वास्तविक समय में ग्राहकों और टीमों के साथ संवाद करने के लिए 7 युक्तियाँ और उपकरण

एक फ्रीलांसर या दूरस्थ कार्यकर्ता के रूप में, आपको विभिन्न समय क्षेत्रों में ग्राहकों और सहकर्मियों के साथ काम करना पड़ सकता है। हालांकि, इसका मतलब यह नहीं है कि आपको अपना ध्यान और एकाग्रता खोने की कीमत पर भी रीयल-टाइम प्रतिक्रिया के लिए हमेशा उपलब्ध रहना होगा।

आप कई रणनीतियों को लागू करके अन्य हितधारकों के साथ सहज संबंध बनाए रखते हुए थकावट से बच सकते हैं। निम्नलिखित युक्तियों और उपकरणों के साथ इसे कैसे करें, इसका पता लगाएं।

1. फॉलो-अप-कम निर्णय / प्रतिक्रिया साझा करना

तत्काल प्रतिक्रिया या अनुवर्ती कार्रवाई की आवश्यकता होने पर आपको रीयल-टाइम संचार की आवश्यकता होगी। अति-संचार आपको त्वरित प्रतिक्रिया के लिए हर समय उपलब्ध रहने के झंझट से बचा सकता है। यदि आप अपने क्लाइंट या सहकर्मियों को सभी आवश्यक जानकारी प्रदान करते हैं, तो उन्हें आपके संदेश को स्पष्ट करने के लिए अनुवर्ती कार्रवाई की आवश्यकता नहीं है।

उसके लिए, चीजों को पूर्ण विवरण में समझाने में संकोच न करें। कभी-कभी, तत्काल प्रतिक्रिया उचित या पूर्ण नहीं होती है। इससे गलतफहमी भी हो सकती है। विलंबित प्रतिक्रिया आपको अतार्किक विस्फोटों से बचने में मदद करती है और आपको अधिक विचारशील प्रतिक्रिया प्रदान करने की अनुमति देती है।

अपने ग्राहकों और टीम के साथ अच्छी तरह और स्पष्ट रूप से संवाद करने से, अनावश्यक रूप से आगे-पीछे होने से बचा जाता है। विभिन्न ऑनलाइन नोट लेने वाले ऐप्स हैं , जैसे सुपरनोट्स। आप उनका उपयोग निकट-पूर्ण संदेश भेजने के लिए कर सकते हैं।

साझा करने योग्य नोट्स और दस्तावेज़ों के माध्यम से एक-दूसरे की प्रतिक्रियाओं को पढ़ने के बाद आप और आपका सहयोगी एक ही फ़ाइल पर नोट्स छोड़ सकते हैं।

2. प्रतिक्रिया समय में उचित देरी की अनुमति देने के लिए आगे की योजना बनाएं

कुछ परियोजनाओं और कार्यों को आपके ग्राहकों या टीम के सदस्यों से तत्काल प्रतिक्रिया की आवश्यकता हो सकती है, जबकि देर से उत्तर देने से परियोजना में देरी हो सकती है। यह एक मुख्य कारण है कि बहुत से लोग दूर से काम करते हुए रीयल-टाइम संचार की वकालत करते हैं।

हालाँकि, इन मामलों में अतुल्यकालिक संचार भी एक व्यवहार्य विकल्प है यदि आप कार्यों और उप-कार्यों की योजना बना सकते हैं। एक एस्केलेशन वर्कफ़्लो बनाने के लिए पर्याप्त समय का निवेश करें जो आपकी टीम को आपात स्थिति से निपटने में मदद करे। समय क्षेत्र के अंतर पर विचार करें और प्रतिक्रिया विलंब के दौरान स्वतंत्र कार्यों को शेड्यूल करें।

आसन जैसे कार्य प्रबंधन टूल के साथ कैलेंडर ऐप को एकीकृत करना सहायक होगा। इस प्रकार, हर बार जब आप कोई ईवेंट बनाते हैं, तो अपडेट सभी के अनुसरण के लिए कार्य प्रबंधन ऐप्स में उपलब्ध हो जाएगा।

3. बग प्रदर्शित करने के लिए स्क्रीन रिकॉर्डिंग/डिजिटल व्हाइटबोर्ड

कल्पना कीजिए कि सॉफ़्टवेयर में एक जटिल बग है। अब, आपको एक दूरस्थ टीम को लिखकर पूरी बात का वर्णन करने की आवश्यकता है! दूसरे छोर से बीच में आने वाले प्रश्नों का उल्लेख नहीं करना, और आप खो रहे हैं।

स्क्रीन रिकॉर्डर ऐप्स का उपयोग करके आप इन सभी जटिल स्थितियों से बच सकते हैं। ActivePresenter या Apowersoft जैसे मुफ़्त स्क्रीन रिकॉर्डर का उपयोग करके सॉफ़्टवेयर बग का प्रदर्शन और रिकॉर्ड करें। आप किसी भी भ्रम से बचने के लिए मौखिक रूप से समस्या का वर्णन करने के लिए अपना ऑडियो भी शामिल कर सकते हैं।

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आप ऐप या वेबसाइट बग्स का वर्णन करने के लिए फ्रीहैंड जैसे ऑनलाइन व्हाइटबोर्ड का भी उपयोग कर सकते हैं। ये ऐप्स दूरस्थ सहयोग के लिए अच्छे हैं। आपका सहयोगी आपकी व्हाइटबोर्ड फ़ाइल पर काम कर सकता है और वहां नोट्स छोड़ सकता है ताकि जब आपकी बारी हो तो आप उसकी समीक्षा कर सकें।

4. टिप्पणियों के साथ डिजिटल रूप से सुलभ कार्यप्रवाह बनाएं

जितना अधिक आप ऑडियो/वीडियो संचार की आवश्यकता को कम कर सकते हैं, उतने ही अधिक सहकर्मी और ग्राहक वास्तव में महत्वपूर्ण चीज़ों पर ध्यान केंद्रित करने में सक्षम होंगे। वर्तमान समय में, आप आसानी से अपनी परियोजना का एक विस्तृत कार्यप्रवाह बना सकते हैं और इसे शामिल सभी लोगों के लिए डिजिटल रूप से सुलभ बना सकते हैं। ऐसा करने के लिए, आप जीरा जैसे सहयोग अनुप्रयोगों का उपयोग कर सकते हैं।

आपके कार्यों के विज़ुअल वर्कफ़्लो का समर्थन करने के अलावा, ये व्यापक ऐप आपको कार्यों में टिप्पणियाँ जोड़ने की सुविधा देते हैं। ये टिप्पणियाँ आवश्यक जानकारी को शीघ्रता से खोजने में मदद करती हैं और इस प्रकार चर्चाओं को सुव्यवस्थित करती हैं।

उदाहरण के लिए, यदि क्लाइंट को परियोजना की प्रगति के बारे में जानना है, तो वे पूर्ण किए गए कार्यों का पता लगाने के लिए कार्य टिप्पणी देख सकते हैं। यह उन्हें तुरंत आपको आवश्यक जानकारी प्रदान करते हुए आपको संदेश भेजने से बचाता है।

5. परियोजनाओं के लिए स्प्रिंट बनाएं और परिभाषित करें

यदि आप एक ऐसी टीम का हिस्सा हैं जो चुस्त या स्क्रम वर्कफ़्लो का अनुसरण करती है, तो आप जानते हैं कि रीयल-टाइम सहयोग और संचार आपके काम के अनिवार्य भाग हैं। फिर भी, आप स्प्रिंट को ठीक से परिभाषित करके तत्काल संचार पर निर्भरता को कम कर सकते हैं।

स्प्रिंट बनाते समय, सुनिश्चित करें कि आप लक्ष्य या उद्देश्यों, रोडमैप, संसाधन, बैकलॉग, क्षमता, कार्य प्रक्रिया, समय सीमा आदि जैसे स्पष्ट प्रश्नों का उत्तर देते हैं। इस प्रकार, असाइनी आपसे वे प्रश्न नहीं पूछते हैं और तुरंत काम करना शुरू कर देते हैं।

आप विभिन्न मुफ्त स्क्रम-समर्थित परियोजना प्रबंधन टूल जैसे IceScrum की मदद भी ले सकते हैं। ये ऐप आपकी टीम को तत्काल प्रतिक्रिया की न्यूनतम आवश्यकता के साथ कुशलता से काम करने देते हैं।

6. वीडियो मीटिंग थकान को कम करने के लिए मीटिंग रिकॉर्डिंग वितरित करें

कभी-कभी, एक दूरस्थ टीम का हिस्सा होने का अर्थ है शारीरिक दूरी की भरपाई के लिए कई बैठकों में भाग लेना। इससे ज़ूम थकान नामक स्थिति पैदा हो सकती है, जो आपकी उत्पादकता के लिए अच्छा नहीं है। इसके बजाय, आप वैकल्पिक संचार चैनलों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं और केंद्रित कार्य के दौरान मीटिंग अनुरोधों को अस्वीकार कर सकते हैं।

रणनीतिक चर्चा या केंद्रित एजेंडा के लिए बैठकों में भाग लेना आवश्यक है। फिर भी, आप अधिकांश शेष मामलों को हल करने के लिए टेक्स्ट-आधारित संचार पर निर्भर हो सकते हैं। इसके अलावा मीटिंग की रिकॉर्डिंग अनिवार्य की जाए।

इस प्रकार, जो कोई इसे चूक गया वह अंतर्दृष्टि के लिए रिकॉर्डिंग को आसानी से देख सकता है और बाद में चर्चा में मूल्य जोड़ सकता है। आप ज़ूम मीटिंग रिकॉर्ड करने के लिए VLC का उपयोग कर सकते हैं, या मीट मीटिंग रिकॉर्ड करने के लिए Google मीट की रिकॉर्डिंग सुविधा का उपयोग कर सकते हैं। ये दोनों ऐप फ्री हैं, इसलिए इनसे आपको कोई अतिरिक्त पैसा नहीं लगता है।

7. समय को रोककर डिजिटल कैलेंडर का सही तरीके से उपयोग करना

गैर-आवाज संचार चुनने का एक मुख्य कारण एक निर्बाध उत्पादक समय होना है। हालांकि यह हमें किसी प्रोजेक्ट या कार्य पर महत्वपूर्ण प्रगति करने में मदद करता है, लोग इसे कैलेंडर में इस तरह चिह्नित नहीं करते हैं जैसे वे किसी मीटिंग या प्रस्तुति को चिह्नित करते हैं। नतीजतन, टीम के अन्य सदस्यों को आमतौर पर इसके बारे में कोई जानकारी नहीं होती है।

हालांकि, आप अपने कैलेंडर में कुछ गहन कार्य के लिए समय को चिह्नित कर सकते हैं ताकि अन्य लोग इसके बारे में जान सकें। कैलेंडर व्हाइटस्पेस का मतलब है कि आप मीटिंग या टेक्स्टिंग के लिए स्वतंत्र हैं। यदि आप कैलेंडर में समय को अवरुद्ध करते हैं, तो वे उस समय मीटिंग शेड्यूल करने या आपको टेक्स्ट भेजने से परहेज करेंगे।

आप अपना समय अवरुद्ध करने के लिए Google कैलेंडर या टीमअप जैसे निःशुल्क कैलेंडर टूल का उपयोग कर सकते हैं। इसलिए, अन्य लोग विचारशील हो जाएंगे और ईमेल और परियोजना चर्चा चैनलों जैसे ऑनलाइन संचार पर अधिक निर्भर होंगे।

संचार हमेशा तात्कालिक नहीं होना चाहिए

जब आप घर से काम कर रहे हों या किसी हाइब्रिड टीम का हिस्सा हों, तो रीयल-टाइम संचार आप पर भारी पड़ सकता है।

अभिभूत होने से बचने के लिए ऑनलाइन संचार के लिए इन युक्तियों और उपकरणों को आजमाएं। चूंकि ये आपको बिना किसी रुकावट के काम करने देते हैं, आप अपनी दैनिक उत्पादकता में वृद्धि देखेंगे।