वर्ड में मेल मर्ज कैसे करें

मेल मर्ज का उपयोग करके, आप प्लेसहोल्डर्स का उपयोग करके बल्क ईमेल और पत्रों को वैयक्तिकृत कर सकते हैं। आपको केवल संपर्कों का एक डेटाबेस और उन्हें ईमेल या पत्रों के लिए एक टेम्पलेट की आवश्यकता है।

इस लेख में, हम आपको दिखाएंगे कि एक्सेल डेटाबेस का उपयोग करके माइक्रोसॉफ्ट वर्ड मेल मर्ज कैसे बनाया जाता है। कदम माइक्रोसॉफ्ट वर्ड और एक्सेल 2016 से लिए गए हैं, लेकिन प्रक्रिया सभी संस्करणों के लिए समान है।

एक्सेल से मेल मर्ज कैसे करें

मेल मर्ज डेटाबेस से डेटा स्रोतों का उपयोग करता है और उन्हें आपके बल्क ईमेल को वैयक्तिकृत करने के लिए संबंधित प्लेसहोल्डर में रखता है। ये डेटाबेस नीचे दी गई सूची में से कुछ भी हो सकते हैं:

1. अपनी माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल स्प्रेडशीट खोलें।

2. मेल मर्ज का उपयोग करते समय Word में मैन्युअल संपर्क सूची बनाएं।

3. Microsoft Outlook ऐप से संपर्क डेटा चुनें।

आपके पास चुनने के लिए विकल्पों के दो सेट हैं:

  • एक संगत फ़ाइल में जीमेल संपर्क।
  • माइक्रोसॉफ्ट एसक्यूएल सर्वर।

Microsoft Excel कार्यपुस्तिका डेटाबेस सबसे अधिक पसंद किया जाता है जब आपको Word में मेल मर्ज का उपयोग करने की आवश्यकता होती है। मेल मर्ज के लिए, आप एक डेटाबेस बनाने के लिए एक्सेल का उपयोग करेंगे जिसे Word बाद में उपयोग करेगा।

यदि आपके पास संपर्क विवरण वाली कोई एक्सेल फ़ाइल नहीं है, तो आप परीक्षण उद्देश्यों के लिए इस नमूना एक्सेल फ़ाइल का उपयोग कर सकते हैं।

अपने बल्क ईमेल या पत्रों में किसी भी विसंगति से बचने के लिए, आपको अपनी एक्सेल फ़ाइल को नीचे बताए अनुसार बदलना होगा:

  1. पहली पंक्ति में केवल A1 सेल से शुरू होने वाले कॉलम हेडर होने चाहिए। जब आप Microsoft Word मेल मर्ज का उपयोग करते हैं तो Word इन कॉलम हेडर का उपयोग मर्ज फ़ील्ड के रूप में करेगा।
  2. आपको प्लेसहोल्डर नामों से मेल खाने के लिए कॉलम हेडर संपादित करना चाहिए जिनका उपयोग आप ईमेल या पत्र टेम्पलेट दस्तावेज़ में करेंगे।
  3. आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि स्प्रैडशीट फ़ाइल में प्रति पंक्ति प्रतिमान एक रिकॉर्ड के रूप में संपर्क डेटा है। उदाहरण के लिए, वर्तमान ट्यूटोरियल में, ग्राहक James Butt का प्रत्येक उपलब्ध संपर्क विवरण कक्ष A2 और J2 के बीच पहुँचा जा सकता है।
  4. किसी भी संपर्क के लिए संख्यात्मक डेटा, जैसे ज़िप कोड, छूट प्रतिशत, माइलेज, मुद्राएं, आदि, उचित संख्या प्रारूप में होना चाहिए।
  5. कोई भी परिवर्तन करने के लिए, उस कक्ष या कक्षों की श्रेणी का चयन करें जिसमें अंक हों।
  6. होम टैब में , रिबन के भीतर, सामान्य के अलावा ड्रॉपडाउन तीर पर क्लिक करें।
  7. Excel में संख्याओं को कैसे स्वरूपित किया जाना चाहिए, इसका उदाहरण

    मेल मर्ज वर्ड डॉक्यूमेंट को एक्सेल डेटाबेस फाइल से लिंक करने से पहले सभी ऐड करें। एक बार जब आप सभी बदलाव कर लेते हैं, तो एक्सेल फाइल को सेव करें।

  8. आपके कॉन्टैक्ट्स की एक्सेल डेटाबेस फाइल आपके कंप्यूटर के लोकल स्टोरेज में मौजूद होनी चाहिए।
  9. सुनिश्चित करें कि सभी डेटा एक्सेल वर्कबुक की पहली शीट में हैं।

वर्ड में मेल मर्ज कैसे करें

एक्सेल में डेटाबेस बनाने के बाद, आपको ईमेल या लेटर टेम्प्लेट को खोलना होगा जिसे आप कई प्राप्तकर्ताओं को भेजना चाहते हैं। नीचे बताए अनुसार चरणों का पालन करें:

1. रिबन पर, मेलिंग टैब पर क्लिक करें।

2. स्टार्ट मेल मर्ज ग्रुप में , आपको स्टार्ट मेल मर्ज पर क्लिक करना होगा।

3. आप छह मेल मर्ज दस्तावेज़ प्रकार देखेंगे। पत्र या ई-मेल संदेशों पर क्लिक करें।

संबंधित: माइक्रोसॉफ्ट वर्ड और एक्सेल में मेल मर्ज के साथ लेबल कैसे प्रिंट करें?

4. स्टार्ट मेल मर्ज समूह पर, प्राप्तकर्ता चुनें पर क्लिक करें । आपको नई सूची टाइप करें, मौजूदा सूची का उपयोग करें और आउटलुक संपर्कों में से चुनें जैसे विकल्प दिखाई देंगे।

5. आप उपरोक्त तीन विकल्पों में से कोई भी चुन सकते हैं, इस पर निर्भर करते हुए कि आप संपर्क सूची को टेम्पलेट पत्र से कैसे लिंक करना चाहते हैं। इस ट्यूटोरियल में, आपके द्वारा पहले बनाए या डाउनलोड किए गए एक्सेल डेटाबेस का उपयोग करने के लिए मौजूदा सूची का उपयोग करें चुनें।

6. डेटा स्रोत चुनें संवाद बॉक्स पर, उस फ़ोल्डर का पता लगाएं जहां एक्सेल डेटाबेस फ़ाइल उपलब्ध है। एक बार जब आपको फ़ाइल मिल जाए, तो उसे चुनें और फिर डेटाबेस को वर्ड के मेल मर्ज में लोड करने के लिए ओपन पर क्लिक करें।

7. आपको टेबल चुनें डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा। डायलॉग बॉक्स में कोई बदलाव किए बिना ओके पर क्लिक करके बॉक्स से बाहर निकलें।

8. यह बढ़िया है! आपने स्रोत डेटा को Word मेल मर्ज प्रोग्राम के साथ सफलतापूर्वक लिंक कर लिया है।

9. Word स्वचालित रूप से मर्ज फ़ील्ड आइटम के साथ डेटाबेस कॉलम हेडर से मेल खाएगा। उपयुक्त मिलान सुनिश्चित करने के लिए, रिबन के मेलिंग टैब पर फ़ील्ड लिखें और सम्मिलित करें समूह पर जाएँ और फिर फ़ील्ड मिलान करें पर क्लिक करें।

10. मैच फील्ड्स डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा। बाईं ओर के कॉलम में, आप मर्ज फ़ील्ड आइटम देखेंगे। दाईं ओर, आपको लिंक किए गए एक्सेल डेटाबेस से मिलान करने वाला डेटा मिलेगा।

11. यदि आप अन्य स्रोत डेटा जैसे आउटलुक संपर्क या जीमेल से निर्यात किए गए संपर्कों का उपयोग करते हैं तो यह समान होगा। सुनिश्चित करें कि सूची में स्क्रॉल करके कोई बेमेल नहीं है। बंद करने के लिए ओके पर क्लिक करें।

12. अपने टेम्प्लेट लेटर पर, पहले अक्षर के आगे कर्सर रखें और लेटर बॉडी के ऊपर कुछ जगह बनाने के लिए कुछ बार एंटर दबाएं।

13. दस्तावेज़ के शीर्ष पर कर्सर रखें और फिर रिबन के मेलिंग टैब पर फ़ील्ड लिखें और सम्मिलित करें समूह में पता ब्लॉक पर क्लिक करें।

14. इन्सर्ट एड्रेस ब्लॉक डायलॉग बॉक्स के बाईं ओर, आप नाम, कंपनी का नाम, पता, देश, आदि, स्वरूपण विकल्प चुन सकते हैं। दाईं ओर, आपको पता ब्लॉक का पूर्वावलोकन दिखाई देगा.

15. आप किसी भी इनपुट डेटा बेमेल को सुधारने के लिए मिलान फ़ील्ड विकल्पों का उपयोग कर सकते हैं। शेवरॉन में एड्रेसब्लॉक जोड़ने के लिए ओके पर क्लिक करें।

16. इसके बाद, एड्रेसब्लॉक के बाद राइट एंड इन्सर्ट फील्ड्स ग्रुप में ग्रीटिंग लाइन पर क्लिक करें, इसे एक लाइन स्पेसिंग दें।

17. इन्सर्ट ग्रीटिंग लाइन डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा। आप अपनी इच्छानुसार परिवर्तन कर सकते हैं और फिर ठीक क्लिक करें। शेवरॉन के भीतर ग्रीटिंगलाइन पत्र में दिखाई देगी।

18. लेटर कैसा दिखता है, यह देखने के लिए आप रिबन पर प्रीव्यू रिजल्ट कमांड पर क्लिक कर सकते हैं।

19. आप एड्रेसब्लॉक और ग्रीटिंगलाइन के अलावा कस्टम मर्ज फ़ील्ड भी जोड़ सकते हैं। मान लीजिए कि आप लेटर बॉडी के भीतर वाहन मेक और मॉडल जोड़ना चाहते हैं।

20. ऐसा करने के लिए, मेल मर्ज से जुड़ी एक्सेल डेटाबेस फ़ाइल खोलें और वाहन मेक और मॉडल कॉलम हेडर जोड़ें। वाहन विवरण दर्ज करें और एक्सेल फाइल को सेव करें।

21. अब, मेल मर्ज वर्ड डॉक्यूमेंट पर जाएं और चरण चार , पांच और छह दोहराएं।

22. अब, लेटर बॉडी के भीतर किसी भी शब्द या कुछ शब्दों का चयन करें और फिर राइट एंड इन्सर्ट फील्ड्स ग्रुप पर इन्सर्ट मर्ज फील्ड पर क्लिक करें

23. सम्मिलित करें मर्ज फ़ील्ड बॉक्स पर, डेटाबेस फ़ील्ड चुनें , और फिर वाहन मेक और मॉडल चुनें । कस्टम मर्ज फ़ील्ड जोड़ने के लिए सम्मिलित करें पर क्लिक करें

24. इस प्रकार आप अपने द्वारा भेजे जाने वाले प्रत्येक अक्षर या ईमेल को अनुकूलित करने के लिए जितने चाहें उतने परिवर्तनशील प्लेसहोल्डर जोड़ सकते हैं। Microsoft Word मेल मर्ज स्वचालित रूप से प्राप्तकर्ताओं के नाम से डेटा का मिलान करेगा।

25. रिबन पर , फिनिश एंड मर्ज कमांड पर क्लिक करें और फिर प्रिंट दस्तावेज़ चुनें या ईमेल संदेश भेजें । आप अपने ईमेल या पत्रों को भेजने से पहले उन्हें प्रूफरीड करने के लिए व्यक्तिगत दस्तावेज़ संपादित करें पर भी क्लिक कर सकते हैं।

ईमेल उत्पादकता बढ़ाने के लिए मेल मर्ज का उपयोग करें

अब आप जानते हैं कि Microsoft Word और Excel का उपयोग करके मेल मर्ज कैसे करें। मेल मर्ज का उपयोग अनुकूलित ईमेल को तेजी से भेजने के लिए करें और अपने पेशेवर या व्यक्तिगत संपर्कों के साथ एक अच्छा तालमेल स्थापित करें। अपने पेशेवर और निजी जीवन को पहले से आसान बनाने के लिए Word का उपयोग करते रहें।