Word दस्तावेज़ों में Excel फ़ार्मुलों का उपयोग कैसे करें

जबकि आप हमेशा एक्सेल डेटा को वर्ड दस्तावेज़ में एकीकृत कर सकते हैं, यह अक्सर अनावश्यक होता है जब आपको केवल एक छोटी तालिका की आवश्यकता होती है। सौभाग्य से, किसी Word दस्तावेज़ में तालिका बनाना और Excel फ़ार्मुलों का उपयोग करना काफी सरल है। हालाँकि, केवल सीमित संख्या में सूत्र हैं जिनका उपयोग किया जा सकता है।

उदाहरण के लिए, यदि आप किसी तालिका में बिक्री डेटा सम्मिलित करने का प्रयास कर रहे हैं, तो आप बिक्री के लिए एक कॉलम, कुल लागत के लिए एक और एक सूत्र का उपयोग करके लाभ की गणना के लिए तीसरा कॉलम जोड़ सकते हैं। इनमें से प्रत्येक कॉलम के लिए, आप औसत या अधिकतम की गणना भी कर सकते हैं।

विधि 1: स्प्रेडशीट डेटा को Word में पेस्ट करें

यदि आपके पास पहले से ही स्प्रेडशीट में डेटा भरा हुआ है, तो आप इसे अपने वर्ड दस्तावेज़ में कॉपी कर सकते हैं।

  1. डेटा वाले कक्षों की प्रतिलिपि बनाएँ और Word दस्तावेज़ खोलें।
  2. शीर्ष रिबन से, पेस्ट बटन के नीचे तीर पर क्लिक करें और पेस्ट स्पेशल पर क्लिक करें।
    Word में विशेष विकल्प पेस्ट करें
  3. आपको एक नई विंडो पॉप-अप दिखाई देगी जहां आपको यह चुनना होगा कि आप कॉपी की गई सामग्री को किस रूप में पेस्ट करना चाहते हैं। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल वर्कशीट ऑब्जेक्ट का चयन करें और ओके चुनें।
    एमएस एक्सेल ऑब्जेक्ट
  4. आपका डेटा अब Word दस्तावेज़ में दिखाई देना चाहिए, और कक्षों में सूत्र भी होने चाहिए।

यदि आप कोई संपादन करना चाहते हैं, तो आप चिपकाई गई सामग्री पर डबल-क्लिक कर सकते हैं, और आपका वर्ड दस्तावेज़ एक एक्सेल दस्तावेज़ में बदल जाएगा, और आप वह सब कुछ करने में सक्षम होंगे जो आप एक सामान्य स्प्रेडशीट पर करते हैं।

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विधि 2: Word में तालिका कक्ष में सूत्र जोड़ें

  1. अपने Word दस्तावेज़ में तुरंत एक तालिका डालें और तालिका को डेटा से भरें।
  2. उस सेल पर नेविगेट करें जहां आप फॉर्मूला का उपयोग करके अपनी गणना करना चाहते हैं। एक बार जब आप सेल का चयन कर लेते हैं, तो शीर्ष पर रिबन से लेआउट टैब पर स्विच करें और डेटा समूह से फॉर्मूला चुनें।
    लेआउट टैब

    ध्यान दें कि लेआउट नामक दो टैब हैं। आपको रिबन में टेबल टूल्स के तहत दिखाई देने वाले को चुनना होगा।

  3. जब आप फॉर्मूला पर क्लिक करते हैं, तो आपको एक छोटी सी विंडो दिखाई देगी।
  4. बॉक्स में पहला फ़ील्ड वह जगह है जहाँ आप वह सूत्र दर्ज करते हैं जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं। सूत्रों के अलावा, आप यहां बुनियादी अंकगणितीय संचालन भी कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, मान लें कि आप लाभ की गणना करना चाहते हैं, तो आप केवल सूत्र का उपयोग कर सकते हैं:
     =बी2-सी2

    यहां, बी 2 दूसरे कॉलम में दूसरे सेल का प्रतिनिधित्व करता है, और सी 2 तीसरे कॉलम में दूसरे सेल का प्रतिनिधित्व करता है।

    मूल परिचालन
  5. दूसरा फ़ील्ड आपको Number Format सेट करने की अनुमति देता है। उदाहरण के लिए, यदि आप दो दशमलव स्थानों तक लाभ की गणना करना चाहते हैं, तो आप तदनुसार एक संख्या प्रारूप का चयन कर सकते हैं।
    संख्या स्वरूप
  6. पेस्ट फ़ंक्शन फ़ील्ड उन सूत्रों को सूचीबद्ध करती है जिनका आप Word में उपयोग कर सकते हैं। यदि आपको किसी फ़ंक्शन का नाम याद नहीं है, तो आप ड्रॉपडाउन सूची से एक का चयन कर सकते हैं, और यह स्वचालित रूप से फ़ॉर्मूला फ़ील्ड में जुड़ जाएगा।
    Word में फ़ंक्शन विकल्प पेस्ट करें
  7. जब आपने फ़ंक्शन में प्रवेश किया है, तो ठीक क्लिक करें, और आप सेल में गणना की गई आकृति देखेंगे।

स्थितीय तर्क

स्थितीय तर्क (ऊपर, नीचे, बाएँ, दाएँ) अक्सर चीजों को सरल बना सकते हैं, खासकर यदि आपकी तालिका अपेक्षाकृत बड़ी है। उदाहरण के लिए, यदि आपकी तालिका में 20 या अधिक स्तंभ हैं, तो आप कोष्ठक के अंदर प्रत्येक कक्ष को संदर्भित करने के बजाय सूत्र =SUM(ABOVE) का उपयोग कर सकते हैं।

आप निम्न कार्यों के साथ स्थितीय तर्कों का उपयोग कर सकते हैं:

  • योग
  • औसत
  • मिनट
  • मैक्स
  • गिनती
  • उत्पाद

उदाहरण के लिए, हम सूत्र का उपयोग करके उपरोक्त उदाहरण के लिए औसत बिक्री की गणना कर सकते हैं:

 = औसत (ऊपर)

यदि आपका सेल कॉलम के केंद्र में है, तो आप स्थितीय तर्कों के संयोजन का उपयोग कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप निम्न सूत्र का उपयोग करके किसी विशिष्ट सेल के ऊपर और नीचे के मानों को जोड़ सकते हैं:

 = योग (ऊपर, नीचे)

यदि आप किसी कोने के सेल में पंक्ति और स्तंभ दोनों के मानों का योग करना चाहते हैं, तो आप निम्न सूत्र का उपयोग कर सकते हैं:

 = योग (बाएं, ऊपर)

भले ही Word केवल कुछ फ़ंक्शन प्रदान करता है, वे कार्यक्षमता में काफी मजबूत हैं और आसानी से आपको अधिकांश टेबल बनाने में मदद करेंगे, बिना कार्यक्षमता के मुद्दों में भागे।

डेटा और परिणाम अपडेट करना

एक्सेल के विपरीत, वर्ड वास्तविक समय में फॉर्मूला परिणामों को अपडेट नहीं करता है। हालाँकि, यह आपके द्वारा दस्तावेज़ को बंद करने और फिर से खोलने के बाद परिणामों को अपडेट करता है। यदि आप चीजों को सरल रखना चाहते हैं, तो बस डेटा अपडेट करें, बंद करें और दस्तावेज़ को फिर से खोलें।

हालाँकि, यदि आप दस्तावेज़ पर काम करना जारी रखते हुए फ़ॉर्मूला परिणामों को अपडेट करना चाहते हैं, तो आपको परिणामों का चयन करना होगा (न कि केवल सेल), उन पर राइट-क्लिक करें, और अपडेट फ़ील्ड का चयन करें।

जब आप अद्यतन फ़ील्ड पर क्लिक करते हैं, तो सूत्र का परिणाम तुरंत अपडेट होना चाहिए।

सेल संदर्भ

Word दस्तावेज़ में सेल को संदर्भित करने के कई तरीके हैं।

1. बुकमार्कनाम

मान लें कि आप अपने औसत बिक्री मूल्य को एक बुकमार्क नाम औसत_बिक्री देते हैं । यदि आप नहीं जानते कि किसी सेल को बुकमार्क नाम कैसे दिया जाता है, तो सेल का चयन करें और शीर्ष पर रिबन से सम्मिलित करें > बुकमार्क पर नेविगेट करें

मान लें कि औसत बिक्री मान एक दशमलव मान है, और आप इसे एक पूर्णांक में बदलना चाहते हैं। आप औसत बिक्री मूल्य को ROUND (औसत_बिक्री, 0) के रूप में संदर्भित कर सकते हैं और यह मान को उसके निकटतम पूर्णांक तक ले जाएगा।

2. आरएनसीएन संदर्भ

RnCn संदर्भ सम्मेलन आपको किसी तालिका में एक पंक्ति, स्तंभ या एक विशिष्ट सेल को संदर्भित करने की अनुमति देता है। Rn nth पंक्ति को संदर्भित करता है, जबकि Cn nth कॉलम को संदर्भित करता है। उदाहरण के लिए, यदि आप पांचवें कॉलम और दूसरी पंक्ति को संदर्भित करना चाहते हैं, तो आप R2C5 का उपयोग करेंगे।

आप RnCn संदर्भ का उपयोग करके कक्षों की एक श्रेणी का चयन भी कर सकते हैं, ठीक उसी तरह जैसे आप Excel में करते हैं। उदाहरण के लिए, R1C1:R1C6 का चयन पहली पंक्ति के पहले छह सेल का चयन करता है। पूरी पंक्ति का चयन करने के लिए जिसमें आप सूत्र का उपयोग कर रहे हैं, बस R (या कॉलम के लिए C) का उपयोग करें।

3. ए1 संदर्भ

यह वह परंपरा है जिसका उपयोग एक्सेल करता है, और हम सभी इससे परिचित हैं। अक्षर स्तंभों का प्रतिनिधित्व करता है, जबकि संख्याएँ पंक्तियों का प्रतिनिधित्व करती हैं। उदाहरण के लिए, A3 पहले कॉलम में तीसरे सेल को संदर्भित करता है।

वर्ड टेबल्स मेड ईज़ी

उम्मीद है, अगली बार जब आपको किसी Word दस्तावेज़ पर डेटा का उपयोग करने की आवश्यकता होगी, तो आप पहले स्प्रेडशीट बनाने और फिर इसे अपने Word दस्तावेज़ में आयात किए बिना बहुत तेज़ी से काम कर पाएंगे।