साइलेंट मीटिंग के साथ अपनी टीम के सहयोग और उत्पादकता को कैसे बढ़ाएं

बैठकों के मुख्य उद्देश्यों में से एक विचारों के प्रवाह को प्रोत्साहित करना है। दुर्भाग्य से, वे विचार अक्सर शोर, रुकावट और बेतरतीब बकबक के एक पूल में डूब जाते हैं, जो अंत में आपका समय खा जाते हैं और उत्पादकता कम कर देते हैं।

लेकिन बैठकों का अभी भी किसी भी संगठन में अपना स्थान है। इसलिए, सबसे अच्छा विकल्प यह होगा कि उन्हें संभालने का अधिक उत्पादक तरीका खोजा जाए। लेकिन पहले, आपको यह जानना होगा:

पारंपरिक बैठकों के साथ समस्या

एक पारंपरिक, या अधिक सटीक रूप से, "मुखर" बैठक तब होती है जब लोग इकट्ठा होते हैं और अपने विचार साझा करते हैं।

हम सब उस सम्मेलन कक्ष में बहुत बार और बहुत लंबे समय से रहे हैं। मिशन सरल था – रचनात्मक दिमागों के एक समूह को एक साथ लाना और एक विचार के साथ आना। लेकिन यह जल्द ही सबसे तेज आवाजों की दौड़ में बदल गया।

हालांकि व्यापक रूप से ज्ञात चिंताएं और इस विचार पर शोध करते हैं कि मुखर बुद्धिशीलता सत्र अक्सर अक्षम होते हैं, फिर भी अधिकांश संगठनों के पास उनका डिफ़ॉल्ट विकल्प होता है क्योंकि वे उत्पादक विचारों की खोज के लिए अधिक प्रभावी तकनीकों पर विचार करने में विफल होते हैं।

यहाँ कुछ कारण बताए गए हैं कि मुखर बैठकें अक्सर अनुत्पादक क्यों होती हैं:

  1. लोग बिना ज्यादा सोचे समझे विचार देने के लिए दौड़ पड़ते हैं।
  2. मुखर टीम के सदस्य अक्सर अपने अधिक अंतर्मुखी सहयोगियों की देखरेख करते हैं।
  3. मौखिक बैठकें आमतौर पर बिना पर्याप्त तैयारी या स्पष्ट उद्देश्यों के जल्दबाजी में आयोजित की जाती हैं।
  4. लोगों को न्याय या आलोचना होने की चिंता है।
  5. दूरस्थ टीमों के लिए जोरदार सत्र काफी चुनौतीपूर्ण होते हैं।
  6. कई विचारों और योगदानों का दस्तावेजीकरण नहीं किया जाता है, और जिन्हें लिखा जाता है, उन्हें नोट लेने वाले द्वारा गलत समझा जा सकता है।
  7. अनावश्यक बातचीत के पॉप अप होने की उच्च संभावना है।
  8. बैठक में उपस्थित सभी लोगों के लिए कोई साझा पठन सामग्री नहीं है।

लेकिन, क्या बहुत कुछ हासिल किए बिना कॉन्फ्रेंस रूम में घंटों बिताने का कोई विकल्प है? अधिक मौन आपका समाधान हो सकता है।

मौन बैठकें क्या हैं?

कल्पना कीजिए कि आप एक नए उत्पाद लॉन्च पर एक घंटे की बैठक के लिए एक सम्मेलन कक्ष में आते हैं। हर कोई अपने कंप्यूटर स्क्रीन पर ध्यान केंद्रित करता है, और आप केवल अगले 45 मिनट के लिए कीबोर्ड से क्लैकिंग ध्वनि सुन सकते हैं। आप कुछ महत्वपूर्ण मामलों और समापन टिप्पणियों पर चर्चा करने के लिए केवल शेष 15 मिनट के लिए बात करते हैं।

एक मूक बैठक एक अभिनव बैठक प्रारूप है जो सूचना के प्रसार के लिए आवंटित बैठक के अधिकांश समय का उपयोग करता है, और रचनात्मक विचारों को बढ़ावा देने के लिए गहरी सोच और प्रतिबिंब को प्रोत्साहित करता है।

अलग-अलग परिस्थितियों या व्यक्तिगत जरूरतों के आधार पर मौन बैठकें काफी लचीली होती हैं। कुछ लोग टिप्पणी करने के लिए स्लैक या Google वर्कस्पेस जैसे डिजिटल टूल का उपयोग करके अपना सारा समय पूरी तरह से मौन में उपयोग करना पसंद करते हैं।

अमेज़ॅन और ट्विटर जैसी शीर्ष तकनीकी कंपनियां उत्पादकता बढ़ाने के लिए अपनी बैठकों में मौन की शक्ति का लाभ उठा रही हैं, जेफ बेजोस ने कहा कि " यह शायद अब तक की सबसे स्मार्ट चीज है ।" और इस विचार का समर्थन करने के लिए शोध है कि मूक मंथन सत्र अपने समकक्षों की तुलना में अधिक उत्पादक हैं।

तो, आप अपने संगठन में मूक बैठकों को कैसे शामिल कर सकते हैं?

आपके संगठन में मौन बैठकों के लिए सर्वोत्तम अभ्यास

जैसा कि हमने ऊपर उल्लेख किया है, मौन बैठकें आपके उद्देश्यों के आधार पर विभिन्न रूप ले सकती हैं। हालांकि, हम आपको एक ठोस आधार प्रदान करने का लक्ष्य रखते हैं, जो कम से कम, आपको अपना माउंट करने की अनुमति दे सकता है, या आपकी अधिकांश आवश्यकताओं को पूरा कर सकता है।

उस ने कहा, आपकी मीटिंग को सशक्त बनाने के लिए कुछ डिजिटल टूल के साथ यहां कुछ युक्तियां दी गई हैं:

1. पहले से एजेंडा तैयार करें और साझा करें

किसी बैठक के उद्देश्यों का आकलन करने के लिए समय निकालना महत्वपूर्ण है क्योंकि यह आपको यह निर्धारित करने की अनुमति देता है कि क्या यह पहली जगह में होने लायक है। यदि ऐसा है, तो आप आगे बढ़ सकते हैं और उन विषयों की रूपरेखा तैयार कर सकते हैं जिन पर आप चर्चा करना चाहते हैं। मीटिंग का एजेंडा तैयार करना और इसे अपनी टीम के साथ पहले से साझा करना उन्हें बेहतर तैयारी के लिए समय देता है।

आप ईमेल के माध्यम से अपना एजेंडा साझा कर सकते हैं, या बेहतर पहुंच के लिए एवरनोट जैसे नोट लेने वाले टूल का उपयोग कर सकते हैं। एक बार जब आप अपने खाते में लॉग इन कर लेते हैं, तो आप इसका मीटिंग टेम्प्लेट चुन सकते हैं और लक्ष्यों को पूरा करने, आवंटित समय, तिथि, असाइन किए गए फैसिलिटेटर और नोट-टेकर, आदि और हिट शेयर जैसी जानकारी के साथ रिक्त स्थान भर सकते हैं। आप इसके नए होम डैशबोर्ड का लाभ उठाकर एवरनोट पर अपनी नोट-टेकिंग में भी सुधार कर सकते हैं।

डाउनलोड करें: Android के लिए एवरनोट | आईओएस (निःशुल्क, प्रीमियम संस्करण उपलब्ध)

2. "टेबल रीड" बनाएं

मौन बैठकें अद्वितीय और उत्पादक होती हैं क्योंकि उन्हें "टेबल रीड्स" बनाने और उपयोग करने की आवश्यकता होती है जिसमें सभी दस्तावेज और सूचना सहभागियों की आवश्यकता होगी।

पूर्व-पठन पर निर्भर होने के बजाय, प्रतिभागी व्यापक दस्तावेज़ का अच्छी तरह से अध्ययन करने के लिए बैठक के पहले भाग का उपयोग कर सकते हैं। एक निर्धारित अवधि के बाद, टीम अब टेबल रीड पर टिप्पणियों के माध्यम से बातचीत शुरू कर सकती है।

आप अपनी तालिका पढ़ने के लिए ONLYOFFICE का उपयोग कर सकते हैं और अपनी टीमों को प्रश्न पूछने या टिप्पणियों के माध्यम से योगदान करने की अनुमति दे सकते हैं। यह टूल आपको विभिन्न प्लेटफॉर्म पर एक ही कार्यक्षेत्र में दस्तावेजों को प्रभावी ढंग से बनाने, संपादित करने या सहयोग करने में सक्षम करेगा।

यह विधि आपकी टीम के सभी सदस्यों (अंतर्मुखी सहित) को योगदान करने के समान अवसर प्रदान करती है। सॉफ्टवेयर स्वचालित रूप से क्लाउड पर टिप्पणियों और विचारों सहित सभी सूचनाओं को संग्रहीत करता है, जिससे यह आसानी से सुलभ हो जाता है। यह दूरस्थ टीमों के लिए भी आदर्श है।

डाउनलोड: के लिए ONLYOFFICE एंड्रॉयड | आईओएस (निःशुल्क, प्रीमियम संस्करण उपलब्ध)

3. मंथन के लिए FigJam का प्रयोग करें

कई संगठन जानते हैं कि उनके कुछ नवीन विचार विचार-मंथन अभ्यास के दौरान आते हैं, और इसलिए वे इतने आवश्यक हैं। हालांकि, सुधार के लिए हमेशा जगह होती है, और आप इसे कुछ मौन के साथ कर सकते हैं।

मौन विचार-मंथन का एक मुख्य लाभ यह है कि यह टीमों को कई विचार विकसित करने का अधिकार देता है। उपस्थित लोग मौन में विषय पर प्रतिबिंबित करने और पोस्ट-इट नोट्स पर अपने विचार लिखने के लिए एक निर्धारित अवधि बिताते हैं। मौन विचार-मंथन भी एंकरिंग पूर्वाग्रह से बचने में मदद करता है, क्योंकि सभी विचार बोर्ड पर समान स्तर पर खड़े होते हैं।

संबंधित: उत्पादक विचारों की खोज के लिए सर्वोत्तम विचार-मंथन तकनीक

वैकल्पिक रूप से, टीमें विचार करने, विचार-मंथन करने और एक साथ संवाद करने के लिए FigJam जैसे ऑनलाइन व्हाइटबोर्ड का उपयोग कर सकती हैं। इस उपकरण का उपयोग करना आसान है और इसमें ऐसी विशेषताएं हैं जो आपके विचार-मंथन सत्रों के दौरान जुड़ाव, सहयोग और उत्पादकता को बढ़ाने में मदद कर सकती हैं।

अपनी मीटिंग की उत्पादकता बढ़ाने के लिए साइलेंट मीटिंग का प्रयास करें

बैठक के उद्देश्यों का आकलन करने के लिए अपना समय लेने से आपको यह तय करने में मदद मिल सकती है कि यह आयोजन के लायक है या नहीं। लेकिन जब आप लोगों के एक समूह को एक साथ इकट्ठा करना चुनते हैं, तो मौन बैठकों और इष्टतम सहयोग और उत्पादकता के लिए उपरोक्त उपकरणों का लाभ उठाने पर विचार करें।