट बनाने के लिए सॉफ़्टवेयर द्वारा प्रदान किए जाने वाले सभी टूल से अवगत होना चाहिए। एक ट्रेंडलाइन कई घटकों में से एक है जिसे आपको उस कार्य को प्राप्त करने के लिए एक साथ लाने की आवश्यकता हो सकती है।

यह एक अतिरिक्त है जिसे आप चार्ट बनने के बाद उसमें बनाएंगे, ताकि आप एक परीक्षण चार्ट बना सकें या पहले से बनाए गए चार्ट का उपयोग कर सकें। एक बार यह जगह पर हो जाने के बाद, आपको चार्ट पर क्लिक करना होगा और फिर प्लस चिह्न आइकन द्वारा दिखाए गए चार्ट एलिमेंट्स शॉर्टकट पर क्लिक करना होगा।

आप इसके बगल में स्थित बॉक्स को चेक करके जल्दी से एक ट्रेंडलाइन जोड़ सकते हैं, या अधिक विस्तृत विकल्पों तक पहुंचने के लिए आप दाईं ओर तीर पर क्लिक कर सकते हैं।

यहां महत्वपूर्ण तत्व यह जानना है कि आप क्या वर्णन करने का प्रयास कर रहे हैं। एक ट्रेंडलाइन हमेशा मूल्य नहीं जोड़ती है, इसलिए आपके द्वारा प्रस्तुत किए जा रहे डेटा के बारे में ध्यान से सोचें। इसके अलावा, इस बात पर विचार करें कि क्या कोई ट्रेंडलाइन आपके चार्ट में महत्वपूर्ण योगदान देती है या सिर्फ अधिक अव्यवस्था जोड़ती है।

अपने एक्सेल कौशल का निर्माण करें

एक्सेल के बारे में जानने के लिए हमेशा कुछ और होता है, लेकिन शुरू करने के लिए यहां कुछ अच्छी जगहें दी गई हैं। माइक्रोसॉफ्ट की ऑफिस सपोर्ट साइट उच्च स्तर के उपयोग से लेकर सरलतम कार्यों तक हर चीज पर स्पष्ट रूप से प्रस्तुत एक्सेल ट्यूटोरियल की एक बीवी का घर है जिसे आप करना चाहते हैं।

वैकल्पिक रूप से, एक्सेल फंक्शंस एक महान संदर्भ बिंदु प्रदान करता है, चाहे आप एक पूर्ण शुरुआत करने वाले हों या अनुभवी अनुभवी हों। बेशक, जब आप किसी फ़ंक्शन को इनपुट करने का प्रयास करते हैं तो एक्सेल टूलटिप्स के साथ आपकी मदद करेगा, लेकिन यदि आप एक बाध्यता में समाप्त होते हैं तो ऐसा व्यापक संसाधन हाथ में रखना अच्छा होता है।

अंत में, MakeUseOf के माध्यम से अपना काम करने के लिए कई बेहतरीन Microsoft Excel ट्यूटोरियल हैं। मौलिक एक्सेल फ़ार्मुलों के काम करने के तरीके को सीखकर शुरू करें और फिर एक्सेल में डेटा को क्षैतिज रूप से स्थानांतरित करने के तरीके और अपने एक्सेल दस्तावेज़ों को व्यवस्थित करने के कुछ सर्वोत्तम तरीकों पर एक नज़र डालें। ट्यूटोरियल देखना और एक्सेल से संबंधित सामग्री को पढ़ना एक्सेल को जल्दी से सीखने का सबसे आसान तरीका है।