আপনি যদি মাইক্রোসফ্ট অ্যাক্সেস ব্যবহার করেন তবে আপনার ডাটাবেসে ডেটা যুক্ত করার জন্য আপনি ইতিমধ্যে অনেকগুলি উপায় জানেন। বেশিরভাগ ব্যবহারকারী টেবিল পদ্ধতিটি ব্যবহার করেন কারণ এটি নতুন ডেটা দেখার এবং যুক্ত করার সহজতম উপায়। তবে এর সাথে সমস্যাটি হ'ল আপনাকে নতুন যুক্ত করার আগে আপনার বিদ্যমান ডেটাটি দিয়ে।
টেবিল পদ্ধতিতে ভুলভাবে আপনার বিদ্যমান ডেটা সংশোধন করার সম্ভাবনাও রয়েছে।
ভাগ্যক্রমে, অ্যাক্সেসের ফর্ম নামে কিছু রয়েছে যা আপনাকে আপনার টেবিলে নতুন ডেটা যুক্ত করতে একবারে একটি প্রবেশে কাজ করতে দেয়। ফর্মগুলি সম্পাদনা করার পাশাপাশি আপনার টেবিলগুলিতে নতুন আইটেম সংরক্ষণের একটি সহজ উপায় এবং আপনি যদি ইতিমধ্যে তা না করেন তবে এগুলি ব্যবহার শুরু করা উচিত।
1. মাইক্রোসফ্ট অ্যাক্সেসে কীভাবে একটি ফর্ম তৈরি করবেন
মাইক্রোসফ্ট অ্যাক্সেসে আপনি কোনও ফর্ম তৈরি করার আগে আপনার ডাটাবেসে কমপক্ষে একটি টেবিল তৈরি করা উচিত ছিল। এটি সারণী যা আপনি আপনার নতুন তৈরি ফর্ম থেকে ডেটা যুক্ত করবেন।
আপনার টেবিলটি এতে কয়েকটি কলাম সহ প্রস্তুত হয়ে গেলে এর জন্য কোনও ফর্ম যুক্ত করতে এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন:
- অ্যাক্সেসে এটি ক্লিক করে আপনার ডাটাবেস টেবিলটি নির্বাচন করুন।
- শীর্ষে তৈরি ট্যাবটি ক্লিক করুন , ফর্ম বিভাগটি সন্ধান করুন এবং ফর্ম নির্বাচন করুন।
- মাইক্রোসফ্ট অ্যাক্সেস ক্ষেত্র হিসাবে আপনার টেবিলের সমস্ত কলাম সহ একটি নতুন ফর্ম তৈরি করবে।
- আপনি এখন এই ফর্মটি দিয়ে আপনার টেবিলে নতুন ডেটা সম্পাদনা করতে এবং যুক্ত করতে পারেন। আপনার টেবিলের রেকর্ডগুলি যেতে নীচে পৃষ্ঠাগুলি ব্যবহার করুন।
- আপনার নতুন তৈরি ফর্মটি সংরক্ষণ করতে উপরের-বাম কোণে সংরক্ষণ করুন আইকনটি ক্লিক করুন ।
- আপনার ফর্মের জন্য বর্ণনামূলক নাম লিখুন এবং এটি সংরক্ষণ করতে ওকে ক্লিক করুন।
২. মাইক্রোসফ্ট অ্যাক্সেসে কীভাবে ফাঁকা ফর্ম তৈরি করা যায়
উপরের পদ্ধতিটি এতে আপনার টেবিলের সমস্ত কলাম যুক্ত হয়ে একটি ফর্ম তৈরি করে। আপনি যদি সমস্ত কলামগুলি ব্যবহার করতে না চান তবে প্রথমে একটি ফাঁকা ফর্ম তৈরি করুন এবং তারপরে আপনি যে ক্ষেত্রগুলি অন্তর্ভুক্ত করতে চান তা নির্বাচন করুন।
আপনি একই ডাটাবেসের মধ্যে কোনও টেবিল থেকে আপনার ফাঁকা ফর্মটিতে ক্ষেত্রগুলি যুক্ত করতে পারেন। আপনি এই পদ্ধতিতে আপনার ফর্মের ক্ষেত্রে আপনার ক্ষেত্রের ক্রমও পরিবর্তন করতে পারেন।
অ্যাক্সেসে কীভাবে ফাঁকা ফর্ম তৈরি করবেন তা এখানে:
- অ্যাক্সেসে, শীর্ষে তৈরি ট্যাবটি ক্লিক করুন এবং ফাঁকা ফর্মটি নির্বাচন করুন।
- ক্ষেত্র যুক্ত করা শুরু করুন। ডানদিকে, আপনি যে সারণী থেকে ক্ষেত্রগুলি যুক্ত করতে চান তা নির্বাচন করুন, তারপরে স্বতন্ত্র ক্ষেত্রগুলিতে আপনার ফর্মটিতে যুক্ত করতে ডাবল ক্লিক করুন।
- আপনার নির্বাচিত ক্ষেত্রগুলি ফর্মটিতে যুক্ত হওয়ার পরে, ফর্মটি সংরক্ষণ করতে উপরের-বাম কোণে সংরক্ষণ করুন আইকনটি ক্লিক করুন।
- আপনার ফর্মের জন্য একটি নাম টাইপ করুন এবং ঠিক আছে ক্লিক করুন।
৩. মাইক্রোসফ্ট অ্যাক্সেসে আপনার ফর্মগুলিতে কীভাবে নতুন ক্ষেত্র যুক্ত করবেন
আপনি যখন আপনার টেবিলগুলি আপডেট করেন এবং আপনি সেগুলিতে নতুন কলাম যুক্ত করেন, সেই নতুন কলামগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার ফর্মগুলিতে যুক্ত হবে না। সুতরাং আপনি নিজের ফর্মগুলি আপডেট না করা পর্যন্ত আপনি সেই নতুন কলামগুলিতে ডেটা যুক্ত করতে পারবেন না।
অ্যাক্সেসে আপনি যে কোনও সময় আপনার বিদ্যমান ফর্মগুলিতে নতুন ক্ষেত্র যুক্ত করতে পারেন।
- অ্যাক্সেসে আপনার ফর্মটিতে ডান ক্লিক করুন এবং লেআউট ভিউ নির্বাচন করুন। এটি বিন্যাস ভিউতে ফর্মটি খোলে।
- শীর্ষে নকশা ট্যাবটি ক্লিক করুন এবং সরঞ্জাম বিভাগ থেকে বিদ্যমান ক্ষেত্রগুলি যুক্ত করুন নির্বাচন করুন । এটি আপনাকে আপনার ফর্মটিতে নতুন ক্ষেত্র যুক্ত করতে দেবে।
- ডানদিকে, আপনি বর্তমানে আপনার টেবিলের সমস্ত ক্ষেত্র দেখতে পাবেন। অনুপস্থিত ক্ষেত্রটিতে ডাবল ক্লিক করুন এবং এটি আপনার ফর্মটিতে যুক্ত হবে।
- সংরক্ষণ আইকনে ক্লিক করে আপনার ফর্মটি সংরক্ষণ করুন।
৪. মাইক্রোসফ্ট অ্যাক্সেসে কীভাবে আপনার ফর্মগুলি কাস্টমাইজ করবেন
আপনি আপনার অ্যাক্সেস ফর্মগুলি কাস্টমাইজ করে ডেটা যুক্ত করার কাজটিকে আরও সহজ করতে পারেন। অনেকগুলি বিকল্প রয়েছে যা আপনি নিজের ফর্মগুলির জন্য নির্দিষ্ট করতে পারেন, যাতে তারা আপনার পছন্দ মতো কাজ করে।
উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার টেবিলে কোনও নির্দিষ্ট কলাম রয়েছে যা কেবলমাত্র কয়েকটি মান গ্রহণ করে, আপনি ড্রপডাউন মেনুতে এই মানগুলি নির্দিষ্ট করতে পারেন যাতে ডেটা যুক্ত করার সময় যে কোনও এটি থেকে নির্বাচন করতে পারে।
এইভাবে, আপনি আপনার টেবিলগুলিতে অযাচিত তথ্য যুক্ত এড়াতে পারবেন। আপনি এখানে অ্যাক্সেস ফর্মে আপনি কীভাবে এই ফর্ম নিয়ন্ত্রণগুলির একটিটি কম্বো বক্স ব্যবহার করতে পারেন তা এখানে আমরা দেখাই:
- আপনার ফর্মটিতে ডাবল ক্লিক করুন যাতে এটি খোলা থাকে।
- শীর্ষে নকশা ট্যাবটি ক্লিক করুন এবং আপনি নিজের ফর্মটিতে যুক্ত করতে চান এমন একটি নিয়ন্ত্রণ চয়ন করুন। এই উদাহরণের জন্য কম্বো বক্সটি বেছে নেওয়া যাক।
- আপনি যেখানে বক্সটি যুক্ত করতে চান সেখানে আপনার ফর্মটিতে ক্লিক করুন।
- আপনি আপনার স্ক্রিনে একটি ডায়ালগ বক্স দেখতে পাবেন। আমি বাক্সে যে মানগুলি পছন্দ করতে চাই সেগুলি টাইপ করে নেক্সটটি চাপব hit
- নিম্নলিখিত স্ক্রিনে, তথ্য যুক্ত করতে এই ফর্মটি র সময় যে আইটেমগুলি চয়ন করতে পারে তা টাইপ করুন। তারপরে, Next চাপুন।
- অ্যাক্সেস জিজ্ঞাসা করবে আপনি এই বাক্সে প্রবেশ করা ডেটা কোথায় সংরক্ষণ করতে চান। এই ক্ষেত্রের বিকল্পটিতে সেই মানটি সঞ্চয় করুন এবং এই কম্বো বাক্স থেকে আপনি যে ক্ষেত্রের ডেটা যুক্ত করতে চান তা নির্বাচন করুন।
- পরবর্তী ক্লিক করুন, আপনার কম্বো বাক্সের জন্য একটি নাম লিখুন এবং নীচে সমাপ্তিটি চাপুন।
- আপনার ফর্মটিতে এখন একই কলামের জন্য দুটি ক্ষেত্র থাকা উচিত। এটিতে ডান ক্লিক করে এবং মুছুন নির্বাচন করে পুরানো ক্ষেত্রটি সরান।
- উপরের-বাম কোণে সংরক্ষণ আইকনটি ক্লিক করে আপনার ফর্মটি সংরক্ষণ করুন।
মাইক্রোসফ্ট অ্যাক্সেসে ফর্মগুলি সহ ডেটা প্রবেশ করা সহজতর করুন
ফর্ম হ'ল ডেটাবেসগুলির বৃহত্তমতে ডেটা যুক্ত করার একটি সহজ উপায়। এটি কারণ আপনার ডাটাবেসের আকারের কোনও কারণ নেই, আপনি সর্বদা একবারে কেবল একটি এন্ট্রি দেখতে পাবেন। এটি আপনাকে টেবিলে থাকা অন্যান্য ডেটার বিষয়ে চিন্তা না করেই এন্ট্রিটিতে ফোকাস করতে এবং এতে পরিবর্তন করতে সহায়তা করে।
মাইক্রোসফ্ট অ্যাক্সেস অনেক ধরণের ডাটাবেসের জন্য আদর্শ পছন্দ। তবে এটি সমস্ত পরিস্থিতিতে ভালভাবে পরিবেশন করতে পারে না। ভাগ্যক্রমে, আপনার কাছে বেছে নিতে বেশ কয়েকটি মাইক্রোসফ্ট অ্যাক্সেস বিকল্প রয়েছে। এই প্রোগ্রামগুলি আপনাকে বিভিন্ন উপায়ে আপনার ডাটাবেসগুলি তৈরি এবং পরিচালনা করতে দেয়।
