SharePoint टीम साइट को प्रभावी ढंग से कैसे सुरक्षित करें: 11 युक्तियाँ

आधुनिक आईटी क्षेत्र में डेटा सुरक्षा एक चिंता का विषय बन गया है। डेटा उल्लंघनों के अलावा, आकस्मिक और जानबूझकर डेटा हानि और डेटा विलोपन के बारे में सावधान रहें।

चूंकि SharePoint टीम साइट संवेदनशील डेटा संग्रहीत करती है, इसलिए आपको इसे किसी भी आंतरिक या बाहरी खतरों से सुरक्षित करने की आवश्यकता है। इस लेख में, हम काम करने वाली SharePoint टीम साइटों को सुरक्षित करने के लिए कुछ सुझाव साझा करेंगे।

1. प्रति टीम साइट पर एक व्यवस्थापक असाइन करें

एक गलती जो अक्सर डेटा हानि की ओर ले जाती है, वह है कई लोगों को एक टीम साइट का व्यवस्थापक बनाना। यदि आप पांच व्यवस्थापक बनाते हैं, तो आपको कैसे पता चलेगा कि साइट हटाने या अनधिकृत साझाकरण के लिए कौन जिम्मेदार है? ऐसे मुद्दों से बचने के लिए, सुनिश्चित करें कि एक टीम साइट में एक ही व्यवस्थापक है।

यह विधि न केवल डेटा लीक की संभावना को कम करेगी, बल्कि यह उन लोगों को भी सीमित कर देगी जिनके पास SharePoint वेबसाइट या साइट समूह तक पूर्ण पहुँच है।

2. श्वेतसूची विशिष्ट आईपी और स्थान

एक कष्टप्रद संख्या को ब्लैकलिस्ट करना आपके फ़ोन के लिए काम कर सकता है, जबकि SharePoint टीम साइट डेटा के मामले में, इसे श्वेतसूची में रखना होगा। आप अपराधियों का आईपी और स्थान नहीं जानते होंगे, लेकिन आप निश्चित रूप से अपना स्थान और आईपी जानते हैं। आपको उस IP के लिए अनुमोदन निर्दिष्ट करने की आवश्यकता है जहाँ से आप और आपकी टीम SharePoint टीम साइट तक पहुँच प्राप्त करते हैं।

यदि आपके पास वितरित स्थानों से एक दूरस्थ टीम काम कर रही है, तो इस पद्धति को लागू करना सबसे अच्छा विचार नहीं हो सकता है। हालांकि, आप डेटा उल्लंघन की संभावना को कम से कम करने के लिए निर्दिष्ट स्थानों को हमेशा श्वेतसूची में डाल सकते हैं।

3. स्वचालित डेटा अवधारण प्रक्रिया सक्षम करें

डेटा हानि हमेशा आकस्मिक डेटा विलोपन के परिणामस्वरूप नहीं होती है। आप डेटा का एक सेट हटा सकते हैं, यह सोचकर कि यह अनावश्यक है। लेकिन, बाद में आपको इसके महत्व के बारे में पता चलता है।

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ऐसे परिदृश्य में, स्वचालित डेटा प्रतिधारण काम आ सकता है। अनजाने में हटाने और अन्य मामलों के खिलाफ काम करने के लिए एक सुविधाजनक डेटा प्रतिधारण नीति निर्धारित करें।

अपनी आवश्यकता के आधार पर, आप किसी फ़ाइल, फ़ोल्डर या लाइब्रेरी के लिए लेबल-आधारित नीतियां लागू कर सकते हैं। आप पूरी साइट के लिए एक नीति भी सेट कर सकते हैं।

4. हमेशा साझाकरण सेटिंग अनुकूलित करें

कार्यालय संस्कृति में साझा करना एक मामूली बात की तरह लग सकता है, और अधिकांश लोग इस पर ज्यादा ध्यान नहीं देते हैं। जब शेयरपॉइंट की शेयर अनुमतियों की बात आती है, तो यह एक अलग कहानी है। यह आपको SharePoint में किसी के साथ एकल लिंक का उपयोग करके कोई आइटम साझा करने देता है।

चूंकि इसमें एक महत्वपूर्ण सुरक्षा जोखिम है, इसलिए आपको सभी संभावनाओं और विचारों को ध्यान में रखते हुए इसे प्रबंधित करने की आवश्यकता है। विभिन्न स्तरों पर सेट की गई सभी साझाकरण अनुमतियों की समीक्षा करें और आवश्यक को अनुकूलित करें।

5. साइट एक्सेस अनुमतियां नियंत्रित करें

यदि आप SharePoint टीम साइट की सुरक्षा को सुदृढ़ करना चाहते हैं, तो आपको यह नियंत्रित करने की आवश्यकता है कि कौन इसके किस अनुभाग तक पहुँच प्राप्त कर रहा है।

कभी-कभी, उपयोगकर्ताओं के पास वास्तव में उनकी आवश्यकता से अधिक अनुमतियाँ होती हैं। यदि आप वास्तव में आवश्यकता से अधिक पहुँच प्रदान करते हैं, तो आपकी SharePoint सामग्री लाइब्रेरी जोखिम में होगी।

6. केवल लक्षित दर्शकों के लिए दस्तावेज़ सक्षम करें

ऑडियंस लक्ष्यीकरण एक ऐसी सुविधा है जो आपको उपयोगकर्ताओं के एक समूह तक उनकी भूमिकाओं के आधार पर सामग्री तक पहुंचने देती है। हालांकि यह एक सुरक्षा विशेषता नहीं है, यह सुनिश्चित करता है कि टीम का एक सदस्य वह देखे जो उसे देखने की जरूरत है और कुछ नहीं।

इस तरह, आप टीम साइट डेटा को अनधिकृत पहुंच से बचा सकते हैं। यह सुविधा नेविगेशन, पेज और दस्तावेज़ों के लिए उपलब्ध है।

7. गोपनीय डेटा के लिए लाइब्रेरी सिंक को प्रतिबंधित करें

क्या आप जानते हैं कि संवेदनशील डेटा को आपके स्थानीय सिस्टम में सिंक करने से वे डेटा हानि के प्रति संवेदनशील हो जाते हैं? कई आकस्मिक डेटा विलोपन तब होते हैं जब SharePoint उपयोगकर्ता दस्तावेज़ पुस्तकालयों को स्थानीय कंप्यूटरों में सिंक करते हैं और सभी C: ड्राइव डेटा हटाते हैं।

इसके अलावा, सिंक की गई स्थानीय लाइब्रेरी से किसी भी SharePoint डेटा को हटाते समय आपको चेतावनी भी नहीं मिलती है। ऐसी विनाशकारी घटनाओं से बचने के लिए लाइब्रेरी सिंकिंग अक्षम करें और अपनी टीम साइट डेटा को सुरक्षित रखें।

8. पेज एडिटिंग को रेगुलेट करें

हो सकता है कि आप दूसरों को टीम साइट पृष्ठ को संपादित करने की अनुमति देते समय सावधान रहना चाहें। चूंकि SharePoint अपने पृष्ठों को अन्य सामग्री की तरह मानता है, संपादन अनुमति वाले उपयोगकर्ता लाइब्रेरी से दस्तावेज़ों को हटा सकते हैं या पृष्ठों को संशोधित कर सकते हैं।

इन नुकसानों को होने से रोकने के लिए, इनहेरिटेंस और लाइब्रेरी को केवल पढ़ने के लिए तोड़ दें। यह उन्हें सभी पुस्तकालय पृष्ठों को संपादित करने से रोकेगा।

यदि यह आपके लिए सुविधाजनक कदम नहीं है, तो आप उन्हें किसी विशिष्ट पृष्ठ को संपादित करने से भी रोक सकते हैं। आप केवल महत्वपूर्ण पृष्ठों पर संपादन प्रतिबंध जोड़ सकते हैं और बाकी को संपादन के लिए खुला छोड़ सकते हैं।

9. कस्टम अनुमति स्तरों का उपयोग करें

अन्य आवश्यक उपाय करने के बावजूद, आपको अपनी SharePoint टीम साइट के लिए कस्टम अनुमति स्तर बनाने की आवश्यकता हो सकती है। यदि स्थिति की मांग है, तो टीम के किसी भी सदस्य के लिए एक अनुरूप अनुमति स्तर चुनने में संकोच न करें।

डिफ़ॉल्ट सेटिंग के अनुसार, विज़िटर केवल साइट डेटा पढ़ सकते हैं, जबकि साइट के सदस्य सामग्री को जोड़, संपादित या हटा सकते हैं। यदि आप चाहते हैं कि कोई उपयोगकर्ता किसी दस्तावेज़ को केवल संपादित करे लेकिन उसे मिटाए नहीं, तो अपनी आवश्यकता के लिए उपयुक्त अनुमति स्तर बनाएं। एक बार जब आप अनुमति सेट कर लेते हैं, तो उपयोगकर्ता को केवल वे विकल्प दिखाई देंगे जिनकी उन्हें अनुमति है।

10. डेटा लीक के खिलाफ एक मूर्खतापूर्ण नीति

डेटा लीक किसी भी साधारण क्रिया के माध्यम से हो सकता है जैसे कि प्रिंटिंग, शेयरिंग, और बहुत कुछ। इनके माध्यम से डेटा हानि को रोकने के लिए, आपको डेटा लीक के खिलाफ एक एयरटाइट नीति बनाने की आवश्यकता है। यह आपको किसी विशेष मानदंड के आधार पर डेटा साझा करने, प्रिंट करने या डाउनलोड करने जैसी कार्रवाइयों को प्रतिबंधित करने के लिए प्रेरित कर सकता है।

सभी संभावित दर्द बिंदुओं पर विचार करें और अपनी टीम के लिए उपयुक्त डेटा हानि निवारण नीति बनाएं। सुनिश्चित करें कि यह कम से कम मुख्य परिदृश्यों में डेटा हानि को रोकता है।

11. साइट सुरक्षा पर अपनी टीम को प्रशिक्षित करें

इस सूची का अंतिम बिंदु टीम साइटों का उपयोग करने वाले सभी टीम सदस्यों को उपयुक्त सुरक्षा प्रशिक्षण प्रदान करना है। वे दिन गए जब केवल आईटी व्यवस्थापक ही डेटा सुरक्षा के बारे में चिंतित होते थे। अब, प्रत्येक स्टाफ सदस्य को डेटा सुरक्षा में अपनी भूमिका निभानी चाहिए।

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आपको उन्हें डेटा सिंक और बाहरी साझाकरण के परिणाम का एहसास कराने के लिए गहन प्रशिक्षण की व्यवस्था करनी चाहिए। साथ ही, उन्हें सिखाएं कि निर्धारित समय के भीतर हटाए गए आइटम को कैसे पुनर्प्राप्त किया जाए। इन सबसे ऊपर, उन्हें SharePoint की कार्य प्रक्रिया को समझाएं ताकि वे अपने कार्यों की स्वयं निगरानी कर सकें।

सुरक्षित टीम साइट्स प्रभावी रूप से

SharePoint टीम साइट डेटा को सुरक्षित रखने के लिए सावधानी बरतना आवश्यक है। प्रचलित जोखिमों को कम करने के लिए इन युक्तियों को आज़माएं और अपनी SharePoint टीम साइटों को 360° सुरक्षा प्रदान करें।

SharePoint एक शक्तिशाली सामग्री प्रबंधन उपकरण है जो सहयोगी कार्य और परियोजना प्रबंधन में भी आपकी सहायता करता है। यदि आप टीम साइट के डेटा को सुरक्षित रखते हैं, तो आप सुरक्षा उल्लंघनों का पीछा करने के बजाय अपना दिमाग उन चीजों में लगा सकते हैं जो महत्वपूर्ण हैं।