10 सर्वोत्तम अभ्यास प्रत्येक SharePoint उपयोगकर्ता को पता होना चाहिए

SharePoint Microsoft 365 का एक हिस्सा है जो आपको दस्तावेज़ों और सामग्री को पेशेवर रूप से प्रबंधित करने देता है। चाहे आप व्यवस्थापक हों या अंतिम-उपयोगकर्ता, सर्वोत्तम प्रथाओं को जानने और लागू करने से यह सुनिश्चित होगा कि हर कोई बिना किसी कठिनाई के सामग्री का उपयोग कर सकता है।

इस लेख में, आप सीखेंगे कि SharePoint का सबसे प्रभावी ढंग से उपयोग कैसे करें।

1. फ़ाइल नामों में संगति लाओ

निरंतरता सफलता की कुंजी है, और यह SharePoint के मामले में भी सही है। चूंकि SharePoint कई दस्तावेज़ों को संग्रहीत कर सकता है, इसलिए आपको फ़ाइल नामकरण में एकरूपता रखने की आवश्यकता है।

आपने देखा होगा कि कुछ खोज परिणामों में अस्पष्ट फ़ाइल नाम होते हैं। नतीजतन, आपको अपनी वांछित फ़ाइल खोजने के लिए प्रत्येक फ़ाइल को खोलने की आवश्यकता है। यह एक श्रमसाध्य कार्य है और आपको अनुत्पादक बनाता है। इसके अलावा, अगर अलग-अलग टीम के साथी अलग-अलग नामकरण शैलियों का पालन करते हैं, तो हजारों दस्तावेजों से उपयुक्त फाइल ढूंढना लगभग असंभव हो सकता है।

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चूंकि शेयरपॉइंट एक साझा प्लेटफॉर्म है, इसलिए नामकरण परंपरा चुनने के लिए दूसरों के साथ चर्चा करें। इसलिए, आप और आपकी टीम के साथी किसी भी फ़ाइल या दस्तावेज़ को जल्दी से ढूंढ सकते हैं।

2. टैग दस्तावेज़

एकल नामकरण परंपरा का पालन करने के बावजूद, आपको आवश्यक दस्तावेज़ खोजने में परेशानी हो सकती है। Microsoft खोज के लिए आपको अधिक विशिष्ट और प्रासंगिक परिणाम दिखाने के लिए, अपने दस्तावेज़ों को टैग करें। टैगिंग किसी फिल्म या टीवी श्रृंखला के चैनल की शैली के समान काम करती है।

यह आपको एक ही श्रेणी से संबंधित सभी फाइलों का पता लगाने में मदद करेगा। एक टैग जोड़ने के लिए, एक पुस्तकालय में जाएं और एक नई श्रेणी फ़ील्ड जोड़ें जैसे निर्माण की तारीख, अंतिम संशोधित, आदि। अब, प्रत्येक दस्तावेज़ के लिए, संबंधित डेटा शामिल करें जो टैग के रूप में काम करेगा। इस तरह, आप SharePoint से सटीक परिणाम प्राप्त करेंगे।

3. लॉक फ़ीचर का उपयोग करके सुरक्षित दस्तावेज़

SharePoint डेटा की सुरक्षा न केवल IT अवसंरचना व्यवस्थापकों पर निर्भर करती है। एंड-यूज़र के रूप में, आप दस्तावेज़ों को लॉक करके भी अपनी भूमिका निभा सकते हैं। यह सुविधा सुनिश्चित करती है कि कोई भी अनधिकृत व्यक्ति साझा की गई फाइलों या दस्तावेजों में कोई बदलाव नहीं कर सकता है।

इन-बिल्ट रिकॉर्ड प्रबंधन सुविधा को सक्रिय करके, आप किसी दस्तावेज़ को लॉक और अनलॉक कर सकते हैं। साथ ही, SharePoint अपने नाम के आगे एक चिह्न प्रदर्शित करेगा ताकि सभी को इसकी विशेष स्थिति के बारे में पता चले। आप इस सेटिंग को उस वर्कफ़्लो में जोड़ सकते हैं जो अनुमोदन पर दस्तावेज़ को स्वचालित रूप से लॉक कर देता है।

4. त्वरित रूप से सूचियों और पुस्तकालयों की प्रतिलिपि बनाएँ

सूची या लाइब्रेरी बनाना, उसका मेटाडेटा जोड़ना, दृश्य बनाना—शेयरपॉइंट में लाइब्रेरी या सूची बनाने की पूरी प्रक्रिया में कई घंटे लगते हैं। यदि आपको इन सूचियों या पुस्तकालयों को कई बार बनाना है तो यह व्यस्त कार्य सांसारिक हो सकता है।

इसलिए, आपको पता होना चाहिए कि उचित पहुंच के साथ किसी भी SharePoint साइट से सूची की प्रतिलिपि बनाना संभव है। क्या अधिक है, प्रतिलिपि बनाने की प्रक्रिया सरल है, और आप लगभग पूर्ण कॉन्फ़िगरेशन की प्रतिलिपि बना सकते हैं। पुस्तकालयों या सूचियों के लिए स्वरूपण की प्रतिलिपि बनाने से आपको नए प्रोजेक्ट पर समय बचाने में मदद मिलती है।

5. खोए हुए पुस्तकालय डेटा को पुनर्स्थापित करना सीखें

महत्वपूर्ण डेटा के आकस्मिक विलोपन से आपकी टीम को अपूरणीय क्षति हो सकती है। इसलिए, आपको अपनी SharePoint लाइब्रेरी से हटाए गए और खोए हुए डेटा को पुनर्स्थापित करने की मूल बातें पता होनी चाहिए।

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यदि आप यह जानते हैं, तो आपको डेटा पुनर्प्राप्ति के लिए किसी और पर निर्भर होने की आवश्यकता नहीं है। इस प्रकार, आप अपना समय और अन्य व्यक्तियों को बचाते हैं जो इस गैर-उत्पादक कार्य पर आपके साथ काम कर सकते हैं।

सबसे पहले, SharePoint के लिए डेटा बहाली नीति बनाएं और उसे ठीक से लागू करें। पुनर्स्थापना प्रक्रिया आपको एक निश्चित अवधि के लिए डेटा को पुनर्स्थापित करने देगी। याद रखें कि पहले के समय से डेटा को पुनर्स्थापित करने का मतलब है कि आप उस समय के बाद किए गए परिवर्तनों को खो देंगे।

6. एक्सेस अनुरोध प्रबंधित करें

कल्पना कीजिए कि आपने एक सहकर्मी के साथ ईमेल के माध्यम से एक लिंक साझा किया और दिन के लिए निकल गए। जब वह व्यक्ति लिंक को खोलने का प्रयास करता है, तो वे पाते हैं कि उनके पास उस फ़ाइल तक पहुंच नहीं है। जाहिर है, वे फाइल एक्सेस के लिए कह सकते हैं, लेकिन उनके पास कोई सुराग नहीं है कि कौन अनुमोदन और टर्नअराउंड समय साझा कर सकता है। कभी-कभी, एकाधिक टीम साइट स्वामी फ़ाइल एक्सेस अनुरोधों के बारे में सूचनाएं प्राप्त कर सकते हैं।

यह भी संभव है कि उनमें से हर कोई यह सोचेगा कि दूसरे अनुरोध को स्वीकार करेंगे। परिणामस्वरूप, जिस व्यक्ति ने पहुंच के लिए कहा है, उसे कभी भी उत्तर नहीं मिल सकता है। ऐसी समस्याओं से बचने के लिए, आप ऐसे अनुरोधों का समाधान करने के लिए एक विशिष्ट सहायता ईमेल सेट कर सकते हैं।

7. पुस्तकालय की अनुमति प्रतिबंधित करें

पुस्तकालय तक पहुँचने की सामूहिक अनुमति डेटा सुरक्षा के लिए हानिकारक है। ऐसे परिदृश्यों से बचने के लिए, आपको किसी भी SharePoint साइट पर लाइब्रेरी तक पहुँच को प्रतिबंधित करने की आवश्यकता है।

यदि आपके पास पुस्तकालय हैं जिन्हें केवल एचआर टीम को एक्सेस करने की आवश्यकता है, तो आप दूसरों को उस SharePoint साइट तक पहुँचने से सीमित कर सकते हैं। उसके लिए पुस्तकालय का नाम लिखिए और उसके विवरण में उसकी विशेष स्थिति का उल्लेख कीजिए।

8. टीम साइटों को वर्गीकृत करने के लिए हब साइट्स का उपयोग करें

SharePoint साइट्स के संपूर्ण संग्रह से समान श्रेणियों की साइटों को खोजना चुनौतीपूर्ण हो सकता है। हालांकि, आप हब साइट्स नामक वर्चुअल समूह के माध्यम से समान या संबंधित साइटों को समूहित कर सकते हैं।

उदाहरण के लिए, यदि आपको अपने क्लाइंट के साथ प्रत्येक प्रोजेक्ट से एक साइट साझा करने की आवश्यकता है, तो आप एक हब साइट बना सकते हैं और उसमें सभी साइटों को समूहित कर सकते हैं। इस प्रकार, समान साइटों का पता लगाना और साझा करना सभी के लिए सहज और कम समय लेने वाला हो जाता है।

9. जानें कि विभिन्न प्रकार की साइटों का उपयोग कब करें

SharePoint का उपयोग करते समय, आपको दो प्रमुख साइट टेम्पलेट मिलेंगे। इन्हें टीम साइट और संचार साइट कहा जाता है। दोनों प्रकारों का अलग-अलग उपयोग होता है, और आपको अपनी परियोजना के आधार पर इनमें से किसी एक को चुनना होगा।

यदि आप अपने साथियों के साथ एक घोषणा या प्रचार साझा करना चाहते हैं, तो संचार साइट का उपयोग करना एक अच्छा विचार है। यह आदर्श है जब आपके पास योगदानकर्ताओं की तुलना में अधिक पाठक/कर्मचारी हों।

टीम साइट एक छोटी टीम के साथ परियोजना सहयोग के लिए उपयुक्त है । इसके अलावा, इसका उपयोग तब करें जब आपके पास कई योगदानकर्ता हों।

10. वैयक्तिकृत दृश्य सेट करना

एक SharePoint सुविधा जिसके बारे में आप शायद जानते हों, वह है आपकी पसंद के आधार पर वैयक्तिकृत दृश्य बनाना। इसके अतिरिक्त, SharePoint दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए कई फ़िल्टर और टॉगल प्रदान करता है। यह आपको अतिरिक्त मेटाडेटा विवरण प्रदर्शित करने, अपनी पसंद की फ़ाइलों को फ़िल्टर करने, विभिन्न क्रमों में फ़ाइलों को सॉर्ट करने, एक या एकाधिक समूहों में समूह फ़ाइलों आदि को प्रदर्शित करने देता है।

टीम का प्रत्येक सदस्य एक वैयक्तिकृत दृश्य बना सकता है जो केवल उनके लिए सुलभ हो। यह सभी के लिए पुस्तकालय दृश्य में बाधा नहीं डालता है। इसके अलावा, यदि आपके पास समान प्रदर्शन आवश्यकताओं वाले टीम के साथी हैं, तो आप एक सार्वजनिक दृश्य बना सकते हैं।

SharePoint मेड ईज़ी

SharePoint सभी सामग्री प्रबंधन के बारे में है, और यह जटिल और सांसारिक नहीं होना चाहिए। आप और आपकी टीम उपर्युक्त मानक प्रथाओं का पालन करके SharePoint से सर्वोत्तम लाभ प्राप्त कर सकते हैं।

यदि आप एक नौसिखिया हैं, तो आपके लिए टूल का उपयोग उत्पादक और अव्यवस्था मुक्त तरीके से शुरू करने के लिए ये आदर्श सुझाव हैं। इसके अलावा, SharePoint के सर्वोत्तम अभ्यास आपको चीजों को सहजता से पूरा करने में मदद करते हैं।