5 समय बचाने वाले ऐप्स, ऑनलाइन और ऑफलाइन दोनों तरह से बेहतर मीटिंग करने के लिए

कामकाजी पेशेवर बैठकों में जाने से नहीं बच सकते। चाहे आभासी हो या व्यक्तिगत, आप अपना समय अधिक कुशलता से और उत्पादक रूप से व्यतीत कर सकते हैं यदि आप बैठकों को व्यवस्थित और प्रबंधित करने के लिए सही उपकरणों का उपयोग करते हैं।

मीटिंग कैसे चलाई जाती है, इसके सिद्धांत समान रहते हैं चाहे आप इसे कॉन्फ़्रेंस रूम में कर रहे हों या ऑनलाइन मीटिंग के लिए ज़ूम का उपयोग कर रहे हों। आपको एक एजेंडा सेट करने की जरूरत है, एक स्पष्ट कार्य योजना है, बातचीत या प्रश्नोत्तर के लिए एक प्रवाह है, और फॉलो-अप के लिए कुछ मिनट हैं। ये मुफ्त ऐप आपको ऑनलाइन और ऑफलाइन वह सब करने में मदद करेंगे।

1. हाइपरकॉन्टेक्स्ट (वेब): फ्री मीटिंग टेम्प्लेट और कन्वर्सेशन स्टार्टर्स

यदि आपकी बैठकें अक्सर बंद हो जाती हैं, तो आपको हाइपरकॉन्टेक्स्ट की आवश्यकता है। यह प्रबंधकों के लिए एक मीटिंग साथी ऐप है जो एक-के-बाद-एक मीटिंग और टीम मीटिंग दोनों के लिए निःशुल्क टेम्प्लेट और वार्तालाप प्रारंभकर्ता प्रदान करता है। स्क्रिप्ट का पालन करें, और आप कभी भी ऑफ-ट्रैक नहीं होंगे या कुछ महत्वपूर्ण याद नहीं करेंगे।

लॉग इन करने के बाद, अपना कैलेंडर सिंक करें और एक नया कार्यस्थान बनाएं। प्रत्येक कार्यक्षेत्र में आमने-सामने या टीम मीटिंग के लिए कई टेम्प्लेट होते हैं, जैसे साप्ताहिक और मासिक समीक्षाएं, रिमोट वन-ऑन-वन ​​या टीम मीटिंग, प्रदर्शन समीक्षा, चेक-इन, स्टैंडअप मीटिंग, स्क्रम, प्रोजेक्ट प्रबंधन, त्रैमासिक योजना, और इसी तरह।

प्रत्येक टेम्पलेट में, आप नियोजित समय स्लॉट के साथ प्रश्नों या कार्यसूची मदों की एक श्रृंखला देखेंगे। जैसा आप उचित समझें इन्हें बेझिझक संपादित करें। जब मीटिंग चल रही हो, तो आप प्रत्येक आइटम में "अगले चरण" जोड़ सकते हैं, अपने लिए एक टू-डू सूची बना सकते हैं। आप इन कार्य आइटम पर सहयोग करने के लिए सहकर्मियों को कार्यस्थान पर भी आमंत्रित कर सकते हैं। यह मीटिंग मिनट्स लेने जैसा है।

प्रो खातों के साथ, आपको अतिरिक्त सुविधाएं मिलती हैं जैसे समय के साथ अपने अगले चरणों को ट्रैक करना, लक्ष्य जोड़ना, पिछली बैठकों में जांच करना आदि। यदि आप सेवा के लिए भुगतान करना चाहते हैं तो ये सभी मूल्य जोड़ते हैं। उस ने कहा, मुक्त संस्करण के टेम्पलेट हाइपरकॉन्टेक्स्ट का उपयोग करने के लिए पर्याप्त कारण हैं।

2. स्थगित (वेब): आसानी से व्यवस्थित और साझा करने के लिए मुफ्त मीटिंग नोट्स ऐप

एक एजेंडा निर्धारित करना और फिर मीटिंग के मिनट्स लेना, उपयोगी मीटिंग सुनिश्चित करने के आवश्यक अंग हैं। अन्यथा, आप अक्सर लोगों को यह कहते हुए पाएंगे कि उन्हें याद नहीं है कि कब किसी बात पर चर्चा हुई थी। आपकी बैठकों का रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए एडजर्न सबसे अच्छे मुफ्त ऐप में से एक है।

प्रत्येक नई मीटिंग में, आप प्रत्येक नोट के लिए अलग कार्ड बना सकते हैं। उदाहरण के लिए, आपका एजेंडा एक कार्ड है, जबकि अन्य फीडबैक, अगले चरण, मिनट, प्रस्ताव आदि हो सकते हैं। प्रत्येक कार्ड एक साधारण रिच टेक्स्ट एडिटर है जो मार्कडाउन और तालिकाओं का समर्थन करता है। आप इनमें से किसी में भी सर्वश्रेष्ठ मीटिंग मिनट टेम्प्लेट के सिद्धांतों का उपयोग कर सकते हैं।

दाईं ओर एक पैनल में, आप इस मीटिंग के अन्य प्रतिभागियों को पाएंगे और उन्हें स्थगित बोर्ड को देखने या संपादित करने के लिए आमंत्रित करेंगे। एक्शन आइटम में, आप टू-डू लिस्ट सेट कर सकते हैं और उन्हें लोगों को असाइन कर सकते हैं और विवरण जोड़ सकते हैं। अंत में, एक समग्र एजेंडा विवरण पैनल बैठक को ट्रैक पर रखने में मदद करता है। स्थगित करने से आप मीटिंग के दौरान अन्य लोगों तक पहुँचने के लिए फ़ाइलें अपलोड कर सकते हैं।

एक बार मीटिंग हो जाने के बाद, आप सभी प्रतिभागियों को नोट्स ईमेल कर सकते हैं या उन्हें पीडीएफ फाइल के रूप में डाउनलोड कर सकते हैं। एडजर्न का मुफ्त संस्करण आपके द्वारा ईमेल भेजने की संख्या को सीमित करता है, लेकिन पीडीएफ डाउनलोड हमेशा के लिए मुफ्त हैं।

3. ग्रेपवाइन (वेब): वीडियो कॉल पर आसान एसिंक्रोनस मीटिंग

एक समय के बाद, वे दैनिक और साप्ताहिक बैठकें एक आवश्यकता के बजाय एक काम की तरह लगने लगती हैं। साथ ही, अगर यह एक दूरस्थ टीम है, तो सभी को एक साथ लाना भी एक मुश्किल काम है। मीटिंग ओवरलोड को संभालने की बढ़ती प्रवृत्ति इसके बजाय एसिंक्रोनस मीटिंग्स का चयन करना है, जिसे आप अभी भी वीडियो कॉल पर कर सकते हैं।

यदि आप नहीं जानते हैं, तो एक एसिंक्रोनस मीटिंग नियमित मीटिंग की तरह चलती है, लेकिन उसी समय नहीं। सबसे पहले, मीटिंग होस्ट मीटिंग शुरू करता है और एजेंडा तैयार करता है, जो सभी वीडियो संदेश पर रिकॉर्ड किया जाता है, और इसे समूह को भेजता है। फिर, दूसरा प्रतिभागी अपने चयन के समय अपने वीडियो संदेश के साथ इसका जवाब देने के लिए स्वतंत्र है। फिर, अन्य प्रतिभागी इन संदेशों को देख सकते हैं और मेजबान के निर्धारित आदेश के अनुसार प्रतिक्रिया दे सकते हैं या बीच में किसी व्यक्ति को जवाब दे सकते हैं। विचार यह है कि लोगों को अपनी गति से काम करने दें और हर समय बैठकों में न फंसे।

कुछ ऑनलाइन ऐप्स वीडियो कॉल पर आसान एसिंक्रोनस मीटिंग सक्षम कर रहे हैं। ग्रेपवाइन हमारे द्वारा देखे गए सबसे सरल में से एक है, जिससे आप अपने वेबकैम या स्क्रीन रिकॉर्डिंग के माध्यम से 15 मिनट के संदेश रिकॉर्ड कर सकते हैं। आप टिप्पणी भी छोड़ सकते हैं और किसी की पोस्ट में फ़ाइलें जोड़ सकते हैं। सभी संदेश एक साधारण कालानुक्रमिक समयरेखा में दिखाई देते हैं। मुफ्त संस्करण अधिकतम पांच उपयोगकर्ताओं की अनुमति देता है, और आप बड़े समूहों के लिए अपग्रेड कर सकते हैं।

4. डोरि (वेब): प्रश्नोत्तर और लाइव ऑडियंस इंटरैक्शन को प्रबंधित करने के लिए सर्वश्रेष्ठ

पूर्व-Googlers द्वारा निर्मित, Dory ऑनलाइन या ऑफलाइन दोनों तरह से प्रश्नोत्तर सत्रों और लाइव ऑडियंस इंटरैक्शन को प्रबंधित करने के लिए एक पूरी तरह से मुफ़्त वेब ऐप (कोई विज्ञापन नहीं, कोई छिपी हुई लागत नहीं) है। आप इसका उपयोग कंपनी-व्यापी वर्चुअल मीटिंग के लिए श्रोताओं के लिए अपने प्रश्न पूछने के लिए एक स्थान के रूप में भी कर सकते हैं।

ऐप में एक नया ईवेंट बनाने और आपके जैसे ही संपादक विशेषाधिकार वाले सहयोगियों को आमंत्रित करने के लिए एक सरल इंटरफ़ेस है। ईवेंट केवल उन्हीं के लिए सार्वजनिक या निजी हो सकते हैं जिनके पास लिंक है। मुख्य पैनल में, प्रतिभागी तब प्रश्न पूछ सकते हैं, जिनका उत्तर देने के लिए एक मॉडरेटर स्पीकर के लिए रैंक कर सकता है। अधिक दृश्यता के लिए प्रश्नों को पिन किया जा सकता है, संग्रहीत किया जा सकता है और अपवोट किया जा सकता है।

डोरी में एक आसान नोट्स पैनल भी शामिल है, जिसमें दो भाग हैं। एक साझा नोट्स स्थान है जहां सभी आयोजक या संपादक ऐसे नोट्स जोड़ सकते हैं जिन्हें वे सभी देख सकते हैं। दूसरा एक निजी नोटपैड है, जो संपादन योग्य है और केवल आपके लिए दृश्यमान है। यह मिनटों को रखने, विचार जोड़ने और साझा करने और यहां तक ​​कि जरूरत पड़ने पर निर्देश देने के लिए एक अच्छा ऐड-ऑन है।

5. इरेज़र (वेब): व्हाइटबोर्ड, राइटिंग बोर्ड और रेडीमेड मीटिंग टेम्प्लेट

शारीरिक बैठकों में, आपके पास अक्सर एक सामान्य व्हाइटबोर्ड के साथ एक सम्मेलन कक्ष और प्रत्येक व्यक्ति के लिए एक लेखन पैड होता है। इरेज़र उसे आभासी दुनिया में लाता है, आपको दो-फलक वाला नोटपैड और एक निःशुल्क डिजिटल व्हाइटबोर्ड देता है

दोनों टूल का उपयोग करना काफी आसान है, और आरंभ करने के लिए आप लिंक को दूसरों के साथ ऑनलाइन साझा कर सकते हैं। नोटपैड स्वरूपण के लिए मार्कडाउन का समर्थन करता है, जबकि व्हाइटबोर्ड आकार, पाठ और आरेखों के लिए सामान्य ड्राइंग टूल के साथ आता है। इरेज़र में ऑडियो चैट भी शामिल है यदि आप इसके साथ किसी तृतीय-पक्ष वीडियो कॉलिंग ऐप का उपयोग नहीं करना चाहते हैं।

अच्छा हिस्सा प्रीलोडेड टेम्प्लेट है। इरेज़र जल्दी से एक संपूर्ण एजाइल स्प्रिंट बोर्ड, फ्लो चार्ट, स्विम लेन चार्ट, या एक स्टैंड-अप मीटिंग सत्र तैयार करेगा ताकि आप अपनी मीटिंग के अनुसार मान भर सकें। यह बहुत अच्छा काम करता है और आपको और अधिक कुशल बनाने वाला है।

इसे हर समय मत लड़ो

ये टूल और ऐप्स आपकी बहुत सी मीटिंग्स को अधिक कुशल बना देंगे, लेकिन सभी को नहीं। और यह ठीक है। प्रत्येक बैठक में उत्पादकता और दक्षता को अधिकतम करने का प्रयास न करें, कभी-कभी वे उबाऊ हो जाएंगे और समय की बर्बादी की तरह प्रतीत होंगे। यहां तक ​​कि अगर आप उनमें से आधे को और अधिक कुशल बनाते हैं, तो आप एक बड़ा बदलाव पाएंगे। और दूसरे आधे भाग के लिए, मीटिंग हेल बिंगो खेलकर अपना मनोरंजन करें।