5 Microsoft Word কৌশল যা আমার কর্মপ্রবাহকে বিপ্লব করেছে

মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড আমাদের দৈনন্দিন কাজের জীবনের একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ, কিন্তু এর মানে এই নয় যে আমরা সর্বদা এটির মূল্যের জন্য এটি ব্যবহার করছি। সময়ের সাথে সাথে, মাইক্রোসফ্ট নতুন বৈশিষ্ট্য যুক্ত করেছে যা Wordকে আরও শক্তিশালী করে তোলে, কিন্তু আপনার কাছে সবসময় নতুন বৈশিষ্ট্য বা এমনকি সেই দরকারী লুকানো সরঞ্জামগুলির অন্তর্দৃষ্টি থাকে না।

মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড ব্যবহার করার সময় আপনার কর্মপ্রবাহ উন্নত করতে, এখানে পাঁচটি কৌশল রয়েছে যা অ্যাপ্লিকেশনটির সাথে আমার নিজের সময়কে নাটকীয়ভাবে উন্নত করেছে। বছরের পর বছর ধরে, এগুলো আমার সময় বাঁচিয়েছে, ত্রুটির ঝুঁকি কমিয়েছে এবং Word ব্যবহারে আমার দক্ষতা বাড়িয়েছে।

শুধুমাত্র আপনার পরিবর্তন ট্র্যাক করুন

Word এ পরিবর্তন ট্র্যাক করার জন্য শুধু আমার.

আপনি যদি আপনার Word নথিতে অন্যদের সাথে সহযোগিতা করেন, তাহলে আপনি ট্র্যাক পরিবর্তনের সাথে পরিচিত হতে পারেন। এই সুবিধাজনক বৈশিষ্ট্যটি আপনাকে সহজেই নথিতে প্রত্যেকের সংযোজন বা পরিবর্তন দেখতে দেয়।

2021 সালের শেষের দিকে Word-এ একটি আপডেটের মাধ্যমে , Microsoft শুধুমাত্র আপনার পরিবর্তনগুলি ট্র্যাক করার ক্ষমতা যুক্ত করেছে৷ সেই সময়গুলির জন্য যখন আপনার প্রত্যেকের তাদের ট্র্যাক রাখার প্রয়োজন হয় না এবং আপনি কেবল নিজের দেখতে চান, এটি একটি দুর্দান্ত বৈশিষ্ট্য।

ধাপ 1: আপনার Word নথি খুলুন এবং পর্যালোচনা ট্যাবে যান।

ধাপ 2: ট্র্যাকিং ড্রপ-ডাউন তীরটিতে ক্লিক করুন।

ধাপ 3: তারপর, Track Changes তীরটিতে ক্লিক করুন এবং Just Mine নির্বাচন করুন।

তারপরে আপনি আপনার দস্তাবেজ সম্পাদনা করতে পারেন, মন্তব্য যোগ করতে পারেন, এবং আপনার সহযোগীদের জড়িত না করেই আপনার করা পরিবর্তনগুলি গ্রহণ করতে পারেন।

ক্লিপবোর্ডের আরও বেশি সুবিধা নিন

Word এ ক্লিপবোর্ড টাস্ক প্যান।

অফিস ক্লিপবোর্ড হল এমন একটি বৈশিষ্ট্য যা আপনি Word ছাড়াও অন্যান্য অফিস অ্যাপ্লিকেশন যেমন Excel এবং Outlook-এ ব্যবহার করতে পারেন। এটির সাহায্যে, আপনি অন্য কিছু অনুলিপি না করা পর্যন্ত ক্লিপবোর্ডে থেকে যায়।

যা ক্লিপবোর্ডটিকে এমন একটি দরকারী টুল করে তোলে তা হল আপনি 24টি আইটেম পর্যন্ত এর ইতিহাসে যা আছে তা পুনরায় ব্যবহার করতে পারেন। এর মধ্যে পাঠ্যের পাশাপাশি ছবিও রয়েছে। এছাড়াও, আপনি সম্পাদনা > অনুলিপি , ডান-ক্লিক এবং অনুলিপি , বা কীবোর্ড শর্টকাট Ctrl + C ব্যবহার করুন না কেন এটি কাজ করে।

ক্লিপবোর্ড দেখতে, হোম ট্যাবে যান এবং ক্লিপবোর্ড ডায়ালগ বক্স লঞ্চারে ক্লিক করুন। এটি রিবনের ক্লিপবোর্ড বিভাগের নীচে-ডান কোণে ছোট তীর।

আপনি কপি করা আইটেমগুলির একটি তালিকা সহ বাম দিকে ক্লিপবোর্ড টাস্ক ফলকটি খোলা দেখতে পাবেন। আপনার নথিতে পেস্ট করতে একটি আইটেম নির্বাচন করুন৷ এছাড়াও আপনি একটি আইটেমের ডানদিকের তীরটিতে ক্লিক করতে পারেন এবং পেস্ট নির্বাচন করতে পারেন বা এটি অপসারণ করতে, মুছুন নির্বাচন করতে পারেন।

টাস্ক প্যানের শীর্ষে, আপনি সমস্ত পেস্ট করতে বা সমস্ত আইটেম সাফ করার জন্য অতিরিক্ত ক্রিয়া দেখতে পাবেন, উভয়ই সুবিধাজনক।

আপনি যদি আপনার Word নথিতে প্রায়ই কপি-এবং-পেস্ট অ্যাকশন ব্যবহার করেন তবে এটি একটি বাস্তব সময়-সংরক্ষণকারী।

স্থানধারকদের জন্য এলোমেলো পাঠ্য সন্নিবেশ করান

Lorem ipsum Word এ র্যান্ডম টেক্সট.

আপনি যদি কখনও পাঠ্য ছাড়াই একটি নথি তৈরিতে সময় ব্যয় করে থাকেন তবে আপনি মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ডের এই পরবর্তী কৌশলটির প্রশংসা করবেন। আপনি একটি সাধারণ লাইন টাইপ করতে পারেন এবং Word আপনার জন্য এলোমেলো পাঠ্য সন্নিবেশ করবে। আপনার প্রয়োজনীয় পাঠ্য না হওয়া পর্যন্ত এটি স্থানধারকদের জন্য আদর্শ।

আপনার নথিতে এই পাঠ্য যোগ করার দুটি উপায় আছে।

পদ্ধতি 1: এলোমেলো পাঠ্যের জন্য, যেখানে P হল অনুচ্ছেদের সংখ্যা এবং S হল আপনার পছন্দের বাক্যের সংখ্যা, নিম্নলিখিতটি টাইপ করুন:

 =RAND(P,S)

উদাহরণস্বরূপ, =RAND(2,3) আপনাকে তিনটি বাক্য সহ দুটি অনুচ্ছেদ দেয়।

পদ্ধতি 2: lorem ipsum (সাধারণ স্থানধারক পাঠ্য) এর জন্য, নীচের কমান্ডটি টাইপ করুন। RAND এর মতো, আপনি যে পরিমাণ অনুচ্ছেদ (P) এবং বাক্য (S) সন্নিবেশ করতে চান তার জন্য সংখ্যা ব্যবহার করুন।

 =লোরেম(পি,এস)

সুতরাং, =LOREM(4,2) আপনাকে দুটি বাক্য সম্বলিত চারটি অনুচ্ছেদ প্রদান করে।

কমান্ড টাইপ করার সাথে সাথে, পাঠ্যটি আপনার নথিতে পপ করবে, আপনার Word টেমপ্লেট বা নথিতে স্থানধারক হিসাবে ব্যবহার করার জন্য প্রস্তুত।

টেক্সট, ছবি এবং আরও অনেক কিছু সেভ এবং পুনঃব্যবহার করুন

ওয়ার্ডে কুইক পার্টস এবং অটোটেক্সট।

উপরের ক্লিপবোর্ডের মতো একটি নথি তৈরি করার সময় আপনি যেকোনো সময় কিছু পুনঃব্যবহার করতে পারেন, এটি একটি স্বাগত বৈশিষ্ট্য।

মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড কুইক পার্টস এবং অটোটেক্সট অফার করে যা একইভাবে কাজ করে, আপনাকে পাঠ্য, ছবি, টেবিল, স্বাক্ষর এবং অন্যান্য আইটেমগুলি সংরক্ষণ এবং পুনঃব্যবহারের অনুমতি দেয়। আপনি যদি বারবার একই জিনিস টাইপ বা সন্নিবেশ করতে দেখেন, তাহলে এই টুলগুলি আপনার জন্য।

ধাপ 1: আপনি সংরক্ষণ করতে চান এমন পাঠ্য, চিত্র বা অন্যান্য উপাদান নির্বাচন করুন।

ধাপ 2: সন্নিবেশ ট্যাবে যান এবং কুইক পার্টস ড্রপ-ডাউন তীরটিতে ক্লিক করুন।

  • এটিকে একটি দ্রুত অংশ হিসাবে সংরক্ষণ করতে, দ্রুত অংশ গ্যালারিতে নির্বাচন সংরক্ষণ করুন নির্বাচন করুন
  • এটিকে অটোটেক্সট হিসাবে সংরক্ষণ করতে, অটোটেক্সটে যান এবং অটোটেক্সট গ্যালারিতে নির্বাচন সংরক্ষণ করুন নির্বাচন করুন

ধাপ 3: প্রদর্শিত পপ-আপ উইন্ডোতে, আপনি এটিকে একটি অর্থপূর্ণ নাম দিতে পারেন, কোন গ্যালারিতে এটি সংরক্ষণ করতে চান তা চয়ন করতে পারেন, একটি বিভাগ যোগ করতে পারেন এবং আপনার পছন্দ মতো অন্য কোনো বিবরণ পূরণ করতে পারেন।

ধাপ 4: আপনার এন্ট্রি সংরক্ষণ করতে ঠিক আছে ক্লিক করুন.

যখন আপনি আপনার সংরক্ষিত নির্বাচন ব্যবহার করার জন্য প্রস্তুত হন, তখন আপনার কার্সারটি নথিতে রাখুন যেখানে আপনি এটি চান৷ সন্নিবেশ ট্যাবে ফিরে যান, কুইক পার্টস ড্রপ-ডাউন তীরটিতে ক্লিক করুন এবং আইটেমটি বেছে নিন। এটি তারপরে আপনার কার্সারের সাথে নির্দিষ্ট জায়গায় আপনার নথিতে পপ করে।

কুইক পার্টস এবং অটোটেক্সটের মধ্যে প্রধান পার্থক্য হল অটোটেক্সট হল কুইক পার্টস বৈশিষ্ট্যের অংশ এবং সেভ করা আইটেমগুলির জন্য তাদের প্রত্যেকের নিজস্ব গ্যালারি রয়েছে।

আপনি যেটিই ব্যবহার করার সিদ্ধান্ত নিন বা উভয়ই, আপনি সময় বাঁচানোর এবং একই বিষয়বস্তু পুনরায় টাইপ করা বা পড়ার থেকে ত্রুটি কমানোর এই দুর্দান্ত উপায়টির প্রশংসা করবেন।

ক্যাপচার এবং স্ক্রিনশট সন্নিবেশ

খোলা উইন্ডো সহ শব্দ স্ক্রিনশট টুল।

ওয়ার্ডের জন্য আরও একটি উত্পাদনশীলতার কৌশল উল্লেখ করার মতো স্ক্রিনশট টুল। এটির সাহায্যে, আপনি দ্রুত এবং প্রায় অনায়াসে আপনার নথিতে একটি স্ক্রিনশট সন্নিবেশ করতে পারেন। আপনি আপনার ডেস্কটপে অন্য একটি খোলা উইন্ডো থেকে চয়ন করতে পারেন বা আপনি নিজে ক্যাপচার করা কিছুর একটি স্ক্রিনশট সন্নিবেশ করতে পারেন৷

টুলটি ব্যবহার করতে, সন্নিবেশ ট্যাবে যান এবং স্ক্রিনশট ড্রপ-ডাউন তীরটিতে ক্লিক করুন।

বাক্সের শীর্ষে, আপনি অন্যান্য খোলা উইন্ডো দেখতে পাবেন। এটিকে আপনার নথিতে পপ করার জন্য একটি নির্বাচন করুন এবং তারপরে Word-এর অন্য যে কোনো চিত্রের মতো ফর্ম্যাট বা সম্পাদনা করুন৷

বিকল্পভাবে, আপনি আপনার পর্দার একটি নির্দিষ্ট অংশ বা অন্য উইন্ডো ক্যাপচার করতে পারেন। স্ক্রিন ক্লিপিং নির্বাচন করুন। আপনি আপনার কার্সার ক্রসহেয়ারে পরিবর্তন দেখতে পাবেন। আপনি যে অংশটি চান তা ক্যাপচার করতে টেনে আনুন এবং শেষ হলে ছেড়ে দিন। ক্লিপিং স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার নথিতে একটি স্ট্যাটিক ইমেজ হিসাবে প্রদর্শিত হবে।

যখন আপনার কম্পিউটার থেকে স্ক্রিনশটের প্রয়োজন হয়, আপনি একটি স্ক্রিনশট টুল খোলার প্রয়োজনীয়তা দূর করতে পারেন, আপনার যা প্রয়োজন তা ক্যাপচার করতে পারেন, আকার এবং সংরক্ষণ করতে পারেন এবং তারপর এটি সন্নিবেশ করতে নথিতে ফিরে যেতে পারেন৷ শুধু Word এর অন্তর্নির্মিত স্ক্রিনশট টুল ব্যবহার করুন।