আপনি কতগুলো মিটিং রেকর্ডিং আর কখনো দেখেননি?
আমার মনে হয়, কিছু মানুষের উত্তর হবে: প্রায় সবাই।
রেকর্ড করা ফাইলগুলো ক্লাউডে কোনো সূচী বা সারাংশ ছাড়াই নিষ্ক্রিয় অবস্থায় পড়ে থাকে, তাই আমরা ওই ফোল্ডারটি স্পর্শ করার চেয়ে বরং ফোনের নোটস অ্যাপে কয়েক লাইন লিখে রাখাই শ্রেয় মনে করি। সময়ের সাথে সাথে, মিটিং রেকর্ডিংয়ের একমাত্র উদ্দেশ্য হয়ে দাঁড়ায়: অপর পক্ষ যাতে পরে দাবি করতে না পারে যে, "আমি তো ওটা বলিনি।"
টেনসেন্ট মিটিং-এর একজন নিয়মিত ব্যবহারকারী হিসেবে, আমি বিষয় নির্বাচন সভা, সাক্ষাৎকার, সকালের বক্তৃতা এবং দলীয় আলোচনা রেকর্ড করতে এটি ব্যবহার করেছি। আমার কাছে, রেকর্ডিং সবসময়ই কেবল একটি সংরক্ষণ প্রক্রিয়া ছিল। আমি সবসময় সভার সময়ের তিনগুণ বেশি সময় ব্যয় করি নোট গোছাতে, মূল বিষয়গুলো বের করতে এবং গুরুত্বপূর্ণ তথ্য শনাক্ত করতে। একটি সামান্য ভুলের কারণে গুরুত্বপূর্ণ বিবরণ বাদ পড়ে যেতে পারে, যা "এক মুহূর্তের স্বস্তির পর সংশোধনের দুঃস্বপ্ন"-এর একটি প্রকৃষ্ট উদাহরণ হয়ে দাঁড়ায়।
টেনসেন্ট মিটিং-এর 'ইন্টেলিজেন্ট রেকর্ডিং'-এর সর্বশেষ আপগ্রেডটি বেশ তাৎপর্যপূর্ণ। এটি শুধু নির্ভুলতাই নয়, বরং সম্পূর্ণ কাঠামোটিকেই বদলে দেয়। এতে একটি মাল্টি-টেমপ্লেট মেকানিজম চালু করা হয়েছে, যা এআই-কে বিভিন্ন ধরনের মিটিংকে ভিন্ন ভিন্ন উপায়ে সাজাতে সাহায্য করে।
যখন আপনি "এআই আপনাকে মিটিংয়ের বিষয়বস্তু সাজাতে সাহায্য করে" লেখাটি দেখেন, আপনার প্রথম প্রতিক্রিয়া হতে পারে: আবার সেই একই ব্যাপার। এই ফিচারটি আমরা বহুবার দেখেছি। এর ফলে তৈরি হওয়া বিষয়বস্তু হয় ফরম্যাট করা একটি ওভারলে সহ হুবহু আপনার কথার প্রতিলিপি, অথবা আপনার বলা কথারই পুনরাবৃত্তি, যার সাথে শুধু একটি শিরোনাম যোগ করা থাকে।
কিন্তু এবার ব্যাপারটা সত্যিই অন্যরকম হতে পারে। কী ধরনের চমক আসতে পারে তা দেখার জন্য, আমি সম্পূর্ণ ভিন্ন ধরনের বেশ কয়েকটা মিটিং চেষ্টা করে দেখলাম: সাপ্তাহিক কাজের মিটিং, বিশ্ববিদ্যালয়ের লেকচার এবং ক্লায়েন্টের সাথে সাক্ষাৎ।
প্রবেশ বিন্দু:
ধাপ ১: মিটিং চলাকালীন 'ক্লাউড রেকর্ডিং' চালু করুন। মিটিং শেষ হওয়ার পর, রেকর্ড করা ফাইলটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার 'রেকর্ডিংস' ফোল্ডারে সেভ হয়ে যাবে।
ধাপ ২: Tencent Meeting ক্লায়েন্ট/অ্যাপটি খুলুন, 'Record'-এ ক্লিক করুন (অ্যাপের ভেতরে 'Me' – 'Record'-এ যান), সমস্ত ফাইল থেকে যেকোনো একটি মিটিং বেছে নিন, এবং প্রবেশ করার পর আপনি এই ফাংশনটি দেখতে পারবেন।
বিভিন্ন বৈঠকের ফলে অবশেষে বিষয়গুলো সংগঠিত করার বিভিন্ন উপায় তৈরি হয়।
আমি সবচেয়ে সাধারণ সাপ্তাহিক সভাগুলোর একটিতে ভাষণ দিয়ে শুরু করেছিলাম।
এটি সাধারণত কম ঘনত্বের কিন্তু অগোছালো একটি রেকর্ডিং। আমার সাধারণ পদ্ধতি হলো, রেকর্ডিং ফাইলটি খুলে প্রোগ্রেস বারটি টেনে গুরুত্বপূর্ণ অনুচ্ছেদগুলো খুঁজে বের করা, এবং তারপর নোটস অ্যাপটি খুলে হাতে লিখে নেওয়া: কে কী বলেছে, উপসংহার কী ছিল, এবং পরবর্তী পদক্ষেপের দায়িত্ব কার।
এবার আমি কিছুই করিনি। মিটিংয়ের পর আমি শুধু রেকর্ডিং ফাইলটা খুলে 'স্মার্ট সামারি' টেমপ্লেটটি বেছে নিয়েছিলাম।
এই সাপ্তাহিক সভার রেকর্ডিংয়ে, এআই বিষয়বস্তুটিকে প্রায় ছয়টি অংশে ভাগ করেছে: সময়সূচি আলোচনা, বাজেট অনুমোদন এবং কর্মী বিন্যাস। প্রতিটি অংশের শিরোনাম আমার স্মৃতির সাথে নিখুঁতভাবে মিলে গেছে। এই একটিমাত্র ফাংশনই বিষয়বস্তু গোছানোর কাজে আমার ব্যয় করা সময়ের অন্তত অর্ধেক বাঁচিয়ে দিয়েছে।
এই সাধারণ টেমপ্লেটটি বেশিরভাগ দৈনন্দিন কাজের মিটিংয়ের জন্য যথেষ্ট। কিন্তু এবার টেনসেন্ট মিটিং সম্পর্কে যা আমাকে সত্যিই আগ্রহী করেছিল, তা হলো এরপর যা ঘটল।
কারণ বিভিন্ন ধরনের সভার ক্ষেত্রে 'গুরুত্বপূর্ণ তথ্য'-এর সংজ্ঞা সম্পূর্ণ ভিন্ন।
একটি পাঠের মূল ভিত্তি হলো প্রধান জ্ঞানমূলক বিষয়সমূহ এবং পরীক্ষার বিষয়বস্তু; একজন ক্লায়েন্টের সাথে সাক্ষাতের মূল ভিত্তি হলো বাজেট, সিদ্ধান্ত গ্রহণের ক্রম এবং সমস্যাগুলো; একটি প্রকল্পের সূচনা সভার মূল ভিত্তি হলো মাইলস্টোন এবং দায়িত্বপ্রাপ্ত পক্ষসমূহ। সবকিছু সমাধানের জন্য একটিমাত্র এআই টেমপ্লেট ব্যবহার করাটা অনেকটা একই ইন্টার্নকে দিয়ে ক্লাসের নোট এবং সেলস রিপোর্ট দুটোই লেখানোর মতো। এটা কাজ করে, কিন্তু পেশাদারিত্বের পরিচায়ক নয়।
টেনসেন্ট মিটিং এবার পাঁচটি সিনারিও-ভিত্তিক টেমপ্লেট চালু করেছে। আমি প্রথমে সকাল ৮টার একটি ক্লাসে 'স্টাডি অ্যাসিস্ট্যান্ট' টেমপ্লেটটি পরীক্ষা করে দেখেছি, যেটি কলেজ শিক্ষার্থীদের জন্য সবচেয়ে বেশি প্রয়োজনীয়।
বুধবার সকাল ৮টায়, সাহিত্য অনুবাদ ও রসাস্বাদন ক্লাসে শিক্ষক ইংরেজিতে ক্লাস শুরু করলেন, এবং আমার ঘুম থেকে ওঠার দ্বিগুণ গতিতে পাওয়ারপয়েন্ট প্রেজেন্টেশনটি পাল্টে গেল।
বরাবরের মতো, আমি মিটিংয়ে ঢুকে দায়সারাভাবে ক্লাউড রেকর্ডিং চালু করলাম, তারপর আমার মস্তিষ্ককে পাওয়ার-সেভিং মোডে পাঠিয়ে দিলাম।
ক্লাসের পর আমি প্রথমে ট্রান্সক্রিপ্টটা খুললাম, যেটা ছিল চীনা ও ইংরেজির এক ঘন মিশ্রণ। সেখানে 'So' এবং 'that is to say' শব্দ দুটি পর্যায়ক্রমে ছিল।
ছবির উৎস: Xiaohongshu @亿万
আমি তিন সেকেন্ড স্ক্রিনের সামনে বসেছিলাম, তারপরই আমার মাথা ব্যথা শুরু হলো। যাকগে, 'স্টাডি অ্যাসিস্ট্যান্ট' টেমপ্লেট দিয়ে তৈরি নোটগুলোই দেখে নিই।
পরিপাটি অনুচ্ছেদগুলো কী মিষ্টি একটা অভিব্যক্তি নিয়ে আমার দিকে তাকিয়েছিল।
আমার আলোচনা চলাকালীন আমি একটি আকর্ষণীয় বিষয় লক্ষ্য করলাম: শিক্ষক যখন "স্মৃতি, জলপাইয়ের মতো, একটি অর্জিত রুচি" বাক্যটির অনুবাদ ব্যাখ্যা করছিলেন, তখন তিনি "অর্জিত" শব্দটি বিশ্লেষণে যথেষ্ট সময় ব্যয় করেছিলেন। এআইটি কেবল একগুচ্ছ মৌলিক উদ্ধৃতি জড়ো না করে, কয়েক মিনিটের মধ্যেই এই বিষয়বস্তুকে কয়েকটি মূল পয়েন্টে সংক্ষেপিত করেছিল।
আমার কাছে সবচেয়ে প্রশংসনীয় বিষয়টি মনে হয়েছে যে, দলের সদস্য সংখ্যা, লটারির নিয়মকানুন এবং স্কোরের শতাংশের মতো কোনো গুরুত্বপূর্ণ বিষয়ই উপেক্ষা করা হয়নি।
কিন্তু এআই-এর আউটপুটই শেষ কথা নয়। আমি যেকোনো সময়ে মূল বিষয়গুলোর নিচে আমার নিজের উপলব্ধিও যোগ করতে পারি, ঠিক যেমন স্বাভাবিকভাবে কোনো ডকুমেন্টে মন্তব্য যোগ করা হয়। আমার ভাবনা, আমার সংযোজন এবং আমার প্রশ্ন—সবকিছুই কোর্সের বিষয়বস্তুর সাথে দৃঢ়ভাবে সংযুক্ত থাকে, যা শেখার সাথে সাথে আমাকে ক্রমাগত সমৃদ্ধ করে এবং পরিশেষে আমার নিজস্ব শেখার সম্পদে পরিণত হয়।
ক্ষুদ্র ও মাঝারি উদ্যোগের জন্য একাধিক টেমপ্লেট বেশি মূল্যবান হতে পারে।
লার্নিং অ্যাসিস্ট্যান্টের পাশাপাশি, টেনসেন্ট মিটিং আরও চারটি টেমপ্লেট প্রদান করে: রিপোর্ট সামারি, প্রজেক্ট লঞ্চ মিনিটস, কাস্টমার ভিজিট মিনিটস (MEDDICC), এবং কাস্টমার অ্যানালাইসিস (BANT)।
আমার এক বন্ধু আছে যে বিটুবি (B2B) সেলসে কাজ করে। তার টিমে ছয়জন আছে এবং তাদের কোনো সিআরএম (CRM) সিস্টেম নেই। গ্রাহকের তথ্যের জন্য তারা পুরোপুরি উইচ্যাট ফেভারিটস (WeChat favorites) এবং নিজেদের স্মৃতির ওপর নির্ভর করে। প্রতিবার ক্লায়েন্টের সাথে মিটিং সেরে ফেরার পর তার সুপারভাইজার জিজ্ঞেস করেন, “তাদের বাজেট কত? চূড়ান্ত সিদ্ধান্ত কে নিয়েছেন?” এরপর সে বাকি তথ্যের জন্য স্মৃতির ওপর ভরসা করে ফোনের নোটস অ্যাপে তাড়াহুড়ো করে লেখা তিন লাইনের মধ্যে চোখ বোলাতে শুরু করে।
তিনি জানতেন যে BANT এবং MEDDICC-এর মতো পেশাদার বিক্রয় কাঠামো বেশ কার্যকর। এই উপাদানগুলোর—যেমন ক্লায়েন্টের বাজেট, সিদ্ধান্ত গ্রহণকারী, চাহিদা, সময়সীমা—যেকোনো একটির অনুপস্থিতি একটি চুক্তিকে ব্যর্থ করে দিতে পারত। কিন্তু ছয়জনের একটি ছোট দলে, প্রত্যেক ক্লায়েন্ট মিটিংয়ের পর আধ ঘণ্টা ধরে বসে ফর্ম পূরণ করার মতো সময় কার ছিল?
ইন্ডাস্ট্রিতে এমন তথ্য রয়েছে যা বলে যে সঠিক সেলস কোয়ালিফিকেশন ফ্রেমওয়ার্ক ব্যবহার করলে কনভার্সন রেট ৬৭% পর্যন্ত বাড়তে পারে। এর মূলনীতিটি সবাই বোঝে, কিন্তু সমস্যাটা হলো এর বাস্তবায়নে।
এবার, আমি তাকে MEDDICC টেমপ্লেটটি ব্যবহার করে দেখতে সাহায্য করেছি। এর কার্যপ্রণালী খুবই সহজ: কোনো ক্লায়েন্টের সাথে কথা বলার সময়, আমি Tencent Meeting ব্যবহার করে কথোপকথনটি রেকর্ড করি এবং আমাদের কথা শেষ হলে, আমি MEDDICC টেমপ্লেটটি চালু করে দিই। AI স্বয়ংক্রিয়ভাবে চ্যাটে উল্লেখিত তথ্যগুলোকে, যেমন বাজেটের সীমা, চূড়ান্ত সিদ্ধান্ত গ্রহণকারী কে, ক্লায়েন্টের সমস্যাগুলো এবং প্রতিযোগীর পরিস্থিতি, ফ্রেমওয়ার্ক অনুযায়ী শ্রেণিবদ্ধ করে।
এটা পড়ার পর সে বলল, "যেটা পূরণ করতে আমার আধ ঘণ্টা লাগত, সে সেটা মিটিংয়ের পরেই পূরণ করে ফেলেছে।"
BANT টেমপ্লেটটি একই যুক্তি অনুসরণ করে, যা বাজেট, সিদ্ধান্ত গ্রহণের ক্ষমতা, চাহিদার জরুরি অবস্থা এবং সময়সীমার মতো চারটি দিককে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সমন্বয় করে। তার মতো একটি ছোট দলের জন্য, এই পদ্ধতিটি 'অল্প সম্পদ, শক্তিশালী কার্যপদ্ধতি'-র একটি উৎকৃষ্ট উদাহরণ।
আপনার হয়তো লক্ষ লক্ষ টাকা মূল্যের একটি CRM সিস্টেম কেনার সামর্থ্য নেই, বা বিক্রয় প্রশিক্ষণের জন্য কোনো পরামর্শক সংস্থাকে নিয়োগ করার সামর্থ্যও নেই, কিন্তু একটি সাধারণ টেনসেন্ট মিটিং এবং সঠিক টেমপ্লেটের সাহায্যে AI আপনার গ্রাহকের তথ্যকে একটি পেশাদার কাঠামোতে সাজিয়ে ফেলতে পারে। সহজ কথায়, পদ্ধতিটি নিজে ব্যয়বহুল নয়; ব্যয়বহুল হলো এটি বাস্তবায়নের খরচ। এখন, AI সেই বাস্তবায়নের খরচটি দূর করে দিয়েছে।
বৈঠকটি নিয়ে বারবার প্রশ্ন তোলা হয়েছিল; ইউয়ানবাও আমার ব্যক্তিগত সচিব।
যদি বুদ্ধিদীপ্ত কার্যবিবরণী ‘সভা-পরবর্তী ব্যবস্থাপনা’র সমস্যার সমাধান করে, তবে ‘আস্ক ইউয়ানবাও’ আরও গভীর একটি বিষয়কে তুলে ধরে: সভার বিষয়বস্তুর ওপর ভিত্তি করে আরও প্রশ্ন করা যায় কি না ।
আমরা সবাই সম্ভবত এই অভিজ্ঞতার সম্মুখীন হয়েছি: পাঁচ-ছয় জনের কোনো কর্ম-বৈঠকে সবাই কথা বলতে থাকে এবং তাৎক্ষণিকভাবে প্রত্যেকের পরিবর্তিত অবস্থান লক্ষ্য করা কঠিন হয়ে পড়ে। আপনার মনোযোগ প্রায়শই সবচেয়ে প্রভাবশালী কণ্ঠস্বরটির দিকে আকৃষ্ট হয়।
এখন আপনি ট্রান্সক্রিপ্টে অংশগ্রহণকারীর ডাকনামে ক্লিক করলেই ইউয়ানবাও তাদের সামগ্রিক দৃষ্টিভঙ্গির সারসংক্ষেপ করে দেবে। পৃথক সারসংক্ষেপের পর সবকিছু স্পষ্টভাবে তুলে ধরা হয়: পাঁচ-ছয়জনের প্রত্যেকে কী বলেছেন, কোন বিষয়গুলোর ওপর জোর দিয়েছেন এবং কোন কোন বিষয়ে তাদের আপত্তি ছিল।
মিটিংয়ের পরে ফলো-আপ প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করাই হলো 'আস্ক ইউয়ানবাও' ব্যবহারের সবচেয়ে প্রচলিত উপায়।
সাক্ষাৎকারের সময়, একজন সাক্ষাৎকারদাতা অ্যাফ্যান্টাসিয়া ধারণাটির কথা উল্লেখ করেন। আমি বাধা দিতে চাইনি এবং বিষয়টি নিয়ে আর কথা বাড়াইনি। পরে, আমি ইউয়ানবাওকে বাহ্যিক উপকরণের সাথে মিলিয়ে সাক্ষাৎকারের বিষয়বস্তু আমাকে ব্যাখ্যা করতে বলি। এতে সাক্ষাৎকারদাতার ব্যক্তিগত বর্ণনার সাথে জ্ঞানীয় বিজ্ঞানের বাহ্যিক জ্ঞানকে একীভূত করা হয় এবং উল্লেখ করা হয় যে কোন বিষয়বস্তু রেকর্ডিং থেকে এবং কোনটি অনলাইন অনুসন্ধান থেকে নেওয়া হয়েছে।
পূর্বে, অপরিচিত ধারণার সম্মুখীন হলে সিএনকেআই (CNKI) এবং সংশ্লিষ্ট সাহিত্য ঘেঁটে দেখতে কয়েক ঘণ্টা সময় লেগে যেত, যা ছিল সময়সাপেক্ষ এবং ভুল হওয়ার সম্ভাবনাও বেশি ছিল। এখন, ইউয়ানবাও 'সাক্ষাৎকারের বিষয়বস্তুর ব্যাখ্যা + প্রামাণ্য তথ্যের সংযোজন + উৎসের টীকা সংযোজন'-এর একটি সমন্বিত পরিষেবা প্রদান করে। এই সুবিন্যস্ত বিষয়বস্তু সামান্য পরিমার্জন ও যাচাইয়ের পর সরাসরি গবেষণাপত্রের পরিশিষ্ট বা পাদটীকায় যোগ করা যায়।
কলেজের ছাত্রছাত্রীদের যদি ক্লাসের পরে তাদের গ্রুপের সদস্যদের কোনো বিজ্ঞপ্তি পাঠানোর প্রয়োজন হয়, তাহলে তারা কেবল "এই ক্লাসের গ্রুপিংয়ের প্রয়োজনীয়তা অনুসারে একটি গ্রুপ বিজ্ঞপ্তি তৈরি করুন, যেখানে গ্রুপিংয়ের সময়, অংশগ্রহণকারীর সংখ্যা, রিপোর্টের শতাংশ এবং লটারির নিয়মাবলী উল্লেখ করতে হবে" – এই কমান্ডটি প্রবেশ করালেই হবে। সাথে সাথে একটি স্পষ্ট ও উপযুক্ত বিজ্ঞপ্তি তৈরি হয়ে যাবে, যা পরে কপি করে গ্রুপে পেস্ট করা যাবে।
এইভাবে, 'মিটিং কন্টেন্ট' একটি সাধারণ অডিও এবং ভিডিও রেকর্ডিং থেকে এমন একটি জ্ঞানভান্ডারে রূপান্তরিত হয়, যা অন্বেষণ ও সম্প্রসারণ করা যায়। আপনি শুধু এআই-কে বলেন যে আপনি কী জানতে চান, এবং এটি আপনার জন্য তা খুঁজে বের করে আনে।
মিটিং রেকর্ডিংয়ের চূড়ান্ত লক্ষ্য হলো "এমন স্মৃতি যা যেকোনো সময় ব্যবহার করা যায়"।
আগে, সভার কার্যকারিতা সম্পর্কে আমার ধারণা ছিল শুধু সভার একটি সারসংক্ষেপ থাকলেই চলবে। কিন্তু সারসংক্ষেপ হলো তথ্যের একটি সংগ্রহশালা মাত্র; সেই সংগৃহীত তথ্য কীভাবে প্রচারিত ও ব্যবহৃত হয়, সেটাই প্রকৃত কার্যকারিতা নির্ধারণ করে।
এই বছর, টেনসেন্ট মিটিং মিটিং প্রক্রিয়ার প্রতিটি ক্ষেত্রে কৃত্রিম বুদ্ধিমত্তা (AI) যুক্ত করেছে। এখন, ডেটা ব্যবস্থাপনার জন্য মাল্টি-টেমপ্লেট ম্যানেজমেন্ট এবং ফলো-আপ প্রশ্নের জন্য ইউয়ানবাও ম্যানেজমেন্টের মাধ্যমে সম্পূর্ণ প্রক্রিয়াটি অবশেষে নির্বিঘ্ন হয়েছে।
আপনি এটিকে ক্রমাগত প্রশ্ন করতে পারেন, নিজের নোট যোগ করতে পারেন, এমনকি তথ্য খুঁজে পেতে এটিকে ইন্টারনেটের সাথেও সংযুক্ত করতে পারেন। প্রথমবারের মতো, মিটিংয়ের রেকর্ডিংটি একটি জীবন্ত, প্রাণবন্ত সত্তায় পরিণত হলো।
ক্লাউডে থাকা পুরোনো রেকর্ডিংয়ের স্তূপটা, যেগুলো আমি আগে কখনো খুলিনি, আমি খুঁজে দেখলাম এবং জানতে পারলাম যে এটি অনেকদিন ধরেই সমর্থিত; আগের ফাইলগুলো এখনও ব্যবহার করা যায়।
আমাকে হয়তো সকাল ৮টার সেই লেকচারগুলো আবার দেখতে হবে, যেগুলো কয়েক মাস ধরে ক্লাউডে পড়ে আছে। রিভিশনের জন্য নয়, বরং শুধু এটা জানার জন্য যে, ওই ক্লাসে যখন আমি প্রায় ঘুমিয়েই পড়েছিলাম, তখন এআই-এর দৃষ্টিকোণ থেকে 'মূল জ্ঞানগর্ভ বিষয়গুলো' কী ছিল।
একে মিটিং রেকর্ডিং না বলে বরং এটা বলাই বেশি সঠিক যে, এটি কাজ ও জীবনের সেইসব প্রাসঙ্গিক স্মৃতি সংরক্ষণ করে যা অতীতে ঠিকমতো গোছানো ছিল না।
‘মিটিং রেকর্ডিং’ কার্যক্রমের ফলস্বরূপ এটাই প্রকৃত ফলাফল হওয়া উচিত।
iFanr-এর অফিসিয়াল WeChat অ্যাকাউন্ট iFanr (WeChat ID: ifanr) ফলো করুন, যেখানে যত তাড়াতাড়ি সম্ভব আপনার জন্য আরও আকর্ষণীয় কন্টেন্ট উপস্থাপন করা হবে।