9 जैपियर एकीकरण जो आपके कार्य प्रबंधन कार्यप्रवाह को स्वचालित करेंगे

कभी-कभी आप दस से अधिक ईमेल खातों, एकाधिक क्लाइंट प्रोजेक्ट डैशबोर्ड और विभिन्न समय क्षेत्रों में पेशेवरों के साथ सहयोग कर सकते हैं। यह आपके व्यावसायिक कार्यप्रवाहों को स्वचालित करने का सही समय है।

आप स्वचालन के माध्यम से कई डेटा स्रोतों से लोगों, सॉफ़्टवेयर और सामग्री को जोड़कर अपनी टीम की उत्पादकता में तेजी से वृद्धि कर सकते हैं। इस लेख में, हम लोकप्रिय कार्य और परियोजना प्रबंधन ऐप्स के बीच कई एकीकरणों का पता लगाएंगे।

1. Google पत्रक और टॉगल

ये दो ऐप रिमोट और हाइब्रिड सेटअप में प्रोजेक्ट मैनेजमेंट के लिए एक परफेक्ट कॉम्बिनेशन हैं। टॉगल टाइम ट्रैकिंग, टास्क मैनेजमेंट, प्रोजेक्ट टाइमलाइन आदि लाता है, जबकि Google शीट सहयोगी डेटा प्रबंधन के लिए विश्वसनीय उपकरण है।

जब भी आप Toggl में कोई नया क्लाइंट, प्रोजेक्ट, कार्य या समय प्रविष्टि बनाते हैं, तो Zapier एकीकरण Google पत्रक में उस नए कार्य के लिए डेटा प्रबंधित करने में आपकी सहायता कर सकता है। आप किसी पुराने प्रोजेक्ट को दोहराने के लिए Google पत्रक में पिछले प्रोजेक्ट वर्कशीट की प्रतिलिपि बना सकते हैं जो नए के अनुकूल हो।

इसी तरह, जब भी आप प्रोजेक्ट की वर्कशीट में एक नई स्प्रैडशीट पंक्ति जोड़ रहे हैं, तो टॉगल एक नया कार्य, टैग और बहुत कुछ बना सकता है।

2. सोमवार.कॉम और एक्सेल

आप एक भी लाइन को कोड किए बिना जैपियर इंटीग्रेशन का उपयोग करके अपने एक्सेल स्प्रेडशीट को स्वचालित कर सकते हैं। इसके अलावा, प्रोजेक्ट प्रबंधन डेटा को सीधे एक्सेल स्प्रेडशीट में आयात करने के लिए एक्सेल को मंडे डॉट कॉम से कनेक्ट करें जब भी कोई मंडे डॉट कॉम में बदलाव करता है।

आपको जैपियर में एक्सेल के लिए कुल १० क्रियाएँ और ट्रिगर मिलेंगे। फिर से, सोमवार.कॉम के लिए, आपको क्रियाओं और ट्रिगर दोनों के लिए 14 विकल्प मिलेंगे। तो, आप इन दो ऐप्स के लिए आसानी से जैपियर में अत्यधिक जटिल ऐप इंटीग्रेशन रेसिपी बना सकते हैं।

उदाहरण के लिए, यदि आपको अपने मंडे डॉट कॉम ऐप में एक नया उपयोगकर्ता जोड़ने की आवश्यकता है, तो जैपियर एकीकरण स्वचालित रूप से तालिका में एक पंक्ति जोड़ सकता है या उस प्रोजेक्ट की एक्सेल शीट में एक पंक्ति को अपडेट कर सकता है।

3. क्लिकअप और टाइमडॉक्टर

क्लिकअप एक परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर है जो आपको किसी भी परियोजना के सूक्ष्मतम विवरण को प्रबंधित करने में सक्षम बनाता है। दूसरी ओर, टाइम डॉक्टर एक ऐसा ऐप है जो आपकी टीम के सदस्यों के कार्यदिवस को ट्रैक करता है

इन दो ऐप्स को अलग-अलग संचालित करने के बजाय, आप कई वर्कफ़्लो को स्वचालित करने के लिए उन्हें एकीकृत कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, जब जिम्मेदार व्यक्ति दिन के लिए अनुपस्थित रहता है, तो आपको क्लिकअप कार्य में कोई टिप्पणी या स्थिति जोड़ने की आवश्यकता हो सकती है। इसके अलावा, आप बिलिंग उद्देश्यों के लिए टाइम डॉक्टर में इसे ट्रैक करना चाहते हैं।

इसके बजाय, Time Doctor को ClickUp से जोड़कर इस अनुत्पादक कार्य को स्वचालित करें। आप क्लिकअप में कई ट्रिगरिंग परिदृश्य बना सकते हैं जो टाइम डॉक्टर में बदलाव करते हैं और इसके विपरीत।

4. सुस्त और चीजें

स्लैक एक टीम संचार ऐप है, जबकि थिंग्स कार्यों और टू-डू सूचियों को व्यवस्थित करने के लिए एक आदर्श व्यक्तिगत कार्य प्रबंधन ऐप है। आप स्लैक चैनलों के माध्यम से कार्य प्राप्त कर सकते हैं और फिर उन्हें अपने थिंग्स खाते में मैन्युअल रूप से दर्ज कर सकते हैं।

हालाँकि, आप Zaps का उपयोग करके इस कार्य को स्वचालित कर सकते हैं। जैप जैपियर के उपयोग के लिए तैयार ऑटोमेशन परिदृश्य हैं। जब भी यह स्लैक में परिवर्तन का पता लगाएगा तो चीजें आपके पसंदीदा फ़ोल्डर में स्वचालित रूप से एक टू-डू आइटम जोड़ देंगी।

थिंग्स ऐप के साथ ऑटोमेशन के लिए कई स्लैक ट्रिगर उपलब्ध हैं। उदाहरण के लिए, किसी निजी या सार्वजनिक चैनल में एक नया टेक्स्ट थिंग्स ऐप पर एक नया टू-डू ट्रिगर कर सकता है।

5. जीमेल और चीजें

जीमेल परियोजना प्रबंधन के लिए एक अकथनीय उपकरण है, विशेष रूप से फ्रीलांस ग्राहकों के लिए। अधिकांश गिग वर्कर और साइड हसलर जीमेल का उपयोग करते हैं क्योंकि Google की सेवा वाणिज्यिक और व्यक्तिगत उद्देश्यों के लिए फ्री-टू-यूज है। अब आप अपनी टू-डू सूचियों को प्रबंधित करने के लिए जीमेल को थिंग्स ऐप के साथ सिंक कर सकते हैं।

जीमेल और थिंग्स के लिए एकीकरण बनाने के बाद, आप जीमेल के सात ट्रिगर्स का उपयोग कर सकते हैं जो थिंग्स ऐप पर स्वचालित टू-डू निर्माण का निर्देश देते हैं। कुछ लोकप्रिय जीमेल ट्रिगर हैं:

  • नई ईमेल
  • नया अटैचमेंट
  • नया तारांकित ईमेल
  • नया सूत्र

एक बार जब आप एकीकरण सेट कर लेते हैं, तो जीमेल और चीजें आपके कार्यदिवस के आइटम को अपडेट करने के लिए हाथ से काम करेंगी।

6. ट्रेलो और जिरा

जीरा इश्यू ट्रैकिंग के लिए लोकप्रिय है, जबकि ट्रेलो एक कानबन-स्टाइल टास्क मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर है। जब जीरा ऐप कतार में नए मुद्दे दिखाई देते हैं तो ट्रेलो में कार्यों का मैन्युअल निर्माण त्रुटि-प्रवण और समय लेने वाला हो सकता है। यदि आप इन दो ऐप्स के लिए रेडी-टू-यूज़ जैप का उपयोग करते हैं, तो आप अपनी टीम की उत्पादकता में उल्लेखनीय वृद्धि कर सकते हैं।

मान लीजिए कि आपको जीरा में एक नया अनुरोध मिला है। ऐप एकीकरण का उपयोग करके, आप स्वचालित रूप से इस कार्य के लिए एक प्रासंगिक कार्ड बनाने के लिए ट्रेलो को आदेश दे सकते हैं। यह स्वचालन परिदृश्य समस्या समाधान में मानवीय त्रुटि और विसंगतियों के जोखिम को कम करता है।

ट्रेलो का जैपियर-आधारित ऑटोमेशन अन्य गतिविधियाँ भी प्रदान करता है जैसे कि ट्रेलो कार्ड में अटैचमेंट जोड़ना, सूची बनाना, सदस्यों को ढूंढना आदि।

7. आसन और हबस्पॉट

ग्राहक सेवा-सामना करने वाली टीमों के लिए परियोजना प्रबंधन उपकरण और सीआरएम सॉफ्टवेयर के बीच रीयल-टाइम सिंक अत्यधिक महत्वपूर्ण है। कई मामलों में, आपको हबस्पॉट सीआरएम के माध्यम से नए क्लाइंट लीड या सौदे प्राप्त हो सकते हैं। फिर फिर, आपको आसन जैसे परियोजना प्रबंधन उपकरण में कार्य बनाने या कार्यों को अद्यतन करने की आवश्यकता है।

हबस्पॉट और आसन के कई कार्यों को जैपियर के माध्यम से एकीकृत करके स्वचालित करें। यदि आप एक अनुकूलित स्वचालन कार्यप्रवाह बनाना चाहते हैं तो दस से अधिक क्रियाएँ और ट्रिगर उपलब्ध हैं।

जब आसन हबस्पॉट से इनपुट का पता लगाता है तो आसन स्वचालित रूप से कार्य बना सकता है, फाइलें संलग्न कर सकता है, कार्यों को अपडेट कर सकता है। आसन के लिए हबस्पॉट ट्रिगर हाल ही में बनाए गए संपर्क, नई कंपनी, नई डील, ईमेल सब्सक्रिप्शन टाइमलाइन आदि हो सकते हैं।

8. क्लिकअप और जीरा

यदि आप अपने समस्या ट्रैकिंग सॉफ़्टवेयर जैसे जीरा को क्लाउड पर होस्ट कर रहे हैं, तो आप इसे अपने प्रोजेक्ट प्रबंधन टूल जैसे क्लिकअप के साथ एकीकृत कर सकते हैं। जैपियर जीरा सॉफ्टवेयर क्लाउड और क्लिकअप के लिए कई तैयार ऑटोमेशन परिदृश्य पेश करता है। आपकी टीम एक ऐप से दूसरे ऐप में डेटा कॉपी-पेस्ट करने के बजाय सीधे मुद्दों को हल करने पर काम करना शुरू कर सकती है।

जीरा सॉफ्टवेयर क्लाउड से तीन ट्रिगर के जवाब में क्लिकअप ऐप के लिए आठ क्रियाएं हैं। यदि आप जीरा सॉफ्टवेयर सर्वर को ट्रिगर ऐप के रूप में उपयोग कर रहे हैं, तो आपको नए प्रोजेक्ट, नए मुद्दे प्रकार, नई प्राथमिकताएं आदि जैसे ट्रिगर विकल्प मिलते हैं।

9. टीम वर्क और आसन

आपको कई ऐप्स के माध्यम से अलग-अलग क्लाइंट से कई कार्य मिलने की संभावना है। हालाँकि, आप जटिलताओं से बचने के लिए अपने अंत में एक परियोजना प्रबंधन उपकरण का उपयोग करना चाह सकते हैं। जैपियर के माध्यम से टीमवर्क और आसन एकीकरण एक उदाहरण है, जहां आप किसी अन्य कार्य प्रबंधन ऐप से आसन में कार्यों को एकत्र कर सकते हैं।

यह एकीकरण टीमवर्क से मैन्युअल रूप से कार्यों को आयात करने के गैर-उत्पादक कार्य को कम करता है। टीम वर्क में इनपुट के आधार पर, जैसे नए कैलेंडर ईवेंट, ईवेंट रिमाइंडर, नए इनवॉइस, आदि, आसन नए कार्य, प्रोजेक्ट बना सकता है, या किसी मौजूदा कार्य को अपडेट भी कर सकता है।

व्यस्त काम में कटौती

उपरोक्त सूची कुछ लोकप्रिय ऐप एकीकरण दिखाती है जिनका उपयोग अधिकांश लोग परियोजना प्रबंधन को स्वचालित करने के लिए करते हैं। हालांकि, कई अन्य स्वचालन परिदृश्य हैं जिन्हें आप जैपियर जैसे एकीकरण टूल से एक्सप्लोर कर सकते हैं।

Zapier से उपरोक्त एकीकरणों का उपयोग करके अपने वर्कफ़्लोज़ को स्वचालित करें, या अन्य विकल्पों का पता लगाएं जो उत्पादकता बढ़ाने में आपकी मदद कर सकते हैं।