5 माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल ऑटोफिल ट्रिक्स तेजी से स्प्रेडशीट बनाने के लिए

स्प्रैडशीट भरते समय, एक्सेल ऑटोफिल सुविधाएं समय बचाने का सबसे प्रभावी तरीका हैं। अधिकांश लोगों को यह एहसास नहीं होता है कि वे एक्सेल पर मैन्युअल रूप से किए जाने वाले कई कामों को स्वचालित कर सकते हैं।

उदाहरण के लिए, हो सकता है कि जब आप स्वत: भरण के लिए नीचे खींचते हैं, तो आप केवल हर दूसरी या तीसरी पंक्ति में एक सूत्र लागू करना चाहते हैं। या हो सकता है कि आप एक शीट में सभी रिक्त स्थान भरना चाहते हों। यह लेख आपको कॉलम भरने को स्वचालित करने के पांच सबसे प्रभावी तरीके दिखाएगा।

1. एक्सेल में हर दूसरे सेल को ऑटोफिल करें

कोई भी व्यक्ति जिसने कुछ समय के लिए एक्सेल का उपयोग किया है, वह जानता है कि किसी अन्य के आधार पर एक्सेल सेल को ऑटोफिल करने के लिए ऑटोफिल सुविधा का उपयोग कैसे किया जाता है।

आप बस अपने माउस को सेल के निचले दाएं कोने पर क्लिक करके रखें, और उस सेल में फॉर्मूला को उसके नीचे के प्रत्येक सेल पर लागू करने के लिए इसे नीचे खींचें ( एक्सेल में फॉर्मूला कॉपी करने के समान)।

ऐसे मामले में जहां पहली सेल सिर्फ एक संख्या है और सूत्र नहीं है, एक्सेल स्वचालित रूप से एक से ऊपर की गिनती करके कोशिकाओं को भर देगा।

हालाँकि, क्या होगा यदि आप एक्सेल ऑटोफिल फॉर्मूला को उसके नीचे हर एक सेल पर लागू नहीं करना चाहते हैं? उदाहरण के लिए, क्या होगा यदि आप केवल हर दूसरे सेल को ऑटो-पॉप्युलेट करना चाहते हैं और पहले और अंतिम नाम को जोड़ना चाहते हैं, लेकिन आप पता लाइनों को छूटे नहीं छोड़ना चाहते हैं?

एक्सेल में हर दूसरे सेल को ऑटो कैसे पॉप्युलेट करें

आप अपनी ऑटोफिल प्रक्रिया को थोड़ा बदलकर ऐसा कर सकते हैं। पहले सेल पर क्लिक करने और फिर इसे निचले दाएं कोने से नीचे खींचने के बजाय, आप इसके बजाय पहले दो सेल को हाइलाइट करने जा रहे हैं। फिर, माउस को दो कक्षों के निचले दाएं कोने पर तब तक रखें जब तक कि कर्सर ' + ' में परिवर्तित न हो जाए।

अब इसे वैसे ही पकड़ें और नीचे खींचें, जैसे आप सामान्य रूप से करते हैं।

एक्सेल अब पहले सेल के आधार पर हर एक सेल को स्वचालित रूप से नहीं भरता है, लेकिन अब हर ब्लॉक में हर दूसरे सेल को भरता है।

अन्य कोशिकाओं को कैसे संभाला जाता है

क्या होगा यदि वे दूसरी कोशिकाएँ खाली न हों? ठीक है, उस स्थिति में, एक्सेल पहले ब्लॉक के दूसरे सेल में वही नियम लागू करेगा, जिसे आपने हर दूसरे सेल पर भी हाइलाइट किया था।

उदाहरण के लिए, यदि दूसरे सेल में "1" है, तो एक्सेल हर दूसरे सेल को 1 से गिनकर ऑटोफिल करेगा।

आप बस कल्पना कर सकते हैं कि यह लचीलापन कैसे काफी हद तक बढ़ा सकता है कि आप शीट्स में डेटा को स्वचालित रूप से भरने में कितनी कुशलता से सक्षम हैं। यह उन कई तरीकों में से एक है जिनसे एक्सेल आपको ढेर सारे डेटा के साथ काम करते हुए समय बचाने में मदद करता है

2. माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में एंड-ऑफ-डेटा के लिए ऑटोफिल

कॉर्पोरेट वातावरण में एक्सेल वर्कशीट पर काम करते समय लोगों को अक्सर एक बात आती है कि वह बड़े पैमाने पर वर्कशीट से निपट रही है।

उस कॉलम को स्वतः भरने के लिए माउस कर्सर को 100 से 200 पंक्तियों के सेट के ऊपर से नीचे तक खींचना काफी आसान है। लेकिन, क्या होगा यदि स्प्रैडशीट में वास्तव में 10,000 या 20,000 पंक्तियाँ हों? माउस कर्सर को २०,००० पंक्तियों में नीचे खींचने में लंबा समय लगेगा।

इसे और अधिक कुशल बनाने के लिए एक त्वरित चाल है। यहां एक्सेल में बड़े क्षेत्रों को ऑटो-पॉप्युलेट करने का तरीका बताया गया है। कॉलम को पूरी तरह से नीचे खींचने के बजाय, कीबोर्ड पर शिफ्ट की को दबाए रखें।

अब आप देखेंगे कि जब आप अपने माउस को सेल के निचले दाएं कोने पर रखते हैं, तो प्लस आइकन के बजाय, यह दो क्षैतिज, समानांतर रेखाओं वाला आइकन होता है।

अब, आपको बस उस आइकन पर डबल-क्लिक करना है, और एक्सेल स्वचालित रूप से पूरे कॉलम को स्वतः भर देगा, लेकिन केवल वहीं नीचे जहां आसन्न कॉलम में वास्तव में डेटा है।

यह एक तरकीब सैकड़ों या हजारों पंक्तियों में माउस को नीचे खींचने की कोशिश में बर्बाद होने वाले अनगिनत घंटों को बचा सकती है।

3. रिक्त स्थान भरें

कल्पना कीजिए कि आपको एक एक्सेल स्प्रेडशीट को साफ करने का काम सौंपा गया है, और आपका बॉस चाहता है कि आप एक कॉलम में हर खाली सेल में एक विशिष्ट फॉर्मूला लागू करें।

आप कोई अनुमानित पैटर्न नहीं देख सकते हैं, इसलिए आप ऊपर 'हर दूसरे x' ऑटोफिल ट्रिक का उपयोग नहीं कर सकते। साथ ही, वह दृष्टिकोण कॉलम में मौजूद किसी भी मौजूदा डेटा को मिटा देगा। तुम क्या कर सकते हो?

ठीक है, एक और तरकीब है जिसका उपयोग आप केवल रिक्त कोशिकाओं को भरने के लिए कर सकते हैं जो आपको पसंद है।

उपरोक्त शीट में, आपका बॉस चाहता है कि आप "N/A" स्ट्रिंग के साथ किसी भी रिक्त सेल को भरें। केवल कुछ पंक्तियों वाली शीट में, यह एक आसान मैन्युअल प्रक्रिया होगी। लेकिन हजारों पंक्तियों वाली शीट में आपको पूरा दिन लग जाएगा।

तो, इसे मैन्युअल रूप से न करें। बस कॉलम में सभी डेटा का चयन करें। फिर होम मेनू पर जाएं, फाइंड एंड सेलेक्ट आइकन चुनें , गो टू स्पेशल चुनें

अगली विंडो में, रिक्त स्थान चुनें।

अगली विंडो में, आप पहले रिक्त कक्ष में सूत्र दर्ज कर सकते हैं। इस स्थिति में, आप बस N/A टाइप करेंगे और फिर Ctrl + Enter दबाएं ताकि यही बात हर खाली सेल पर लागू हो।

यदि आप चाहते हैं, तो 'लागू नहीं' के बजाय, आप पहले रिक्त कक्ष में एक सूत्र टाइप कर सकते हैं (या रिक्त एक के ठीक ऊपर वाले सेल से सूत्र का उपयोग करने के लिए पिछले मान पर क्लिक करें)।

जब आप Ctrl + Enter दबाते हैं, तो यह अन्य सभी रिक्त कक्षों पर समान सूत्र लागू करेगा। इस सुविधा के साथ एक गन्दा स्प्रैडशीट की सफाई काफी तेज और आसान हो सकती है।

4. पिछले मान मैक्रो के साथ भरें

वह आखिरी चाल वास्तव में कुछ कदम उठाती है। आपको मेनू आइटम के एक समूह पर क्लिक करने की आवश्यकता है—और क्लिकों को कम करना ही अधिक कुशल बनना है, है ना?

तो चलिए उस आखिरी ट्रिक को एक कदम आगे बढ़ाते हैं। आइए इसे मैक्रो के साथ स्वचालित करें। निम्नलिखित मैक्रो मूल रूप से एक कॉलम के माध्यम से खोजेगा और एक रिक्त सेल की जांच करेगा। यदि रिक्त है, तो यह इसके ऊपर के सेल से मान या सूत्र की प्रतिलिपि बना लेगा।

मैक्रो बनाने के लिए, डेवलपर मेनू आइटम पर क्लिक करें और मैक्रोज़ आइकन पर क्लिक करें।

मैक्रो को नाम दें और फिर मैक्रो बनाएं बटन पर क्लिक करें। यह एक कोड एडिटर विंडो खोलेगा। निम्न कोड को नए फ़ंक्शन में पेस्ट करें।

 FirstColumn = InputBox("Please enter the column letter.")
FirstRow = InputBox("Please enter the row number.")
LastRow = Range(FirstColumn & "65536").End(xlUp).Row
For i = FirstRow To LastRow
If Range(FirstColumn & i).Value = "" Then
Range(FirstColumn & (i - 1)).Copy Range(FirstColumn & i)
End If
Next i

उपरोक्त स्क्रिप्ट में दृष्टिकोण इसे लचीला बनाना है, इसलिए यह शीट के उपयोगकर्ता को यह निर्दिष्ट करने देगा कि किस कॉलम और पंक्ति को शुरू करना है। तो अब, जब आपके पास एक शीट है जो इस तरह दिखती है:

एक बार जब आप रिक्त कक्ष को उसके ऊपर वाले कक्ष के समान सूत्र से भर देते हैं, तो आप स्तंभ G में रिक्तियों को भरने के लिए अपना मैक्रो चला सकते हैं।

आपके द्वारा कॉलम और पंक्ति शुरू करने के लिए संकेतों का उत्तर देने के बाद, यह मौजूदा डेटा को छुए बिना उस कॉलम के सभी अंतरालों को भर देगा।

मौजूदा डेटा को अकेला छोड़ते हुए यह अनिवार्य रूप से कॉलम को ऑटो-फिलिंग कर रहा है। यह केवल माउस को कॉलम के नीचे खींचकर करना आसान नहीं है, लेकिन ऊपर वर्णित मेनू-संचालित दृष्टिकोण या इस खंड में उल्लिखित मैक्रो दृष्टिकोण का उपयोग करना संभव है।

5. पुनरावृत्त गणना मैक्रो

पुनरावृत्तीय गणना पिछली पंक्तियों के परिणामों पर आधारित हैं। उदाहरण के लिए, अगले महीने की कंपनी का लाभ पिछले महीने के लाभ पर निर्भर हो सकता है।

उस स्थिति में, आपको उस गणना में पिछले सेल का मान शामिल करना होगा जिसमें संपूर्ण शीट या कार्यपुस्तिका से डेटा शामिल होता है। इसे पूरा करने का मतलब है कि आप न केवल सेल को कॉपी और पेस्ट कर सकते हैं, बल्कि सेल के अंदर वास्तविक परिणामों के आधार पर गणना कर सकते हैं।

आइए पिछले सेल के परिणामों के आधार पर एक नई गणना करने के लिए पिछले मैक्रो को संशोधित करें।

 FirstColumn = InputBox("Please enter the column letter.")
FirstRow = InputBox("Please enter the first row number.")
LastRow = InputBox("Please enter the last row number.")
For i = FirstRow To LastRow
Range(FirstColumn & i).Value = 5000 + (Range(FirstColumn & (i - 1)).Value * 0.1)
Next i

इस स्क्रिप्ट में, उपयोगकर्ता पहली और अंतिम पंक्ति संख्या दोनों प्रदान करता है। चूंकि शेष कॉलम में कोई डेटा नहीं है, इसलिए स्क्रिप्ट को पता नहीं है कि कहां से शुरू करना है। एक बार जब स्क्रिप्ट को सीमा प्रदान की जाती है, तो यह पिछले मान का उपयोग करके एक इंटरैक्टिव गणना करेगा और पूरे कॉलम को नए डेटा से भर देगा।

ध्यान रखें कि यह पुनरावृत्ति गणनाओं के लिए केवल एक वैकल्पिक दृष्टिकोण है। आप सीधे अगले खाली सेल में सूत्र टाइप करके वही काम कर सकते हैं, और पिछले सेल को सूत्र में शामिल कर सकते हैं। फिर, जब आप उस कॉलम को स्वतः भरते हैं, तो यह पिछले मान को उसी तरह शामिल कर लेगा।

मैक्रो का उपयोग करने का लाभ यह है कि यदि आप चाहें, तो आप इंटरैक्टिव गणना में कुछ उन्नत तर्क जोड़ सकते हैं, जो आप एक साधारण सेल फॉर्मूला के अंदर नहीं कर सकते।

आप एक्सेल मैक्रोज़ बनाते समय बचने वाली त्रुटियों के बारे में अधिक जान सकते हैं।

एक्सेल कॉलम को स्वतः भरना एक हवा है

जैसा कि आप देख सकते हैं, स्वत: भरने वाले कॉलम के लिए आप जो तरीका चुनते हैं, वह वास्तव में आपके कार्यभार को कम कर सकता है। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जब आप हजारों कॉलम या पंक्तियों के साथ स्प्रैडशीट्स के साथ काम कर रहे हैं। थोड़े से धैर्य और अभ्यास के बाद, आप आसानी से एक्सेल में फ़ार्मुलों को ऑटोफिल करने में सक्षम होंगे।