समय ट्रैकिंग, रिपोर्टिंग और परियोजनाओं की बिलिंग के लिए हार्वेस्ट की 5 सर्वश्रेष्ठ विशेषताएं

उत्पादक और कुशल परियोजना प्रबंधन के लिए समय प्रबंधन महत्वपूर्ण है।

किसी भी प्रोजेक्ट की सफलता और लाभप्रदता इस बात पर निर्भर करती है कि आप अपने समय का कैसे उपयोग करते हैं। यदि आप समय सीमा से कुछ सप्ताह पहले इसे पूरा करने के लिए अपना सारा समय एक परियोजना को समर्पित करते हैं, तो आपको इससे लाभ नहीं मिल सकता है। इसी तरह, यदि आप समय पर परियोजना को पूरा करने के लिए उचित समय आवंटित नहीं करते हैं, तो ग्राहक आपके साथ नहीं रह सकता है।

इसलिए, आपको एक समय प्रबंधन उपकरण की आवश्यकता है जो स्वचालित रूप से आपकी परियोजनाओं को प्रबंधित करने में आपकी सहायता करेगा। इस लेख में, हम चर्चा करेंगे कि हार्वेस्ट समय की ट्रैकिंग, रिपोर्टिंग और चालान-प्रक्रिया का प्रबंधन कैसे कर सकता है।

फसल क्या है?

हार्वेस्ट एक क्लाउड-आधारित बिलिंग और समय प्रबंधन ऐप है जो आपके विंडोज पीसी, मैकओएस लैपटॉप, आईफोन या एंड्रॉइड डिवाइस के साथ संगत है। यह क्रोम एक्सटेंशन के जरिए क्रोमबुक को भी सपोर्ट करता है।

ऐप प्रोजेक्ट द्वारा प्रति घंटे बिलिंग और इनवॉइसिंग दोनों का समर्थन करता है। तो, यह फ्रीलांसरों, किसी भी आकार के व्यापार मालिकों और यहां तक ​​कि वैश्विक उद्यमों के लिए भी सही उपकरण है। ऐप को संचालित करने के लिए आपको किसी सीखने की अवस्था से नहीं गुजरना पड़ेगा।

इस ऐप के लिए फ्री और प्रो केवल दो सब्सक्रिप्शन प्लान हैं। यदि आपको एक समय में अपनी टाइमशीट और अधिकतम दो प्रोजेक्ट प्रबंधित करने की आवश्यकता है, तो आप निःशुल्क योजना चुन सकते हैं। हालाँकि, यदि आप एक टीम का प्रबंधन करना चाहते हैं, तो आप असीमित परियोजनाओं के लिए $12/महीने/सीट के लिए प्रो योजना का विकल्प चुन सकते हैं।

डाउनलोड करें : iOS के लिए हार्वेस्ट | आदमी के समान | विंडोज़ | macOS (सदस्यता आवश्यक है, निःशुल्क परीक्षण उपलब्ध है)

ऐप की निम्नलिखित विशेषताएं हैं जो आपकी परियोजना उत्पादकता को बढ़ा सकती हैं:

1. टाइम ट्रैकिंग और रिपोर्टिंग

यद्यपि आपकी टीम के सदस्य अपने टाइमशीट को रीयल-टाइम में भरने के लिए ज़िम्मेदार हैं, आप उनके लिए थोक में समय भी दर्ज कर सकते हैं। यह परियोजना पाठ्यक्रम को ठीक करने या ग्राहक की बिलिंग आवश्यकताओं का अनुपालन करने में मदद करता है।

कार्यों और टाइमशीट की रंग-कोडिंग प्रणाली आपको यह ट्रैक करने की अनुमति देती है कि कौन सा सदस्य किस कार्य पर काम कर रहा है। आप यह भी पता लगा सकते हैं कि टीम का कौन सा सदस्य समय सीमा को पूरा कर रहा है या पिछड़ रहा है। तदनुसार, आप समग्र ग्राहक समय सीमा को पूरा करने के लिए परियोजना कार्यों को और प्राथमिकता दे सकते हैं।

ऐप चार बुनियादी श्रेणियों के तहत समय रिपोर्टिंग को वर्गीकृत करता है, और ये हैं:

  1. कार्य: एक रंग-कोडित बार ग्राफ कार्यों के आधार पर व्यतीत समय दिखाता है।
  2. परियोजनाएँ: आप परियोजना-वार समय वितरण की तुलना करके परियोजना उत्पादकता की तुलना कर सकते हैं।
  3. टीमें: आप व्यक्तिगत स्तर की समय रिपोर्ट बनाकर यथासंभव विस्तृत हो सकते हैं।
  4. ग्राहक: इस बार की रिपोर्ट किसी विशिष्ट ग्राहक के लिए कार्यों और परियोजनाओं पर खर्च किए गए समय को दर्शाती है।

हार्वेस्ट ऐप की एक टाइम रिपोर्ट ट्रैक किए गए घंटे, बिल न की गई राशि, बिल करने योग्य घंटे और बिल योग्य राशि जैसे डेटा दिखाती है।

2. टीम और परियोजना प्रबंधन

यदि आपको अपनी टीम के सदस्यों के लिए टाइमशीट प्रबंधन पर काम करने की आवश्यकता है तो यह आपके लिए चुनौतीपूर्ण हो सकता है। हार्वेस्ट ऐप आपकी टू-डू सूची से समझौता किए बिना रिमोट या हाइब्रिड टीमों को आसानी से प्रबंधित करने में आपकी मदद करता है।

हार्वेस्ट एक पढ़ने में आसान डैशबोर्ड बनाता है। इसलिए, आप जल्दी से समझ सकते हैं कि एक नज़र में क्या हो रहा है। डैशबोर्ड निम्न की तरह संरचित डेटा दिखाता है:

  • कौन अपना समय ट्रैक कर रहा है, और कौन नहीं?
  • प्रति संसाधन बिल योग्य घंटे ट्रैकिंग प्रवृत्ति क्या है?
  • क्या आपके द्वारा उन्हें आवंटित किए गए कार्यों और पूर्ण किए गए कार्यों के बीच कोई अंतर है?
  • क्या आपकी टीम उत्पादक कार्यों पर बिल योग्य घंटों का उचित उपयोग करती है?

प्रत्येक टीम के सदस्य के लिए बार ग्राफ़ के भीतर, हल्का नीला रंग क्षमता का प्रतिनिधित्व करता है, और गहरा नीला रंग बिल योग्य घंटों का प्रतिनिधित्व करता है। यदि आप देखते हैं कि बार लाल हो रहे हैं, तो इसका मतलब है कि टीम का सदस्य क्षमता से परे है।

आप प्रोजेक्ट संसाधनों और बिल योग्य घंटों के प्रबंधन में भी उतने ही बारीक बन सकते हैं जितना आप चाहते हैं। एक विस्तृत परियोजना-वार रिपोर्ट आपको निम्नलिखित बताती है:

  • प्रति संसाधन प्रोजेक्ट पर कुल लॉग ऑन समय।
  • यदि आप समय के बजट के काफी करीब हैं।
  • यदि आप परियोजना के लिए लागत बजट तक पहुँच रहे हैं।
  • कुल घंटों का चालान नहीं किया गया।
  • एक विभागवार परियोजना प्रगति समयरेखा।
  • शेड्यूल के पीछे संभावित समस्याओं के बारे में आपको चेतावनी देने के लिए स्वचालित अलर्ट।

हार्वेस्ट आपको अपनी परियोजनाओं के शीर्ष पर रहने के साथ-साथ भविष्य की परियोजनाओं के लिए सटीक पूर्वानुमान लगाने देता है।

3. टाइमशीट

ऐप का उपयोगकर्ता के अनुकूल इंटरफेस आपको एक निर्दिष्ट परियोजना के दैनिक टाइमशीट में नए कार्यों को दर्ज करने में सक्षम बनाता है। टाइम ट्रैकिंग बटन के क्लिक के साथ, आप उस टाइमकीपर को शुरू करते हैं जो उस समय को रिकॉर्ड करता है जब आप कार्य पर काम करते हैं। यदि आप किसी ब्रेक के लिए जाते हैं, तो आप इस विशिष्ट कार्य पर ट्रैकिंग के समय को रोक सकते हैं।

कुछ प्रोजेक्ट आपसे ब्रेक रिकॉर्ड करने के लिए भी कह सकते हैं। आप उन कार्यों के लिए टाइमर शुरू कर सकते हैं जो ब्रेक के लिए हैं। यह अभ्यास आपके पूरे कार्यदिवस की कुशल और सटीक समय ट्रैकिंग सुनिश्चित करता है।

प्रोजेक्ट बनाते समय आपके द्वारा फ़ीड की जाने वाली दर के आधार पर हार्वेस्ट ऐप स्वचालित रूप से आपके क्लाइंट की लागत की गणना करता है। यह आपको भविष्य के संदर्भ के लिए कार्यों पर एक विस्तृत नोट दर्ज करने का विकल्प भी देता है।

आप दिन-प्रतिदिन के समय पर नज़र रखने के लिए साप्ताहिक या मासिक टाइमशीट फॉर्म भी बना सकते हैं। जब आप ऐसी टाइमशीट चुनते हैं, तो हार्वेस्ट आपके द्वारा पूरे सप्ताह या महीने में प्रत्येक कार्य पर किए गए घंटों को जोड़ता है और स्वचालित रूप से एक चालान बनाता है।

4. चालान जनरेशन

आप हार्वेस्ट का उपयोग करके टाइमशीट को पेशेवर इनवॉइस में बदल सकते हैं, जो कि सर्वश्रेष्ठ मुफ्त इनवॉइस ऐप में से एक है । आप अपने ग्राहकों को चालान ईमेल कर सकते हैं क्योंकि वे पूरी तरह से डिजिटल हैं। इनवॉइस प्रोजेक्ट के प्रत्येक कार्य के आधार पर संरचित तरीके से बिल योग्य घंटों को दिखाते हैं।

आप किसी भी क्लाइंट के लिए काम कर सकते हैं, क्योंकि ऐप 180 से अधिक मुद्राओं का समर्थन करता है। इसके अलावा, यह स्ट्राइप या पेपाल जैसे ऐप के माध्यम से भुगतान प्रणाली को स्वचालित करता है। ऐप के इनवॉइसिंग मॉड्यूल में क्लाइंट को सूचित करने के लिए एक रिमाइंडर सिस्टम भी है कि भुगतान देय है।

इसके अलावा, ऐप आपको अपनी परियोजना लाभप्रदता पर प्रतिबिंबित करने के लिए व्यावहारिक और पेशेवर राजस्व रिपोर्ट बनाने देता है। आप किसी विशिष्ट क्लाइंट या प्रोजेक्ट के आधार पर डेटा सॉर्ट करने के लिए फ़िल्टर लागू कर सकते हैं।

5. परियोजना कार्यप्रवाह स्वचालन

आप हार्वेस्ट ऐप के साथ अपने प्रोजेक्ट के समय पर नज़र रखने और बिलिंग वर्कफ़्लो को स्वचालित कर सकते हैं। ऐप 100 से अधिक उत्पादकता ऐप के साथ एकीकृत है। आप Zapier और IFTTT जैसे टूल का उपयोग करके उन्नत स्वचालन परिदृश्य बना सकते हैं।

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ऐप इंटीग्रेशन के जरिए अन्य प्रोजेक्ट मैनेजमेंट ऐप जैसे ट्रेलो, आसन, बेसकैंप आदि पर समय को ट्रैक कर सकता है। आप स्लैक इंटीग्रेशन का उपयोग करके टाइमशीट प्रविष्टियां भी बना सकते हैं या स्लैक संदेशों से टाइमर शुरू कर सकते हैं।

यदि आप QuickBooks, FundBox, या Xero जैसे ऐप्स का उपयोग करके अपने स्वयं के करों का प्रबंधन करते हैं, तो आप हार्वेस्ट से व्यय और चालान डेटा आयात कर सकते हैं। संक्षेप में, हार्वेस्ट टीम और परियोजना प्रबंधन के लिए सच्चाई का एक स्रोत बन जाता है।

स्मार्ट ऐप्स के साथ अपना समय ट्रैक करना शुरू करें

अब, आप हार्वेस्ट ऐप की विशेषताओं को जानने के बाद अपनी परियोजनाओं के लिए सही समय प्रबंधन ऐप को तैनात कर सकते हैं। आप इस ऐप या किसी अन्य समय प्रबंधन ऐप का उपयोग कर सकते हैं, क्योंकि अधिकांश उन्नत समय ट्रैकिंग ऐप अक्सर कुछ इसी तरह की बुनियादी सुविधाएँ प्रदान करते हैं।

महत्वपूर्ण हिस्सा यह है कि आपको और आपकी टीम को उत्पादक बनाए रखने के लिए आपको इसके उपयोग को सही तरीके से लागू करने की आवश्यकता है।