Google डॉक्स क्या है? इसे एक पेशेवर की तरह कैसे उपयोग करें

Google डॉक्स Google के ऑनलाइन ऑफिस सूट का वर्ड प्रोसेसर घटक है। यह माइक्रोसॉफ्ट वर्ड का एक मुफ्त विकल्प है। इसमें आपके द्वारा महसूस किए जाने की तुलना में अधिक विशेषताएं भी हैं।

इस लेख में, हम Google डॉक्स के बारे में सबसे अधिक पूछे जाने वाले प्रश्नों के उत्तर देंगे।

Google डॉक्स क्या है?

Google डॉक्स Google का ब्राउज़र-आधारित वर्ड प्रोसेसर है। आप ऑनलाइन दस्तावेज़ बना सकते हैं, संपादित कर सकते हैं और साझा कर सकते हैं और उन्हें इंटरनेट कनेक्शन वाले किसी भी कंप्यूटर से एक्सेस कर सकते हैं। यहां तक ​​​​कि एंड्रॉइड और आईओएस के लिए एक मोबाइल ऐप भी है।

Google डॉक्स को उसके मुख्य डेस्कटॉप प्रतियोगी, माइक्रोसॉफ्ट वर्ड से अलग करता है, इसकी सहयोगी विशेषताएं हैं। Google डॉक्स साझा ऑनलाइन दस्तावेज़ संपादन की पेशकश करने वाले पहले वर्ड प्रोसेसर में से एक था।

Google ने सभी प्लेटफ़ॉर्म पर दस्तावेज़ साझा करना और ब्राउज़र विंडो से रीयल-टाइम में उन पर एक साथ काम करना अविश्वसनीय रूप से आसान बना दिया है। आपके सहयोगियों को आपके द्वारा उनके साथ साझा किए गए Google दस्तावेज़ों को देखने या संपादित करने के लिए Google खाते की भी आवश्यकता नहीं है।

इसके अलावा, Google डॉक्स ऐड-ऑन आपको कार्यक्षमता का विस्तार करने और अनुपलब्ध सुविधाओं को जोड़ने देता है।

Google डॉक्स का उपयोग कैसे करें

आप Google डॉक्स का उपयोग वैसे ही कर सकते हैं जैसे आप Word दस्तावेज़ों का उपयोग करते हैं। नए दस्तावेज़ बनाएं, Google डॉक्स टेम्प्लेट का उपयोग करें , अपनी टीम के साथ दस्तावेज़ साझा करें और रीयल-टाइम में सहयोग करें। हम आपको यहां मूल बातें दिखाएंगे।

Google डॉक कैसे बनाएं

एक नया Google Doc बनाने के लिए, सबसे पहले docs.google.com पर जाएँ और अपने Google खाते से साइन इन करें। एक बार जब आप Google डॉक्स प्रारंभ पृष्ठ पर हों, तो आप एक खाली नया दस्तावेज़ बना सकते हैं या एक टेम्पलेट चुन सकते हैं।

आप फ़ाइल > नया > दस्तावेज़ या फ़ाइल > नया > टेम्प्लेट से मौजूदा Google दस्तावेज़ में भी ऐसा करने के लिए जा सकते हैं।

फ़ाइल मेनू से, आपपृष्ठ अभिविन्यास सहित दस्तावेज़ के कई पहलुओं को भीबदल सकते हैं।

Google Doc को कैसे सेव करें

Google के ऑनलाइन ऑफिस सूट के हिस्से के रूप में, आपको किसी दस्तावेज़ को सहेजना याद रखने की आवश्यकता नहीं होगी क्योंकि Google स्वचालित रूप से इसे आपके Google ड्राइव में सहेजता है। इसलिए, आपको सेव बटन नहीं मिलेगा।

उस ने कहा, फ़ाइल मेनू से, आप एक प्रतिलिपि बना सकते हैं, ईमेल कर सकते हैं या अपना Google दस्तावेज़ डाउनलोड कर सकते हैं।

Google डॉक्स कैसे डाउनलोड करें

Google आपके दस्तावेज़ों को Google डिस्क पर संग्रहीत करता है। इसके बजाय अपने कंप्यूटर पर Google दस्तावेज़ डाउनलोड करने के लिए, फ़ाइल > डाउनलोड पर जाएँ और अपना इच्छित फ़ाइल स्वरूप चुनें।

Google Doc को ईमेल कैसे करें

यदि आप दस्तावेज़ को डाउनलोड करना चाहते हैं क्योंकि आप इसे ईमेल करना चाहते हैं, तो आप इसे सीधे दस्तावेज़ से कर सकते हैं। फ़ाइल > ईमेल > इस फ़ाइल को ईमेल करें / सहयोगकर्ताओं को ईमेल करें पर जाएँ, वह फ़ाइल स्वरूप चुनें जिसे आप संलग्न करना चाहते हैं, और मानक ईमेल विवरण भरें।

Google दस्तावेज़ कैसे साझा करें

हालांकि, किसी दस्तावेज़ को ईमेल करने के बजाय, हम उसे साझा करने की अनुशंसा करते हैं। ऐसा इसलिए है क्योंकि साझाकरण सभी को दस्तावेज़ के एक ही संस्करण को देखने और उस पर काम करने की अनुमति देता है। इस तरह, आप परस्पर विरोधी प्रतियां बनाने या अपने काम की नकल करने से बचते हैं। जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, दस्तावेज़ को देखने या संपादित करने के लिए प्राप्तकर्ता को Google खाते की आवश्यकता नहीं है।

दस्तावेज़ के भीतर से Google दस्तावेज़ साझा करने के लिए, ऊपर दाईं ओर साझा करें बटन क्लिक करें । अब आपके पास कई विकल्प हैं:

आप वांछित प्राप्तकर्ता के नाम या ईमेल पता दर्ज कर सकते हैं। ध्यान दें कि इस पद्धति के साथ डिफ़ॉल्ट पहुंच स्तर संपादक है । इसे व्यूअर या कमेंटर में बदलने के लिए दाईं ओर स्थित पेन आइकन पर क्लिक करें।

दस्तावेज़ को व्यक्तियों के साथ साझा करने के बजाय, आप इसे लिंक प्राप्त करें मेनू के माध्यम से एक लिंक के माध्यम से समूहों के साथ साझा कर सकते हैं। डिफ़ॉल्ट रूप से, आपके निजी Google डॉक्स को किसी के साथ साझा किया जाएगा।

यदि आपका Google खाता किसी संगठन (यहां: MakeUseOf.com) से संबंधित है, तो उसे उस संगठन के भीतर साझा किया जाएगा। उन सेटिंग्स को समायोजित करने के लिए बदलें या इसके साथ साझा करें… क्लिक करें और लिंक के उपयोगकर्ताओं को व्यूअर, टिप्पणीकार, या संपादक पहुंच प्रदान करें।

जब आपका काम हो जाए, तो नीचे दाईं ओर कॉपी लिंक पर क्लिक करें । लिंक आपके क्लिपबोर्ड पर कॉपी हो जाएगा।

यदि आप अपने Google दस्तावेज़ की एक प्रति एकाधिक सहयोगियों के साथ साझा करना चाहते हैं क्योंकि आप नहीं चाहते कि वे मूल दस्तावेज़ में संपादन करें, तो आप स्वयं को कुछ काम बचाने के लिए इस मेक कॉपी ट्रिक का भी उपयोग कर सकते हैं।

Google डॉक्स में परिवर्तनों को कैसे ट्रैक करें

जब आप अपने Google डॉक्स में बार-बार परिवर्तन करते हैं या एक बार इसे दूसरों के साथ साझा कर लेते हैं, तो आप परिवर्तनों को ट्रैक करना चाहेंगे।

संस्करण इतिहास

Google डॉक्स आपके दस्तावेज़ के संस्करण इतिहास को ट्रैक करके स्वचालित रूप से ऐसा करता है। फ़ाइल> संस्करण इतिहास> एक मेनू का विस्तार करने के लिए संस्करण इतिहास देखें, जो Google द्वारा आपके दस्तावेज़ के लिए ट्रैक किए गए सभी परिवर्तनों को सूचीबद्ध करता है।

आप देखेंगे कि परिवर्तन कब किए गए थे, उन्हें किसने किया था, और वे सभी दस्तावेज़ में हाइलाइट किए गए हैं।

आप बाद में किए गए परिवर्तनों को आसानी से वापस लाने के लिए वर्तमान संस्करण को नाम भी दे सकते हैं। या तो फ़ाइल > संस्करण इतिहास > नाम वर्तमान संस्करण पर जाएं , एक नाम दर्ज करें, और सहेजें पर क्लिक करें

वैकल्पिक रूप से, संस्करण इतिहास मेनू पर जाएं और किसी संस्करण का नाम बदलने के लिए दिनांक या नाम पर क्लिक करें। संस्करण इतिहास मेनू में, आप सेटिंग को केवल नामित संस्करण दिखाने के लिए सक्षम कर सकते हैं (ऊपर स्क्रीनशॉट देखें)।

संस्करण इतिहास परिवर्तनों को ट्रैक करने का मूल रूप है। आप किसी दस्तावेज़ के संस्करणों को चुनकर और इस संस्करण को पुनर्स्थापित करें बटन पर क्लिक करके पुनर्स्थापित कर सकते हैं । आप जो नहीं कर सकते हैं वह प्रत्येक संस्करण में अलग-अलग परिवर्तनों को स्वीकार या त्यागना है। यदि वह कार्यक्षमता आप चाहते हैं, तो आपको एक अलग सुविधा का उपयोग करना होगा: मोड।

सुझाव मोड

Google डॉक्स तीन अलग-अलग मोड का समर्थन करता है: संपादन , सुझाव और देखना । संपादन डिफ़ॉल्ट मोड है। किसी भिन्न मोड पर स्विच करने के लिए, दृश्य> मोड पर जाएं या टूल मेनू के सबसे दाईं ओर स्थित पेन आइकन पर क्लिक करें। व्यक्तिगत परिवर्तनों को नियंत्रित करने के लिए, सुझाव का उपयोग करें।

जब आप सुझाव मोड में परिवर्तन करते हैं, तो आपको दस्तावेज़ के दाईं ओर एक टिप्पणी दिखाई देगी, जिसमें सुझाव को स्वीकार या अस्वीकार करने का विकल्प होगा। आप प्रत्येक परिवर्तन पर चर्चा करने के लिए एक उत्तर भी लिख सकते हैं।

इस मोड में किए गए सभी परिवर्तनों को संस्करण इतिहास में संबंधित दस्तावेज़ संस्करण के तहत व्यक्तिगत रूप से ट्रैक किया जाता है। इस तरह, आपके पास अस्वीकृत परिवर्तनों की समीक्षा करने और उन्हें पुनर्स्थापित करने का विकल्प है, हालांकि आपको दस्तावेज़ के उस संस्करण को पुनर्स्थापित करना होगा, जिसका अर्थ है कि आप निम्नलिखित सभी परिवर्तनों को खो देंगे।

युक्ति : अपने सहयोगियों को सुझाव मोड का उपयोग करने के लिए बाध्य करने के लिए, दस्तावेज़ साझा करते समय उनकी पहुंच को टिप्पणी कर सकते हैं पर सेट करें।

Google डॉक्स से प्रिंट कैसे करें

Google डॉक्स से प्रिंट करना ठीक वैसे ही काम करता है जैसे आपके कंप्यूटर पर किसी अन्य दस्तावेज़ को प्रिंट करना। Google दस्तावेज़ को प्रिंट करने के लिए, दस्तावेज़ खोलें, फिर या तो फ़ाइल > प्रिंट पर जाएँ या Ctrl + P कीबोर्ड शॉर्टकट दबाएं या टूल मेनू में प्रिंट आइकन पर क्लिक करें।

इनमें से प्रत्येक क्रिया से आपका प्रिंट मेनू खुल जाएगा। यहां से, अपना प्रिंटर और सेटिंग्स चुनें और सामान्य रूप से प्रिंट करें।

Google डॉक्स को ऑफ़लाइन कैसे संपादित करें

अपने Google डॉक्स को ऑफ़लाइन संपादित करने के लिए, आपको कुछ बुनियादी शर्तों को पूरा करना होगा। सबसे पहले, आपको ऑफ़लाइन एक्सेस सेट करते समय ऑनलाइन रहना होगा। आपको गुप्त मोड के बाहर Google क्रोम का उपयोग करने, Google डॉक्स ऑफ़लाइन क्रोम एक्सटेंशन को स्थापित और सक्षम करने की भी आवश्यकता है, और आपकी फ़ाइलों को सहेजने के लिए पर्याप्त खाली संग्रहण स्थान होना चाहिए।

एक बार यह हो जाने के बाद, docs.google.com पर जाएं , ऊपर बाईं ओर हैमबर्गर मेनू पर क्लिक करें, सेटिंग्स पर जाएं , और सुनिश्चित करें कि ऑफ़लाइन के आगे स्लाइडर चालू स्थिति में है (नीचे स्क्रीनशॉट देखें)।

अब, प्रत्येक दस्तावेज़ जिस पर आप काम करना शुरू करते हैं, वह आपके कंप्यूटर पर ऑफ़लाइन भी उपलब्ध होगा, कम से कम अस्थायी रूप से। दस्तावेज़ नाम के आगे क्लाउड आइकन इंगित करता है कि आपका दस्तावेज़ ऑफ़लाइन उपलब्ध है या नहीं।

जब आपका इंटरनेट कनेक्शन बंद हो जाता है, तो आपको एक क्रॉस-आउट क्लाउड और "ऑफ़लाइन कार्य करना" नोट दिखाई देगा। आपके द्वारा इंटरनेट से पुन: कनेक्ट होने के बाद आपके द्वारा किए गए कोई भी परिवर्तन समन्वयित हो जाएंगे।

Google डॉक्स ऑफ़लाइन एक्सटेंशन सक्षम होने पर, आप ऑफ़लाइन रहते हुए भी docs.google.com के अंतर्गत अपने सभी दस्तावेज़ों की सूची की समीक्षा कर सकते हैं। स्थायी रूप से ऑफ़लाइन उपलब्ध सभी दस्तावेज़ों में एक चेकमार्क आइकन होगा। उपलब्ध ऑफ़लाइन विकल्प को नियंत्रित करने के लिए तीन-बिंदु मेनू पर क्लिक करें।

Google डॉक्स ऑफ़लाइन एक्सटेंशन आपके द्वारा खोले गए सभी दस्तावेज़ों को भी कैश कर देगा। यदि आप अपना इंटरनेट कनेक्शन खो देते हैं, तो आपके पास उन दस्तावेज़ों तक भी पहुंच होगी जो स्पष्ट रूप से ऑफ़लाइन उपलब्ध नहीं हैं।

उस स्थिति में, आप दस्तावेज़ को ऑफ़लाइन उपलब्ध करा सकते हैं, भले ही आप ऑनलाइन न हों। इस बीच, वे दस्तावेज़ जो कैश्ड नहीं हैं और ऑफ़लाइन उपलब्ध नहीं हैं, मौन दिखाई देंगे।

अपने कंप्यूटर या मोबाइल में Google डॉक्स फ़ाइलों का बैक अप और सिंक करने के लिए, आप Google ड्राइव बैकअप और सिंक टूल का भी उपयोग कर सकते हैं।

Google डॉक्स, अब आपके नियंत्रण में है

अब आप Google डॉक्स का उपयोग करने की मूल बातें जानते हैं। इसके बाद, सुंदर Google दस्तावेज़ बनाने के स्वच्छ तरीके खोजने का समय आ गया है। फिर आप Google डॉक्स में व्यावसायिक दस्तावेज़ों और ध्वनि टाइपिंग के लिए प्रासंगिक सुविधाओं की खोज के लिए आगे बढ़ सकते हैं।